浅谈学分制管理模式下教学秘书在高校教学管理中作用

罗玲玲

浅谈学分制管理模式下教学秘书在高校教学管理中作用

罗玲玲

教学秘书作为高校教学管理工作中最基层的管理者，在教学管理工作中发挥着重要作用。文章阐述了在学分制管理模式下教学秘书工作的性质、特点、作用，从理论和实际要求出发，提出教学秘书应具备的基本素质和能力结构，和建设高水平教学秘书队伍的途径和方法。

教学秘书 教学管理 学分制

一、前言

教学秘书是设置在院（系）具体实行教学管理的人员，教学秘书作为高校教学管理工作中最基层的管理者，其工作涉及多个层次、多个部门，是连接“教”、“学”的重要纽带[1]。一方面， 当学校将关于教学管理的决策传达到院（系）后，教学秘书需要结合本院（系）的实际，提出切实可行的计划和措施，教学秘书必须要有全局观念，时刻关注学校的工作部署和学院的教学宗旨，作出正确的决策。另一方面，教学秘书还应及时发现本院（系）在教学过程中出现的问题，并上报给院系领导，协助领导及时解决好这些问题，以做好教与学的协调工作。这就要求教学秘书必须具备过硬的政治素质、业务素质以及处理信息资料的能力、良好的沟通能力、计算机操作能力、创新和开创能力，教学秘书的素质和能力直接影响着学校的教学管理水平、管理效率和教学质量。尤其在当下高校普遍实行学分制和持续扩招的新形势下，教学改革持续深入，教学管理向信息化、现代化发展，对教学秘书工作能力的要求也与日俱增[2]。所以，要提高高校的教学管理水平，教学秘书应得到相应的重视，并着重建设培养一支结构合理、队伍稳定、高素质、服务意识强的教学秘书队伍[3]。

二、教学秘书的工作性质和特点

（一）教学秘书的工作性质

教学秘书既是基层管理者，负责开展日常教学管理工作，参与教学管理工作的全过程；又是面向师生的服务者，为教师的授课和学生的学习创造优越的条件和提供全面优质的服务；同时也是联络者，教学秘书扮演着联络教务处、院（系）主管领导、教师及学生之间，传递、沟通信息和协调关系的角色。这是高校教学秘书正确的角色定位，也是做好教学秘书工作的立足点和出发点。

（二）教学秘书的工作特点

教学秘书的职责是管理日常教学行政事务。教学秘书作为基层管理者， 工作内容比较繁琐，一方面要服务教学，另一方面又要对教学秩序等日常工作进行监督。教学秘书的工作内容决定了教学秘书工作本身具有诸多特点:

（1）服务性。为教学服务是高校教学秘书工作的主要职能。他们既是服务于教学工作， 又是服务于领导、教师和学生。教学秘书承担着向全院（系）教师宣传学院的各项规章制度的责任， 同时也负责向全院教师传达各类教学管理文件、主动征求和听取教师对学院教学管理工作的意见和建议等工作， 所以说教学秘书是上情下达、下情上达的服务者。

（2）繁杂性。教学秘书每天面对全院师生及其他部门，处理大量重要而繁琐的工作。从工作的内容来看， 教学秘书的工作几乎涉及了全院教学管理的各个方面，从开学的教学工作安排， 教案、教学日历的制定，到期中教学检查、调课与代课，到最后期末重修与补考、考试与监考安排等等，工作繁琐又复杂。

（3）协调性。教学秘书作为学院教学工作的联络者，联系着教务处、院（系）主管领导、教师和学生，起着上传下达、沟通信息的作用，是教学管理系统中最重要、最活跃的协调者，其协调职能贯穿整个教学管理工作的全过程。同时在协调过程中，教学秘书应具有全局观念，以整体利益为重，兼具原则性和灵活性，做到公平、公正、公开，使领导、教师和学生放心和满意。

（4）例行性。高校的性质决定了教学秘书的工作具有例行性。每学年或每学期某个特定的时间段都会有特定的例行工作，循环反复，即使有时会有新的文件及部署，但整体的工作内容还是不会有很大的变动，基本上都是每年每期例行的工作。

三、教学秘书在教学管理中的作用

教学工作历来都是高校工作的重中之重 ， 教学秘书是受教务处和院系领导双重领导的教学管理人员 ，是学院院长的得力助手，是教学管理信息上传下达的桥梁和纽带，对维护高校良好的教学秩序和高质量的教学工作起着非常重要的作用。正确认识教学秘书的作用， 并充分发挥教学秘书的作用，对做好教学秘书工作有着十分重要的意义。

（一）桥梁和纽带作用

教学秘书在工作中几乎和所有师生打交道，上至领导，下至学生，教学秘书既要把教务部门及学院领导下达的教学任务、教学文件向下传达，又要把实际教学情况以及教师和学生的建议和意见向上反馈。教学秘书的沟通作用使得由上至下、由下而上的沟通变得更加顺畅有效。总之，教学秘书是学校教学管理部门和院（系）的桥梁，是师生沟通的纽带。

（二）助手和参谋作用

教学秘书是高校教学工作的基层管理者，这就决定了教学秘书不是决策者，而是参谋和助手。教学秘书要明确自己的角色定位，当好院系领导的参谋和助手，协助院系领导做好本部门的教学管理工作及有关规章制度的贯彻执行工作。

（三）管理育人作用

教学秘书虽然不像授课老师一样工作在教学第一线，但也是以老师的形象出现在学生面前，并且教学秘书平时和学生接触的比授课老师还要频繁，在和学生交往的过程中，教学秘书踏实的工作态度和严谨的工作作风，在言行举止之间就给学生起到了很好的管理育人作用。

（四）监督和研究作用

教学秘书的一个重要作用就是对教学过程、教学质量进行监督和研究。教学秘书需要定期检查教学计划的进度和执行情况，协助检查教学质量，评估教学效果，促进教学管理工作更科学有效。

四、教学秘书应具备的基本素质和能力结构

学分制管理模式在高校普遍实行以来，对教学秘书有了更高的素质要求[4]。从高校人才培养的要求来看，教学秘书需具备以下几个方面的基本素质。

（一）过硬的政治素质

教学秘书首先要有较高的政治觉悟，热爱祖国，拥护中国共产党的领导，坚定不移地贯彻执行党的路线、方针和政策，热爱教育事业，并时刻牢记“为教育事业献身”的使命，时刻保持“全心全意为教学服务”的意识，在思想和行动上与党中央保持高度一致。

（二）良好的职业道德素质

热爱自己的本职工作是每一位教学秘书应具备的职业道德素质，是最基本也是最重要的素质要求。教学秘书从事的主要是服务性工作，工作任务繁重，只有保持对工作的热情，才能真正做好教学管理，并且要有踏实认真的工作态度和甘为人梯的敬业奉献精神。

（三）广博的知识结构

第一，要具有基本的专业知识。作为教学秘书，要管理好每个专业的教学情况，就必须了解相关专业的特点及各课程的结构体系、教学计划等，否则无法协助院系领导处理好教学中出现的问题。随着教学改革的逐步推进，教学秘书将更深入地参与教学管理，对教学计划的修订、落实，课程设置的合理与否提出意见和建议。因此，教学秘书必须具备较强的专业知识及专业素质。

第二，要具有较高的管理知识。教学管理既是行政管理，又是学术管理，兼有学术管理和行政管理的双重职能，要把它当作一门科学来学习，又要把它当作一门艺术去研究。教学秘书要不断地学习管理学知识，用先进、科学的管理理念武装自己，还要将理论与实践结合，从实际工作中摸索学习，不断丰富和积累管理经验。

第三，要具有一定的教育学知识。教学秘书在工作中和学生接触较多，那么就必须掌握一定的教育理论知识，如教育学、心理学等，掌握教育科学，发现教育规律，才能对有限的教育资源进行合理配置，多了解学生的心理状况，实现和学生更有效的沟通交流。

（四）较强的能力结构

教学秘书工作涉及面广、综合性强，这就要求不仅要有广博的知识结构，还要有扎实的能力结构。

第一、统筹规划能力。教学日常事务繁多，教学秘书不仅要有条不紊地做好每学期的例行性事务，有时还要处理临时性、突发性的各类事务，处理措施和解决方案要具有可行性和可操作性。教学秘书面对堆积如山的工作，要统筹全局，从时间和空间上妥善有序地安排，分清事情的轻重缓急，高效地分配好时间和精力，才能化解工作压力。

第二、协调沟通能力。教学秘书是高校教学工作的中心，教学秘书既要与学校教务部门联系，又要与院系领导、教师和学生打交道，随时要准备好在领导和教师之间做好上传下达。教学秘书要发挥出他们的协调性，协调、处理各方面关系，沟通各类人员，教学管理需要相关部门和人员的相互配合和共同努力，才能顺利完成各项工作。所以，教学秘书必须具备很好的沟通协调能力。

第三、调研分析能力。教学秘书要具有一定的调研分析能力，对教学过程进行调研。通过调研，了解教师的教学情况，以及学生的学习情况，检察监督各个教学环节，及时发现问题、分析问题和解决问题，以保证教学质量。

第四、计算机操作能力。现代化的教学管理，尤其是学分制管理模式在各高校的实行以来，要求教学秘书应具备计算机应用的基本知识和技能。教学秘书的工作中，每天要处理大量信息，帮老师安排课程，收集学生的各种信息，熟练运用office办公软件、多媒体教学等现代化工具，能使教学管理工作更高效。

五、建设高水平教学秘书队伍的途径和方法

建立奖惩激励机制。大部分教学秘书的工资待遇是按科级或职称来计算的，这种计算方法存在不足，没有考虑到教学秘书岗位的特殊性。教学秘书的工作量相当大，却因为职称原因而受到较低的工资待遇，这大大打击了教学秘书的工作积极性。要提高教学秘书的积极性，就需要对这一特殊职业重新建立奖惩激励机制，定期考核工作成果，按工作实绩进行奖惩，使教学秘书群体获得的报酬与岗位贡献成正比。这样能大大提高教学秘书的积极性。

加强业务能力的培训，提供学习机会。给教学秘书提供进修的机会，利用学校现有的资源，增加各种工作技能培训，可涵盖教育学、心理学、管理理论、计算机办公软件等方面的讲座或培训，让教学秘书接受各种管理的新思想、新技术、新手段，使其提高文化素质和业务素质，不仅有利于教学秘书自身的发展，从长远角度看更有利于学校发展。

提倡学术科研，培养创新精神。教学秘书虽然是教学管理人员，但身处高校的环境中，教学秘书也应积极参与科研，以科研带工作，以工作促科研。通过科研过程，使教学秘书发掘教学管理的规律，找到改进教学管理工作的科学方法，积极参与教学管理的学术研究。

[1]王秀繁.浅析高校教学秘书的作用、工作特点及素质要求[J].沈阳工程学院学报:社会科学版,2010,06(3):367～369.

[2]朱庆仁,赵卫东.简论学分制管理模式下的高校教学秘书工作[J].淮北煤炭师范学院学报:哲学社会科学版,2006,27(2):132～134.

[3]陈文贵,杨玉林.教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设[J].天津职业技术师范学院学报,2002,12(4):41～44.

[4]孙红卫.论高校教学秘书职能实现的素质培养[J].浙江工商大学学报,2005(6):87～90.

（作者单位：电子科大学中山学院）