浅谈新形势下电子文件档案归档的必要性

王庆龄

浅谈新形势下电子文件档案归档的必要性

王庆龄

随着现代化信息科技的不断发展，电子技术已经各个企业中信息管理的重要方式，在各方面信息管理工作中都起到至关重要的作用，本文结合现代化信息科技的现状对电子文件档案归档的重要性进行简单的探讨分析。

新形势 电子文件档案 归档

一、前言

我国信息科技技术正逐渐步入现代化，纸质版的信息技术正在转变为电子版信息记录方式，为提高电子档案资源综合利用的水平，提升当前形势下档案管理工作的效率，电子文件档案归档具有强大的重要性。

二、为有效提高档案工作的效率，开展电子文件档案归档具有必要性

（一）保证档案工作完成流程

现代化科技技术在不断成长创新，电子文件档案在企业工作中得到广泛的应用，电子文件档案的归档也成为档案管理工作当中的重要组成部分，在大部分企业当中，电子文件档案缺乏信息管理的严密性，阻碍了电子文件档案被开发利用，电子文件归档具有法律效应，促进了信息管理工作的提升，更使档案具有保真性，为档案管理工作的发展起到决定性作用。

（二）使档案工作效率有效提高

在传统的档案管理工作当中，档案管理工作都是采用纸质型进行保存，一些保密性高的文件文档也都用纸质材料保存，大大增加了文件本身的危险性，但是随着我国现代化信息技术的发展，逐渐将纸质文件演变成电子文件档案的保存技术，为政府机关的工作起到帮助作用，随着时代进步，电子文件档案技术慢慢地融入到生活当中，被企业商家广泛应用，替换了过去的纸和笔，在开发利用上发挥优势，电子文件档案室档案信息管理的重要部分，并具有清晰性和易改性，这种信息管理方式将之前的纸质管理方式进一步强化提升，使档案工作效率有效提高。

（三）提升档案管理工作人员的专业技术

在电子文件档案管理当中，相比过去的纸质型保存方式，增加了许多技术性难点，为了使信息管理工作能持续有效的发展，应从信息管理工作人员入手，提高他们在电子文件档案管理当中的专业性技术水平，使信息管理工作的效率大幅度提升，信息管理工作者要改善对电子文件档案归档的思路与观点，为客户提供更安全的服务，为信息管理工作的发展进步做出贡献[1]。

三、改善电子文件档案的归档工作具有必要性

（一）电子文件档案不归档存在弊端

电子文件档案归档为信息管理工作提供方便简易的方式，但也具有一定的危险性，目前，随着各个企业的运行与发展，电子文件档案管理的应用逐渐增加，信息化程度日渐增长，泄密文档会造成对企业极其不利的影响与损失，在文档不归档的情况下，泄密文档会将企业的正常运营大量的破坏。从此可以看出，电子文件档案的保存、记录、整理工作也尤为重要，电子文件档案的归档工作在信息管理当中起着非常重要的作用[2]。

（二）电子文件档案提升文件原始性

电子文件档案提高了文件的原始性，在当下时代，电子文件档案的应用已经融入了各个企业和政府机关，大多数都是通过电子文件来分配工作，但电子文件档案相比于过去的纸质档案多数缺少盖章，大大降低了文件本身依据性的体现，在企业的发展和日常办公当中，电子文件档案没有及时归档，导致文件本身的真实性受到质疑，未完善档案管理工作，电子文件档案的及时归档十分重要，影响着信息管理工作的发展趋势[3]。

（三）电子文件档案的归档推进档案工作的发展

电子文件档案的归档推进了档案工作的发展，电子文件档案使当下社会的信息技术更为先进，为整体的档案资源大大地增加了收集量与馆藏量。电子文件档案相比于过去的纸质型保存方式更加节约成本，为档案的建立与保存都提供了便利，在社会的各个企业当中，无须再以传统的方式进行查阅翻看，新型的电子文件档案管理正在不断地进步更新，为信息管理工作找到了更为先进的材料，档案的储存、管理、修改都具有安全性，由此看来，电子文件档案的技术促进了现代化管理水平的提升，使社会信息管理工作可以持续发展，用自身的优势为政府机关与各个企业都创造便利[1]。

四、结论

在新形式的信息管理工作中，许多企业正在逐渐运用电子文件档案的方式维护企业的正常运营，但当下阶段单子文件档案的归档存在着部分问题，这些问题影响现代化电子档案的使用，使归档质量大大降低，在归档时应用专业的技术保证归档后的信息资料真实有效。从新形势的信息管理工作现状看，电子文件档案的归档十分重要，提升了现代化信息管理工作的管理水平，用更加科学先进的方式将档案安全保管，将信息管理工作效率有效提高，为政府机关和各个企业的发展起到至关重要的作用。

[1]白钰铭.新形势下电子文件档案归档的必要性[J].才智,2016,06(25):273.

[2]张财荣.浅谈新形势下电子档案设计资料归档与利用[A].中国武汉决策信息开发中心、决策与信息杂志社/清华大学经济管理学院.决策论坛——科学制定有效决策理论学术研讨会论文集(上)[C].中国武汉决策信息开发中心/决策与信息杂志社/清华大学经济管理学院,2015,04:1.

[3]王奇.新形势下电子文件档案归档的必要性[J].黑龙江档案,2014,05(06):31.

（作者单位：深圳市联鑫达档案用品有限公司）