档案信息化建设的现状与对策

王婷婷

档案信息化建设的现状与对策

王婷婷

随着科学技术的迅速发展以及电子科技的不断进步，我国档案管理也逐渐迈向了信息化建设的征途，但是就我国目前档案信息化建设现状而言，仍然还存在着诸多的不足，许多问题需要我们去探究、去解决，档案信息化建设可谓是任重而道远。

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一、前言

随着科学技术的不断发展，社会信息化进程也在不断地加快，信息资源已逐渐成为了了人类社会不可或缺的重要部分。而且近几年来党中央也不断把推进国民经济和社会信息化作为一项重要战略目标。在这种情况下，档案信息化建设也变得刻不容缓。可以说加强档案信息化建设不仅是提高档案信息服务水平，让档案管理事业适应社会发展和时代需要的客观需求，而且还是发展先进文化进而发展先进生产力的必然要求，更是践行党和国家方针政策的重要举措。那么，就目前形势而言，我国档案信息化建设的现状如何？面对如此现状又该采取怎样的对策使其不断优化呢？现笔者就此问题谈几点自己的认识。

二、档案信息化建设的现状

自2001年，国家档案局将深圳、青岛两市定位档案信息化建设的试点城市以来，我国档案信息化建设的步伐逐步加快。目前，在我国社会中的大多行业都采取了信息电子化的方式，各行各业中出现的电子文件、各类信息也日渐增多。而档案作为整个信息系统的文件中心和信息中心，一方面承载着巨大的信息量，另一方面也是各行各业最重要的信息资源库，是社会各类信息分类利用的枢纽。但在档案信息变得日渐重要的同时，我们也看到了电子政务手段以及信息化程度的提高使社会各界对档案信息的利用提出了新的要求。加之，随着网络资源共享模式范围的逐渐扩大，网络用户的迅速增加，也对档案信息化建设提出了更高的要求。除了以上这些客观现状外，档案信息建设仍有许多现实不足。比如说我国档案信息化建设虽然已经取得了诸多成就，但是相较于发达国家而言仍然还有很大的差距，很多地市的档案信息化建设仍然还停留在文件级、案卷级上，馆藏纸质档案信心的全文数字化处理基本上海未起步就是最明显的体现。并且由于我国档案信息化管理相较于发达国家起步较晚，对这方面专业人才的培养相对滞后，加之对数字档案馆（室）、档案馆（室）数字化系统以及电子政务的网络构建方面缺乏研究，最终导致我国多地市电子政务不能很好地与电子档案的收集、保管、利用有机地结合起来，从而无法构建起数字档案的网络体系，达不到馆室之间的无缝连接。除此之外，我国档案信息化建设还存在着东部优于西部，沿海优于内地，省会城市优于普通城市等明显发展不平衡的状况。

三、推进档案信息化建设对策

（一）合理规划，有序推进

规划是档案信息化建设的重点，既然要合理规划，就不能各自为政分散式的建设，更不能乱建设、低水准的重复建设。反之应该是纵观全局，结合市场发展以及政府信息化建设的总体部署，各级档案馆结合自身实际情况，制定切合实际的发展规划。具体来说每个地方在开展档案信息化建设时要注意把信息建设纳入当地政府信息化建设中，与当地政府信息建设同规划同部署，将档案信息建设工程项目化，以此争取政府的财政支持。其次，在应用系统建设、网络建设、数据库建设中要充分与政府部门合作，集中开发，统一使用，从而实现档案信息资源共享，使档案信息建设的作用得到最大化发挥。除了合理规划外，档案信息建设还应该符合活动规律与社会需求，以期实现档案信息建设的有序推进。毕竟随着社会信息化的加快，档案信息量也逐渐增多，而且很多信息难免会出现交叉重复的情况，为此，档案信息化建设就是适应新情况而继续采用的。这是由于随着社会信息量的激增，如果在采用传统的方式进行管理已经不能完全满足社会发展的需要。再者，随着国家行业电子业务和电子政务的普遍应用，档案信息的服务空间得到了大大的拓展，档案资源服务的方式和内容也就有了更高的要求。为此，走出传统档案管理的下载思维，遵循活动规律，适应社会发展，创新管理模式，利用现代化信息技术搭建网络化、信息化的档案信息服务平台，有效储备和积累档案信息资源，合理保存社会记忆，实现最大范围的档案信息资源共享与互补既是适应社会发展的需要，更是国家信息化建设的需要。

（二）完善档案信息硬件基础化设施建设

一定的硬件基础是实现档案信息化建设的重要保障。具体来讲完善档案信息硬件基础化建设主要包括这几方面：首先，要搭建档案信息传输平台。这些平台包括互联网平台、党政网平台以及局域网平台。具体来说互联网平台，作为档案信息管理的外部网络平台，承担着档案信息发布、在线利用等工作。党政网平台则可以实现主体档案信息与对应单位档案信息的有效对接。通过数字档案在线集中管理服务器连接政府网络，主要用于接收电子公文、电子档案数据，开展档案信息发布、在线利用等工作，可以实现网上文档服务功能（代替实体文档服务中心），保密信息不在网上传输。局域网平台则主要承担数字档案馆内部数据的采集、处理、利用等主要业务工作，将市及县市区档案馆网站系统集中统一管理。其次，要搭建档案信息的采集平台。这里所说的采集主要包括电子目录采集、多媒体档案采集、全文数据采集等数字档案信息的日常采集工作。再者，要搭建数字档案信息存储管理平台。这一平台包括馆全文存储管理服务器、内数据存储管理服务器、光盘刻录机、磁带备份系统、数据库系统、断电保护系统、服务器操作系统等，主要承担数字档案信息的信息发布和存储管理工作。最后，还要搭建数字档案信息应用平台。即通过在计算机上安装“档案馆数字档案信息管理系统”，通过网络连接服务器，实现数字档案信息的检索利用、编辑研究等功能。在搭建好以上几个平台后，完善档案信息硬件基础化建设还需要完善软件建设。具体包括数字档案馆综合管理系统、档案馆数字档案在线集中管理系统、档案信息发布系统以及电子公文接收管理系统。只有这样档案信息建设才有了硬件保障，档案信息建设也才能有效开展。

（三）重视推进档案信息资源的整合与共享

档案信息资源的整合与共享是开发档案信息资源的核心，也是档案信息化建设的最终目的，为此，在档案信息建设过程中，我们还应把档案信息资源整合与共享落实到档案信息建设的各个环节。为实现这一点，首先要加快馆藏档案的信息化进程。就目前我而言我国各个地方档案馆的纸质档案数量多，信心量大，而且随着社会的不断发展，馆藏档案还会不断增多。因此，尽快开展馆藏档案数字化就显得尤为的重要。特别是那些珍贵、利用率高、易损的档案更需要尽早进行数字化。其次，还要不断推动电子文件归档管理工作，建立全文数据库。就信息化建设而言，电子文件将成为未来档案的主要形式。但目前却存在着大量电子文件流失的现象，导致档案工作将无法满足电子政务发展的要求。为此各级机关部门应该以制定和研究电子文件归档管理的标准为重点，加快档案信息资源管理标准规范的制定和推行。将电子文件归档管理纳入电子政务和办公自动化建设的总体规划，整体设计，逐步实现文档管理一体化。最后，还要注重推进数字档案馆（室）建设。随着无纸化办公技术的逐步普及以及现代办公设施的广泛应用，电子文件、电子档案的产生、保管、传输以及利用成为必然趋势。为此，我们在进行档案数字化管理的同时，还应通过公共网络通道实现电子档案的收集、管理、存储以及利用，以期建立满足包括网上信息发布、电子文件网络接收、数字档案网上查询等功能的数字网络体系，以建设全方位的信息化服务体系。

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[3]李淑云、卫双囤.档案信息化建设的现状与对策[J].山西档案,2011(S1).

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（作者单位：内蒙古能源发电投资集团有限公司）