开展档案信息化建设的探索

杨静

[摘要]当今信息社会，必须以加强档案信息化建设，建立完善的信息系统和快捷的信息交流来作为促进企业经济发展、科技进步、事业发达的战略举措。作为企业基础管理工作的档案事业，也应该紧跟时代发展的步伐，与时俱进，加强和完善企业的档案管理工作，建立健全信息化的档案管理理念，利用好档案这种企业经济和发展的重要战略资源。

[关键词]企业档案；信息化；建设

面向21世纪，面对信息技术的挑战，计算机技术和网络技术的发展，掀起了全球信息化的浪潮，档案管理作为信息资源的重要组成部分，也被推到了浪潮的前沿。随着企业OA（办公自动化）、MIS（企业管理信息系统）的广泛应用，档案管理系统作为整个系统的子模块，其管理现代化跨上了一个新台阶，数字化向传统档案管理模式和理论提出了挑战。

党的十八大指出，全面建设小康社会，最根本的是坚持以经济建设为中心，不断解放和发展社会生产力。因此必须完善社会主义市场经济体系下的档案信息化建设，深刻认识到档案信息化建设在国民经济和社会发展中的重要地位和作用。她告诉我们，信息化是推动工业化、推动现代化、推动经济和社会发展的火车头。档案信息化是国家信息化的重要组成部分，也是推动档案事业发展的火车头。抓住档案信息化就是抓住了加快档案事业发展的战略机遇，就是在努力发展先进生产力，就是在为党和国家工作大局服务，促进经济和社会发展。

一、档案工作与信息化的含义

档案是在各项活动中形成的，并以文字、图片、影像资料、实物的形式真实的记录了在发展过程中的点点滴滴，反映了历史建设发展过程。成为社会发展的历史文化积存。档案经过档案工作人员的梳理和价值判断，规范的进行整理和归档，从而使这种无形的东西归化为有形。档案信息化是指在档案管理活动中，从档案实体管理模式向档案信息管理模式重心转移的过程。它代表了信息技术在档案工作事业里广泛应用，信息资源被高度共享，人的智能潜力以及档案资源潜力被充分发挥，个人行为，组织决策和档案社会化运行趋于合理化的理想状态，其中计算机化程度是衡量是否进入档案信息化的标志。档案信息化建设是指：在各级组织的统一组织与规划下，全面应用现代技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加快实现档案管理现代化的进程。包括档案信息数字化，档案信息网站建设和数字档案馆（室）的建设工作。

二、档案信息化建设的作用

（一）为领导决策提供参考

领导必须充分了解企业的历史发展过程、周围发展环境、企业的制度、管理方式和员工的思想状况，并进行细致的研究。为此档案就能发挥其作用，为领导者提供大量的资料，供领导和有关部门参考。

（二）为企业文化建设提供历史文献

档案是编写《企业发展简史》、《企业发展概况》、《大事记》、《企业先进人物集萃》等史料汇集的依据。这些史料资料离开企业档案是无法形成的，这部分企业档案与企业的文化建设有着密不可分的联系，是企业文化建设的直接依据。

（三）展示企业文化价值

企业档案是发挥文化价值的一个重要途径。企业档案如实地记录了企业创办初期的艰辛、巅峰时期的辉煌、困难时期的坚持及企业历史时期的原始资料和数据，各种合同等历史资料，对企业的建设和发展起到了一定的作用。这一点在工作实践中体会比较深，智宝公司下属企业改制，涉及到文件资料比较多（如改制前期准备工作、招投标工作、产权转让合同等一系列文件），办公室和改制相关部门一起，完成了改制企业档案整理、归档等工作。为以后各级领导和部门检查，提供了有价值的资料。

（四）为目标发展提供质量依据

档案信息化建设的目标有局部和全局之分。局部目标即为组织目标或者团体目标，指通过规范控制与管理档案信息流，提高档案管理的效率和质量，实现本单位档案工作的科学化、现代化管理，为本单位领导决策、行政管理、生产经营、基本建设、设备管理、技术更新、法律依据提供一流的档案服务，通过改善服务形象，使本单位档案工作实现健康有序的持续发展。

三、档案部门自身文化建设

（一）增强文化底蕴

档案工作者个人文化底蕴蕴涵决定着自己处事的思维方式并影响着个人能力水平的发挥。对于每个档案工作者来说，无论是处在什么岗位，增加文化修养，夯实文化功底，增加软实力。作为今天担负着光荣责任的档案工作者來说，多些文化素养对于调整自我、密切联系群众，推进日常档案本职工作不断走向进步，有着很重要的作用。

（二）发展档案服务功能

档案部门要真正认识到，要着重发展档案的企业文化服务功能，真正体现档案的文化功效，把档案的文化资源、文化凭证放在重要地位上，作为档案部门也要转变作风，主动提供服务。建设服务型档案文化，也就是主动提供利用。这就要求我们档案部门要采取服务型措施、制定服务型章程、形成服务型氛围。档案工作人员要加强责任心，弄清楚哪些档案是企业比较关心的，哪些档案是以后利用率比较高的，要做到心中有数。形成具有提供利用快，影射范围广，认可反向度高的优势。

（三）增强档案文化意识

档案文化建设要求档案部门转变传统观念，深刻认识档案的文化属性，增强档案工作的文化机制，确立崭新的文化工作机制，凸显档案文化属性，从而在群众中树立档案工作的文化形象，使档案文化在企业文化建设中奠定基础。

四、档案的收集、管理与开发利用

（一）档案的收集

档案收集工作是档案工作的基础和起点，没有档案的收集，就没有档案的形式。档案收集工作做的好不好。直接影响档案的整理、质量和利用，信息化建设也是无米之炊，目前企业在收集工作中存在以下几点问题：档案收集材料不齐全、不完整、不到位及个别部门和人员不移交，催好几遍也无济于事，这种现象经常发生，对企业的发展造成严重阻碍。如何改变类似现象，从档案工作者和广大职工来说只有认识到档案的重要性，才能使企业的档案发展更上一个台阶。如何改变档案收集工作不良局面呢？我认为应当做到以下几点。endprint

1.建立健全规章制度，制定奖罚办法

俗话说“没有规矩，不成方圆”，做任何一项工作，没有规章制度作保障，工作不可能做好，要制定专项收集制度与措施纳入到企业制度和个人的绩效考核之中，定时考核，明确任务，责任到人，如项目竣工时必须移交竣工图纸和相关的技术资料，如不移交或移交资料不齐全，工程不能通过验收，财务不给结款。

2.加强宣传，获得领导和职工的关注

由于诸多原因，很多职工普遍对资料归档的重要性認识不够，因此给档案工作者带来困难。这就要求我们通过多种途径和方式进行宣传，使广大职工人人皆知。

3.主动参与，掌握方向

档案工作人员在档案收集时应主动争取，积极参与。档案部门在参加各种会议时，必须做到心中有数，及时与领导和各部门沟通，达成共识，争取他们的理解和配合。

4.挡案人员要严把质量关

对缺少的资料和不符合归档要求的资料退回文件形成部门，在收集档案资料时经常遇到资料不齐全、不完整情况。如：有的文件缺少附件，文件编号重复，无盖章，有的有批复文无请示文等等，这就要求我们在收集材料时对移交的每份文件进行过目，仔细检查，对缺少的文件追根溯源，收集齐全；对不符合存档要求的文件，一律要求返工，严格按照档案收集制度办事。

（二）做好档案管理工作

1.建立健全切合实际的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异，有文书档案、电子档案、实物档案等。因此需要完善档案管理制度、库房管理制度、档案鉴定销毁及各项业务档案制度。档案工作人员要严格按照文书档案制度，正确地进行分类、立卷、编号、拟写标题，严格按照档案鉴定销毁制度进行鉴定、销毁，按照库房管理制度进行清洁、通风、做好防火、防盗、防潮、防虫、防尘。使档案的寿命更加延长。

2.完善电子文件的处理工作，实行数字化

档案在科学技术突飞猛进的今天，人类进入了信息时代，计算机的应用也成为档案管理不可或缺的重要组成部分，计算机的发展为档案管理发展提供了准确的依据。因此档案信息化基础建设是档案信息建设及各项应用档案建设系统的基础和前提，档案信息化基础信息建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件和网络，要在建立档案局域网的基础上与办公自动化、互联网连接起来，建立电子文件归档及电子文件接收应用系统，推进电子文件归档、接收、保管、利用，加快档案目录中心及档案信息资源数据库的建设。

3，提高档案人员的素质，加强档案工作人员的业务水平

档案工作人员是档案管理和档案服务工作的主体，档案工作人员水平的高低、能力的提高对档案事业的发展起着决定性的作用，因此，档案工作者自身应注重文化水平的提高，专业能力的学习。

（三）做好档案的开发利用

档案信息资源开发利用是指档案馆（室）根据特定利用者的需求和社会需求，将档案室馆藏的静态的档案信息通过查找、筛选、加工、编辑等手段变为动态信息，通过一定渠道传播给利用者并被利用者接受的过程。

1.加强档案资源建设，为档案信息资源的开发利用打好基础

开发利用档案信息资源，拥有档案是基础。档案资源建设是一项事关档案事业兴旺发达的基础性工程，最大限量的收集是最大利用的前提和保证，只有大力加强档案资源建设，注重做好档案收集工作，档案信息资源的开发利用工作才有可能做得更好。档案的收集工作是档案信息资源开发利用的起点，没有档案的收集，就没有档案信息资源，没有档案信息资源，就不可能进行开发利用，从这个意义上说，档案资料的收集工作是档案信息资源开发利用的基础，是首要工作。档案部门要及时、准确、客观地收集档案资源，最大限度地接收档案的范围和标准，把握一切可被利用的、原始的、客观的、真实的档案，不断丰富充实档案信息资源这座宝库，采用数字方式存储起来，实现档案信息资源信息化，为网络传输建立充足的数据库资源。这也是档案基础业务工作的一项重要内容。

2.运用现代信息技术手段，提高档案信息资源开发利用水平

实践已经充分证明，现代信息技术手段是高质量快速进行档案信息资源开发的重要手段，它可以创造优越的条件，提高档案信息的质量以及档案信息的传递技术，使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，使大力开发和科学合理、有效利用档案信息资源成为现实，也可以为共享档案信息资源打下基础。积极、主动运用现代信息技术，全面地传递信息，是开发利用档案信息的主要途径。

3.加强档案编研工作，是档案信息资源开发利用的重要途径

档案编研工作可以把档案承载的信息从静态转化为动态，由传统的服务转为提供综合档案信息的高层次服务。通过档案信息的采集、分析、加工、整序、综合制成档案信息半成品，缩短收集信息的时间，提高工作效率，推进各项事业的发展。它是提供档案信息为企业服务的重要方式，是开发档案信息资源的主要手段。加大编研工作的力度，提高档案编研水平，确立编研工作的中心地位，是促进档案信息资源开发利用的必然所在。

4.搞好档案服务工作，优化开发利用档案信息资源的环境

检索工具是从浩瀚的档案中迅速提取档案的有效手段。编制档案检索工具，是开发利用档案信息资源的基础工作，要十分重视这项工作。应本着检索档案信息实用、方便、迅速、准确的原则，采用微机管理及实行电子计算机检索等现代化服务手段，完善检索工具，优化检索手段，提高服务效率。

档案利用工作是档案业务工作的中心环节，是开发利用档案信息资源的直接途径。要搞好档案的利用服务。《档案法》指明，档案的利用是指对档案的阅览、复制和摘录。档案的利用工作是档案部门为利用者提供档案和各种相关服务。要最大限度地满足各方面对档案利用的需求，提高查全率和查准率。主动拓展服务领域，开展全方位、多层次、多渠道的信息服务。要加快档案信息化建设，全面推进档案信息资源的数字化建设，提高服务能力，方便快捷地利用档案信息资源。

综上所述，档案信息化建设作为企业管理的一部分，必须适应新时期发展的要求，档案工作人员应创新思路，开拓档案管理的各项功能，用信息化带动档案管理集成化、现代化和科学化，夯实档案信息化建设与企业文化的基础，做好档案管理工作，促进档案信息化不断向前发展。endprint