信息化环境中档案信息服务利用分析

杨菲菲

摘 要：随着人类社会的不断发展和前进，当今社会，我们已经步入了信息时代。信息，已经成为这个时代非常重要的资源之一，成为实现当今社会经济和社会发展的重要因素和直接的生产力。企业档案的信息服务利用已经在社会中发挥越来越重要的作用。

关键词：档案信息；服务利用；分析

1 服务方式概述

信息化环境中档案信息利用服务方式是建立在现代信息技术基础之上的。它以计算机硬件及通讯设备为依托，以应用软件为手段，以数据库信息资料为利用对象，一方面可以将信息资源传递和信息咨询统一起来，另一方面又有助于最大限度地实现个性化服务。简言之，信息化环境中档案信息利用服务，

是指档案机构通过各种类型的网络直接传递档案信息，为利用者服务。它对信息资源在手段上实现数字化，在利用方式上实现网络化，在内容上实现专业化、系统化。信息网络体系将为档案信息资源的有效共享提供最广泛的服务载体和渠道，使档案馆的整体功能得以充分发挥，保证档案利用工作由单一服务方式向网络化服务的转变。与传统档案信息利用服务方式相比，通过网络，档案部门将数字化的档案信息上网，建立各种可公开的信息数据库，网上办展览，网上公布档案和编研成果，利用者可直接登陆到档案信息網上进行查阅开放档案目录和文件，足不出户就能在互联网各个终端机上进行远距离网上利用，收到事半功倍之效。可以说，网络技术在档案工作中的广泛应用，为档案信息服务提供了最佳的技术手段和实现途径，它具有节奏快、周期短的特点。利用网络服务传输档案信息，不仅能促使档案提供利用服务跟上时代的步伐，与现代技术同步发展，同时也能使用户享受到现代化信息服务的乐趣，激发人们对新知识的追求。信息化环境中档案信息的利用大大缩短了信息传输的时间，提高了档案利用的效率，真正实现档案信息的社会共享。

2 档案信息服务利用的实现

（一）流程

在企业档案信息服务利用当中，企业档案信息来源于企业档案和外部信息，这二者整合起来，通过人为的行为将这个整个成企业档案信息，并将企业档案信息通过分析和整合，形成四个信息量，分别是通过控制风险为企业创造财富的档案信息量、通过降低成本为企业创造财富的档案信息量、通过创新为企业创造财富的档案信息量、通过向顾客提供产品和服务为企业创造财富的档案信息量和通过其他方式为企业创造财富的档案信息量。之后通过传统的方式或者网络的形式将这些信息提供给用户，用户充分利用这些信息，这样一来，企业档案信息服务工作着就能够有充分信息来源和十足的资料来源。这就是企业档案信息服务利用的大致流程，其实是一个非常简单的流程，但是要使得流程能够顺利进行，需要的工作量不仅仅是一点时间能够谁备的，需要企业档案信息服务工作者们花费大量的时间、精力、人力和物力。

（二）实现方式

企业档案的信息服务利用的实现方式主要包括五种途径：

阅览和出借、复制供应、档案信息的公布、档案信息的咨询和定题服务和档案信息推送等五种方式。阅览和出借.其中，阅览是指开辟档案阅览室，提供给用户直接查阅利用企业档案信息；出借是指作为企业档案信息的管理部门和服务部门，制定一定的规章制度将有关的企业档案信息材料借给企业档案信息的需求者或者企业档案信息工作者。复制供应是指将企业档案信息的原本经过复制等形式将复印本提供给企业档案信息的需求者，这是一种企业档案信息服务利用的常用方式。档案信息的公布，是指将企业档案信息的管理部门通过合法合理的途径将企业档案信息向社会、企业等用户公布公示，以达到实现为用户服务的方式。档案信息的咨询，是指企业档案信息工作者根据企业档案信息的需求人员提出的具体要求，通过自身的认识、知识、经验或者相关的资料文献以及分析研究结果等等方式，以个别解答的方式，针对需求者的问题作出解答和解释的一种服务方式，这种方式一般是以口头形式或者书面形式进行的。定题服务和档案信息推送，定题服务，是指企业档案信息管理机构和相关部门，根据用户研究课题的需要等等要求，通过对企业档案信息的收集、筛选、整理之后，定期或者不定期提供给用户，直到用户的课题研究完成之后，这是一个连续的过程；档案信息推送，是指依据一定的技术标谁和约定，自动从档案信息原材料中筛选信息，并通过一定的形式有规律地将信息传递给用户的一种特殊的技术。

（三）反馈与协调

企业档案信息服务利用经过一段时间之后，用户在使用过程中就会产生一些想法和意见，那么，反馈与协调工作成为影响企业发展工作的重要因素。企业档案信息的服务利用主要反馈的内容整理起来包括：用户的建议和意见、利用服务的效果、用户对企业档案信息服务的需求及其发展趋势等方面的内容。而用户反馈信息的类型主要包括前置反馈、同步反馈和后置反馈三种形式。通过收集用户的反馈信息，企业档案信息工作者们再协调提供者与用户之间的关系和信息利用途径之后，从而达到企业档案信息的最佳利用效果。

3 若干思考

（一）企业档案信息服务利用的保密性

企业档案信息服务利用的过程中，不容忽视的问题自始至终就只有一个问题，那就是企业档案信息服务利用中的保密性问题。众所周知，关于企业档案信息，主要内容包含了企业的科研信息、生产信息、经营信息和管理信息等方面大量的秘密信息，是企业各项活动的历史记录和信息记录。试想下，一旦这些属于企业的秘密信息发生了泄露等事件，那么对于企业的发展和企业生存势必产生巨大的影响。因此，如果在企业档案信息服务利用过程中忽略了企业档案信息的保密工作问题，那么得不偿失将是最终的结局。进而，在企业档案信息的服务利用过程当中，无论是企业档案信息的工作人员还是企业档案信息的利用者，都应当重视对企业档案信息的保管工作，将企业档案信息的保密工作视为刻不容缓、不容忽视的义务之一。

（二）企业档案的信息服务利用的不对称性

通过企业档案信息的用户反馈意见中，显然可以发现，许许多多的用户反馈的意见是他们得到的企业档案信息不是与他们的诉求相吻合的，他们得到的信息大部分与他们的需求是不对称的。并且随着信息量的增多，这个问题也越来越明显，因此，对于企业档案信息的管理部门和提供部门，应当引起足够的重视，在服务利用企业档案信息的过程当中，应当尽量减少信息的不对称，从企业内部来看，企业档案信息管理服务部门在对企业档案信息服务利用过程中，应当尽量减少员工与企业信息的不对称；从企业外部来看，企业档案信息服务在服务利用过程当中，应当尽量减少企业与消费者利用者之间的信息不对称。总而言之，在企业档案信息的服务利用过程当中，应当尽可能地减少企业档案信息的不对称。

参考文献

[1]杨玉峰.档案信息资源开发与利用[J].黑龙江史志，2015（05）.

[2]赵菊蓉.档案信息资源利用与社会化共享服务机制研究[J].兰台世界，2015（20）.

[3]李科.浅谈当前企业档案管理工作的问题和对策[J].青春岁月，2013（12）.endprint