新时期关于网络档案信息发布和利用的思考

孙圣权

摘 要：近些年以来，随着社会信息化的迅速发展，档案信息资源的需求随着得以不断增长，并且档案信息资源也发生了翻天覆地的变化。有效的整合档案信息资源是建设档案信息资源的核心所在，整合档案信息资源是在网络环境下实现档案信息资源充分利用与合理开发的重要手段。

关键词：档案信息；发布；利用

网络档案信息是指可以通过计算机互联网络传递和利用的档案信息与围绕档案所开展的相关活动及其成果的信息的总和。它主要来源于两个方面：一是对各种以传统载体形式存在的档案信息进行数字化处理后形成的数字副本；二是直接通过计算机生成和处理的、在网络中传输的、并由档案机构进行收集归档的电子文件。

1 发布

档案信息发布是指将档案信息以一定的计算机文件形式上传到网络服务器上。进行信息发布首先要建立网站。建设档案网站，必须了解建设的意义所在，明确建设目标。目前网络信息发布方式主要有两种：一是以静态页面形式发布，简称页面发布；二是以动态数据库查询方式发布，简称数据库发布。页面发布是指以计算机文件的方式来管理各类信息，并将这些文件基于置标语言（如SGML）组织成许多的静态网页，然后将这些网页复制到中心服务器上。随着网络使用范围的日趋广泛，仅有静态页面形式已不能满足发布信息的需求，人们引入了数据库技术，以动态数据库形式发布信息。这种方式是通过网络服务器扩展程序将Web技术系统与数据库系统连接起来。在Web上连接、访问或获取数据库信息。数据库中的信息是由集成的内部管理系统提供，也就是说内部管理系统（如档案信息管理系统）的数据库中的内容是信息发布的数据源。信息发布方通过Web服务器接收用户的输入，实时执行用户的提问，并返回执行后的结果，实现数据库信息的动态发布。这样给用户提供了一个可供交互的平台，满足了用户对信息的动态需求，一方面减少了用户利用网络信息的盲目性，另一方面提高了网络的有效利用率，不仅把Web与数据库的所有优点集中在一起，而且充分利用了大量已有的数据库信息资源。这对网络信息发布者和维护人员来说也非常有意义。他们再也不必维护大量需手工修改的静态网页，取而代之的是发布可以根据用户的特殊需要从数据库提取不同数据生成相应内容的动态网页。数据库由专业人士进行组织和管理，数据质量、可靠性、安全性都比较高。利用数据库系统可以对各种复杂的信息进行有效的管理。对于档案信息来说，主要是根據信息的结构化或非结构化特点进行选择。如档案机构职能信息、档案利用服务信息、档案工作信息等都是单向性、分散性的信息，可以采用静态页面形式发布。而档案内容信息、档案背景信息等数量大且具有结构性、动态性、实时性的特点，更适合以数据库形式发布。对发布形式的选择没有绝对的标准，而是取决于技术的发展和考虑问题的角度。此外，档案机构在选择发布方式时，还要注意技术的更新。网络档案信息的发布还涉及发布语言的问题。对于文本文件，置标语言用于标记其内容结构，页面描述语言用于精确描述其外观。常用的置标语言都属于SGML体系。根据SGML的原则，可以进一步生成某一领域特定文献所需的标识语言标准。EAD就是应用于档案管理领域信息发布的标识语言标准。EAD在我国是否有生命力值得商榷，它主要取决于两个方面：一是在我国档案界采用EAD是否真正有意义，二是在我国能否克服EAD实现的障碍。此外，图像文件、声音文件、视频文件的发布各有不同的标准格式。网络档案信息发布还涉及安全问题，它包括三个方面：一是档案信息内容的安全，即确保不能泄露党和国家的机密，解决这个问题的根本途径是通过法律手段对档案信息的内容范围加以界定；二是网络档案信息的安全存储与保管。理想的存储介质是能够以较低的代价存储大量数据，支持快速读取信息，并经久耐用，目前可采用多级存储设备。由于计算的格式经常变化，网络档案信息还存在安全保管问题，保管技术包括刷新、移植、仿真等方法。从技术和资金上看，这些方法都是可实现的，关键的问题是档案机构是否有计划实行这些过程。三是网络安全。解决网络安全的主要手段是建立健全管理体制，其次要完善技术措施。全面的网络安全应用技术结构包括网络结构自身的安全、系统安全、信息安全三个方面。

2 利用

网络档案信息利用，是指档案机构通过各种类型的网络直接传递档案信息，为利用者服务。网络档案信息利用具有开放性、及时性、全面性、检索的方便性等特点。采用系统分析的方法可以设计清楚网络档案信息利用的整个工作流程。在这个流程中涉及的主要问题包括：1.利用者需求分析，掌握利用者对档案信息的需求是实现网络档案信息服务的前提条件；2.检索提问，在网络环境下，利用者直接操作检索系统，获得检索结果，因此利用者要有能力进行检索提问；3.执行检索，利用者按下相应的功能键，检索系统会自动进行相应的检索操作； 4.身份认证与用户权限，在网络档案信息利用中必须能对某些有特殊要求的档案信息加以控制。这种控制主要表现在利用者提供身份证明，档案机构赋予用户权限；5.网络档案信息利用的费用，包括档案机构前期开发投入的费用、利用者的通信费用和档案机构收取的信息服务费几个方面；6.网络档案信息利用结果，对于利用者来说，利用的结果有三种：一是在网络中直接阅读档案信息，并按照需要下载；二是通过网络档案信息检索发现相关信息线索，获得物理载体的复制品；三是获得档案证明。前两种结果实现了档案的情报价值，后一种实现了档案的凭证价值。研究网络档案信息利用，服务效益是一个不可回避的问题。相对于传统的档案利用服务形式来说，网络档案信息利用对促进档案信息服务社会化具有积极意义，其社会效益更加显著，这主要表现在两个方面：一是有利于更广泛地传播社会记忆和人类文化；二是有利于提高社会档案意识。至于网络档案信息利用服务的经济效益，目前无法进行定量分析。但是通过我国航拍片从美国国家档案馆“回归”、北京市公路设计研究院的局域网档案信息利用等实例，可以看出网络档案信息利用是有明显的经济效益的。此外，档案事业是公益性的基础事业，不能仅仅以局部的、短期的利益来衡量其利用效益。

参考文献

[1]贾若冰.档案信息管理中计算机网络技术的运用[J].数字技术与应用，2016（12）.

[2]边晓红.档案信息管理的措施[J].中国管理信息化，2017（19）.

[3]詹秀琴.浅谈网络档案信息资源的收集保存策略[J].黑龙江科技信息，2016（17）.endprint