浅谈人事档案管理

牛赓　慈健　张君

[摘要]人事档案是记载个人经历、工作表现等多项内容的材料；是历史地、全面地考察了解和正确选拔、任用人才的重要依据；是事关员工退休、养老待遇等切身利益的主要依据。因此，加强人事档案管理力度、规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平都是现在至关重要的问题。

[关键词]人事档案 重要性 普遍问题 对策研究

目前人事档案工作在单位中似乎成为“排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的一个工作部分，但是干部人事档案却又充当着重要而不可替代的作用，所以我们应该对人事档案高度重视，使其发挥最大作用，保证每本档案都是一本合格的档案。所谓“合格”，包括形式上的规范有序以及内容上的真实完整。现就人事档案工作中存在的问题及一点思考作出以下分析。

一、人事档案的概念和特征

王法雄先生把人事档案简单的定义为“凡记述和反映某人经历和德才表现等情况的档案，就是人事档案。”随着人事档案载体种类的多样化，朱玉媛将人事档案的概念丰富为“在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案，它是国家档案的重要组成部分。”

人事档案具有现实性、真实性、动态性、专门性、集合性、机密性、认可性等特征。

二、人事档案的重要性

人事档案是选贤举能、知人善任的重要依据，也是编写人物传记、进行历史研究的宝贵资料，更是人力资源开发的重要信息来源。同时，与职称申报、职务定级、政审、户口等问题紧密相连，养老、医疗、失业保险等国家推行的福利政策也与人事档案息息相关。

三、人事档案管理中存在的普遍问题

1、缺乏完善的法律体系支撑

我国的档案工作，除了《宪法》和《档案法》，我国目前没有制定专门的《个人信息法》，个人信息在收集和利用的过程中容易发生各种纠纷；更重要的是缺少个人信息权力、隐私权方面的法律法规，这使得我们在探讨人力资源档案开放式管理模式时，缺少有效的法律依据，同时也为权限的设置形成了难题。

（1）个人信息权缺乏保障

“个人信息”是指所有能识别出个人或者同个人相关信息相结合的信息。“个人信息权”则是指个人在信息资料收集、处理和利用过程中本人对其信息资料所享有的排他性的支配权或控制权，包括个人信息决定权、个人信息保密权、个人信息查询权、个人信息更正权、个人信息封锁权和个人信息删除权。而人事档案所记载的信息正是关于个人的信息，在缺少《个人信息法》的情况下，个人的知情权、更正权和监督权都难以保证，这也是即使人事档案实行封闭式管理仍有很多问题，但却一直未能从法律上解决。

（2）档案所有权的归属界定困难

根据《物权法》规定，“所有权”解释为所有人对自己的不动产或者动产，依照法律法规享有占有、使用、收益和处分的权利。而档案的占有权主要是指档案的保管权；档案的使用权是指档案的利用权，分为对档案的阅览、复制和摘录；收益权是指通过对档案的利用或处分而获得效益的权利；处分权是指对档案进行公布、开放、销毁的权利，非国家所有档案的处分权还包括出卖、转让、赠与的权利。一直以来，我国都未对人事档案的所有权归属作出明确的规定，导致了人才服务机构就保管人事档案服务高额收费，部分单位为了限制员工离开本单位随意扣留其人事档案，“弃档族”等事件频频发生。

2、管理体制不够科学和完善

（1）管理体制上的多头管理

我国目前的人事档案管理体制中存在着严重的分散性，县级以下机构的人事档案归多头管理，隶属混乱，参加主管的部门有组织、人事、劳动等部门，兼管的部门还有教育、医疗卫生等部门；高校人事档案大多实行分散管理，有关材料分别存放于组织部、人事部、办公室、科研處、学生处等部门。多头管理造成的后果包括“弃档”、“死档”数量不断增多；不利于对其进行标准化和现代化管理；易造成职责不清，互相推诿扯皮的现象；不利于查找，人为地破坏了档案间的有机联系；不符合效益原则，造成人力、物力和财力的浪费。

（2）档案部门的管理缺位

档案部门的管理缺位是指人事档案管理与档案业务指导机构关系疏远，出于分离状态。这种现象会造成一些不利的后果。比如，会使得人事档案工作缺乏长期的监督机制，使得人事档案工作的统一性、规范性和真实性都无法得到保证。同时不利于分散档案的规范化管理。而且档案部门的缺位使得《人事档案保管期限表》至今仍未制定。这些都会使得档案管理不够规范，不够严谨。

3、管理观念及管理手段相对落后

无论是干部档案管理还是人事档案管理仍旧停留在档案管理和提供依据上，并没有真正树立围绕人事改革的各项政策进行人事档案的建设，对人事档案管理改革的建议也总是将干部档案盒流动人员档案分开讨论，而且管理理念上还存在着封闭性的问题，过度强调政治性，而忽视服务性。

目前，全国还有不少人事档案管理部门还处于手工填写、拆装的重复无效劳动中，缺乏基本的管理设备与手段。大部分企事业单位的人事管理还仅限于纸面管理，较好的单位也仅采用了电子数据库管理，而没有涉及到声像管理。但是随着社会的发展、办公条件的改善，为了更加真实、全面的记录职工所有经历和资料，建立声像档案必将是一种趋势。

4、人事档案管理队伍问题

人事档案管理队伍中长期存在着人员编制不足、队伍不稳定和管理人员素质问题。目前大部分企事业单位的人事档案管理人员都是兼职，主要精力都放在其他工作上，而只是一个拥有档案室钥匙的保管员，并没有使得档案得到真正管理。同时人事档案管理人员学历和专业素质偏低，其中受过档案专业教育的也很少，具有高级职称的人数也是寥寥无几。所以，这些都是档案管理中需要提高的部分。endprint

四、解决人事档案问题的对策研究

1、加强档案的法制化

（1）人事档案的归属问题

目前有三种关于档案归属问题的说法，第一是“国家所有说”，把人事档案定位为“是国家档案的重要组成部分”，《档案学词典》中将人事档案解释为公务档案中的一种，排除了人事档案作为私人档案的可能性，因而认定其是归国家所有的。第二是“本人所有说”，认为“个人信息本人是个人信息的来源，为保护其在个人信息上承载的人格利益，对个人信息理应享有支配和控制的权利”。第三是“用人单位所有说”，即根据用人单位性质不同，国有性质的单位，人事档案归国家所有；非国有性质的单位其档案归单位所有。

档案所有权的界定关系到档案管理机构的选择，关系到所有人和非所有权的权利分配，关系到人力资源档案工作的科学性和合理性，所以必须对人力资源档案所有权的归属加以明确。

（2）加大对档案法规的宣传力度

提高广大人民的档案法制意识，要加大对《档案法》的宣传力度，通过宣传教育，进一步增强公民的法制观念，提高政治觉悟，认清制假危害。我们要树立这样一種观念：不管是什么情况，不管其职务高低，要调动和利用档案都必须按规章办。只有完善相应的档案制度，并认真贯彻执行，才能有效的避免虚假档案的产生。

2、加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平

建立健全一套完整科学的人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。并且应顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

3、各级领导从思想和行动上要重视人事档案

组织人事部门和有关单位相关领导要从思想上认识到人事档案的重要性，真正把干部档案工作作为组织人事工作的一项重要基础工作，列入议事日程，定期听取人事档案工作的汇报，提出要求，具体指导，杜绝人事档案管理工作中出现的种种问题。要安装档案的相关规定，及时给档案管理部门配备必要的基础设施和管档人员，改善工作条件，支持人事档案管理部门开展工作。同时也可以通过制定相应的机制来提高档案工作人员的积极性。

4、变革管理方式，加快人事档案信息化建设

所谓“信息化”，就是要求把原先的纸质型档案转换成电子型档案，使整个人事档案工作实行数字化操作，数字化管理。所谓“网络化”，就是利用现代网络技术，使人事档案的信息“活”起来、“动”起来，在一定范围内传播起来。人事档案信息化进程中的关键就是人的因素，所以加强复合型人才的培养和引进至关重要。

5、档案管理人员必须具备较高的政治素质和道德素质

档案工作人员是档案工作的主体，提高人事档案工作人员的政治素质、科学文化素质、业务素质和职业道德修养是人事档案工作质量的关键。要不断加强职业道德修养，来增强自己的使命感和责任感，通过责任心的加强，提高档案管理的服务质量和服务水平。

五、小结

综上，人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、晋升、薪酬、福利等多项内容的材料；是历史地、全面地考察了解和正确选拔、任用人才的重要依据；是审核员工三龄一历的确信凭证；是事关员工退休、养老待遇等切身利益的主要依据。因此，加强人事档案管理力度、规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平都是解决人事档案工作现有问题的很好方法，这样不仅使得每一本档案都变成一本合格的人事档案，又能让这些合格的档案发挥出其最大作用，企业们又何乐而不为呢？endprint