档案工作中大数据框架构建及应用分析

文/黑龙江大学研究生学院 阎爽

档案工作中大数据框架构建及应用分析

文/黑龙江大学研究生学院 阎爽

随着科技的发展，信息化已经成为现代化社会的主要标志，尤其是大数据广泛运用的前提下，极大地提升了工作效率，对于档案管理工作同样如此。本文在分析档案管理与大数据特征的基础之上，从三方面提出了促进档案管理与大数据结合的措施。

大数据；档案信息化

一、档案资源与大数据结合的前提分析

（一）档案数据体量巨大。由于我国区域分布不均衡，各个档案馆的资源总量之间存在较大差异，部分大型档案馆的资源数据超过了TB级。结合此发展趋势，在未来发展中必将达到PB级甚至EB级。据统计，2011年，各级国家档案馆馆藏已达3.3亿卷，到2020年，馆藏将达到6亿多卷。如果加上企事业各类档案部门馆藏，将是一个海量资源库。当前，随着信息化技术的发展，越来越多档案馆正在逐步进行信息化建设或升级换代，提升信息化管理的能力。例如，郑州市档案馆不仅对内部卷宗开展了数字化处理而且计划将市内档案馆进行统一管理，研发共用的信息化平台，以提升全市档案管理工作的便利性。

（二）档案价值高，密度低。档案记录着各类历史信息与人文信息，是人类社会发展中宝贵财务，具有极高的价值，必须要得到足够的保护。然而，由于此类信息的特性，在实际运用中的利用率相对较少，即高价值信息的密度较低，而要将高价值信息挖掘出来或加以利用，则需要人力与技术之间的有效配合。

（三）档案资源种类繁多。档案管理不仅仅是常见的文本资料还有音频、视频、图片等内容，甚至还包括网页等日志文件，这些资源大多具有非结构化数据的特征，但是在转化为数字化信息过程中需要结构化的数据，这也是大数据过程中的主要特征，两者之前具有共同性也即具备了结合的基础，可以将之引入到档案管理之中。

（四）处理速度要求高。在运用大数据处理时，要求具备一定的工作效率也即运营速度要快，但是由于管理体制的影响，档案馆在此方面虽不如企业那般灵活应变，看似存在一定的制约性但不尽然，传统档案利用方式是被动等待用户来查找原始信息，给社会留下“故纸堆”印象。如果改被动服务为及时、准确的主动服务，这种主动服务不仅提供档案原始信息，还应提供BI、预测分析、内容分析、辅助决策分析等。

二、建立与完善大数据时代档案管理的措施

（一）打造网络平台，提升档案管理的信息安全。在信息化时代环境下，档案管理工作与大数据结合的基础在于建立一个连接用户与管理者的工作平台，便于双方的工作与联系。首先，要改进档案管理单位的信息化的条件，使之拥有相关的大数据平台。其次，基于大数据的特性将之与档案管理工作的要求相结合，并由此制定相应的工作与管理流程。再次，在信息化时代网络的安全性存在较大挑战，应在现有基础之上强化网络安全建设，避免因为外部因素或人为操作因素导致档案的丢失。

（二）建立有效的大数据背景下档案管理监管体系。当今，信息化技术与设备更新换代越来越快，在提升社会工作与生产效率的同时亦要求相关单位增加对信息化技术运用的投入。对于档案管理工作而言，企业与政府应当结合时代发展趋势增加相关技术与设备的引入，以改善档案管理工作的条件。同时，档案管理部门要积极提升档案管理的信息化水平，要加强档案管理人员对信息技术的掌握，加强对档案管理人员相关知识的培训和辅导，要不断扩充新的技术力量，做好大数据背景下档案管理的人才储备。

（三）强化大数据环境下档案管理的准入与管理机制。

就档案管理的对象而言，基本上面对的是智力劳动成果创造者群体，在当今各类信息很容易造假的前提下，档案管理部门应当进一步强化准入标准的建立与考核。同时，由于档案的重要性，不仅要求管理部门完善部门建设而且要建立岗位责任制，便于发生问题追究个人责任，以提升工作人员的责任意识。此外，还要强化安保措施建设，尤其预防黑客与病毒的侵袭，确保档案的绝对安全。

三、结语

综上所述，档案管理工作对于社会信息的管理优化至关重要，在以往纸质化的管理方式不仅增加了工作人员的工作量，而且造成了社会资源的极大浪费。在信息化与大数据快速发展的今天，档案管理工作的特征与大数据极为吻合，具备融合发展的前提。因此，相关企业与政府部门应当基于现在强化大数据环境下档案管理工作的升级，转变思路，引进相关技术与设备，提升档案管理工作的质量与效率。

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