档案管理中存在的问题及对策分析

2017-11-26湖南省核工业地质局地质矿产分析测试研究中心湖南省核工业技校孙春丽

办公室业务 2017年15期

关键词：企事业单位档案管理

文/湖南省核工业地质局地质矿产分析测试研究中心（湖南省核工业技校）孙春丽

档案管理中存在的问题及对策分析

文/湖南省核工业地质局地质矿产分析测试研究中心（湖南省核工业技校）孙春丽

档案的管理工作对企事业单位来说有重要的作用，通过对档案的管理，可以清晰准确地进行记录信息，以便对信息进行保存和再次使用。信息化时代对信息的需求量更大，档案的管理工作迫在眉睫。因此，企事业单位要重视对档案的管理，科学高效地解决档案管理问题。

档案管理；问题；措施

档案是记录凭证，档案管理的情况可以直接反映出单位的实际情况。档案管理工作的开展，有利于完整的保存各种重要信息，并能及时地呈现出来，可以说是企事业单位发展的窗口，促进企事业单位的不断发展。

一、档案管理中存在的问题

（一）档案管理工作往往被忽视。由于档案管理工作一直都不是企事业单位发展中的重点内容，甚至一度被认为是可有可无的工作，这就造成企事业单位在认识层面上没有足够的重视。这样一来，档案管理工作被看作没用的工作，逐渐打消了工作人员的积极性。在对档案管理中还存在这一种误区，认为档案管理就是把一些资料进行装订规整，对现实的工作没有太大的作用，认为档案规整后也不会再有人看。这种情况将对档案管理产生非常大的不利影响。由于认识程度的不够，实际操作中也不会重视，最终就算有岗位的人员想要做好，也无法完全标准化进行。

（二）档案管理硬件设备过于落后。我们在上面提到，企事业单位普遍对档案管理没有足够的重视，影响档案管理工作的开展。比如说有的企事业单位的档案管理中，档案随意存放，就算出现档案的遗失也不能及时的发现。还有的由于没有专门的档案管理配套设施，档案规整存放的过程中发生霉变和虫蛀的情况也不重视。这些情况都极大地影响了对档案的管理工作，造成档案难以进行再次使用。造成这种现象主要是没有相关的制度进行约束，不能形成制度化的统一管理标准。也没有相应配套的检查工作，档案管理逐渐随意化。由于档案室的分配不合理，对档案的管理过于随意，查找起来不方便。这些因素使得档案管理工作流于形式，不能切实地展开工作。

（三）档案管理人员缺乏专业性。通常情况下，档案都是设计面比较宽泛，包含内容多样化，在进行档案管理过程中有专业性、技术性方面的要求。这就造成档案管理工作对档案管理人员的业务水平和专业技能有一定的要求。但是企事业单位的大部分人员都没有相应的档案管理经验和技能，档案管理岗位的人员流动性强，不能持续地进行档案管理工作。有些档案管理人员还存在着侥幸心理，认为不认真进行档案管理工作也不会对个人利益造成什么影响，在进行档案管理中受随意性的支配，使档案管理不具有真实性和准确性。这对于档案管理工作的正常展开极为不利。

二、档案管理工作中问题的对策

（一）提高对档案管理工作的认识水平。要想做好档案的管理工作，首先要做的就是思想上的认可并付诸实际行动。企事业单位的相关领导要能够认识到档案管理的重要性，以及档案管理中出现的问题，并及时地进行调整，确保档案管理工作的顺利开展；档案管理的工作人员要有职业素养和责任心，学习新的管理理念，并应用到实际的档案管理工作中。这样既提高了自身的综合能力，又能做好档案管理工作，面对高层领导的不重视，可以提出自己的一些认识，并向相关的领导进行汇报，尽可能地引起领导对档案管理的重视，并获得支持。

（二）配备相应的设施，提供良好的管理环境。现今社会信息化产业的发展，计算机信息技术不断地应用到办公中。我们都知道，企事业单位的不断发展，数据和材料也在逐步地增多，传统的档案管理工作已经不能适应信息化发展的要求，所以必须要依托现代计算机信息技术进行管理，才能进一步提高档案管理的效率。企事业单位可以通过制定相关的管理制度，保证档案管理工作在制度化的基础下进行。

（三）提高档案管理人员的综合素质。档案管理人员的综合素质对于档案管理工作的展开情况也有重要的影响。因此，相关的管理人员要有学习意识和探索意识，首先认识到自己专业方面的不足之处，并能通过自我的学习不断的改进。档案管理工作以期达到社会发展对企事业单位的需要。现代科学技术的发展，以及计算机网络技术的发展，学习的途径也逐渐增多，只要自己能有一颗上进心，并寻求现代科技的帮助，一定会取得成效。职业道德修养是一个人在工作中首先应该具备的品质，对于个人的良好发展有重要的引导作用。企事业单位也可以根据培训内容进行考核，选择相对优秀的人员予以重用，提高员工的积极性和主动性。最后是人员之间的互相交流上，包括对档案管理工作以及学术上的问题的交流和探究，通过交流，完善自我，促进发展。