浅谈如何做好地震应急档案管理工作

文/国网松原供电公司 郝志勇 张艳波 韩兆婷

浅谈如何做好地震应急档案管理工作

文/国网松原供电公司 郝志勇 张艳波 韩兆婷

地震有着极强的突发性与破坏性，每一次的地震都会对我国人民生命安全、经济发展以及社会稳定带来负面的影响。吉林省松原市是八度高烈度区，是国务院和省政府确定的地震重点监视防御区。自2013年以来，吉林境内共发生3级以上地震40余次，最大地震是2013年11月23日在松原市前郭尔罗斯蒙古族自治县发生的5.8级地震。为预防和降低地震发生时带来的经济损失及维护社会安稳，国网松原供电公司深化档案安全应急处置管理，建立严格的突发事件防范和应急处置责任制，对地震发生的应急处理工作起到了重要的指导作用。

地震应急档案；档案管理；防震防灾

一、地震应急档案的重要作用

（一）凭证作用。地震应急档案作为真实信息的记载，是历史事实的真凭实据，并且具有一定的法律效力。相关工作人员利用地震应急档案中的真实记载进行查询研究、论证争辩以及处理问题，都是建立在地震应急档案具有真实凭证特点的基础之上，可信度非常高。地震应急档案所具备的真实凭证作用，实质上是其他类型的档案资料都具有的共同点，从这一点来看地震应急档案与所有档案存在着一定的共性。

（二）参考作用。地震应急档案在地震应急处理工作中发挥着重要的参考作用。地震应急档案作为地震发生的真实历史资料，不但发挥着研究的凭证作用，同样具有广泛的参考作用。由于地震应急档案是地震发生过程中自然形成的，内容真实且丰富，因此其发挥的参考作用真实且可靠。不同实际行动层面的应急工作形成了地震应急的基本工作面，不同专业的地震应急人员在发挥自己专业特长的同时，还应对地震应急档案中的真实资料进行分析。

二、做好地震应急档案管理工作的相关策略

（一）强调地震应急档案管理工作的重要性。在地震即将发生或是突然发生的情况下，相关部门需要紧急制定地震应急预案，其主要目的在于地震救灾救助，而这种防震防灾工作方案制定的科学合理性会直接影响地震应急管理工作的顺利开展。因此，要提高对地震应急档案的认识，意识到地震应急档案对地震应急预案的制定发挥的重要作用，从制度上去强调地震应急档案管理工作的重要性，为地震应急管理工作奠定基础。

（二）建立档案安全应急处置机制。为预防和降低各种自然灾害或人为的突发性公共事件引起的档案损失，国网松原供电公司按照《档案工作突发事件应急管理办法》，建立严格的突发事件防范和应急处置责任制。1.强化信息预警。与气象、地震、公安等部门实现信息联动，及时掌握有关灾害发生的信息、新病毒等信息。对将要发生的事件或已经发生的重大事件给出提示信息。2.强化全面防备。从思想、组织、措施、物质等各方面做好准备，应对突发性公共事件，最大限度地降低事件引起的档案灾害损失。强化工作人员危机意识，定期开展应急处理模拟训练。档案人员将存有重要档案资料磁盘提前备好，以方便转移携带。3.强化应急处置。建立应急处置领导小组，明确分管突发事件的领导，指挥部署档案救援工作。遇到火灾、水灾、雷灾等较大灾情时，档案工作人员立即向领导小组汇报，通知周围其他工作人员共同抢救重要档案，同时拨打消防电话及抢险电话，通知供水、电信、污水管线等相关部门进行抢险工作。及时与档案行政主管部门和上级公司汇报，按预先制定的预案实施，最大限度地减少灾害对档案的危害。事例说明：2013年10月31日11时03分，吉林省松原市前郭尔罗斯蒙古族自治县（北纬44.6度，东经124.2度）发生5.5级地震，震源深度8公里，11时10分，又发生4.9级余震，震源深度10公里。地震发生后，国网松原供电公司立即成立档案抢险指挥部，召开紧急会议，启动市县公司两级《档案工作突发事件应急预案》，统一安排部署档案抢险工作，由公司副总经理担任应急领导小组组长，全面组织档案室、档案存储系统、计算机房等设施损毁情况排查工作，随时做好应急物资和抢险装备，同时要求办公室密切联系松原市政府和地震局，掌握灾情发展的最新情况，减少因地震造成的档案灾害。档案管理人员将涉及企业发展、规划等涉密的档案备份上交省公司档案专业部门，将涉及民生方面的“十二五规划”等档案备份移交松原市档案局，总值人员以《值班报告》形式随时向省公司总值报告地震过程中人员、设备、档案等情况，最大限度地降低了灾害对档案造成的损失。本次地震对松原市、县两级供电公司档案资料未造成严重影响，这与该公司高效的档案管理模式和全面的应急处置机制是分不开的。

（三）做好地震应急档案信息化建设工作。随着信息化时代的来临，计算机网络技术日益发达，对地震应急档案的管理也应进行信息化建设工作，将地震应急的纸质档案信息完整无误地录入计算机系统当中，逐步完成电子化进程，在地震应急档案管理系统中将已录入的信息资料进行分类整理，能够有效提升管理与查阅的工作效率。此外，还可对地震应急档案信息化系统进行文件加密与实现网络共享，提升了地震应急档案资料的传送效率，在紧急情况下能够节省宝贵的时间。当然，建设完成的地震应急档案数据库要定期进行维护，不断更新地震应急档案资料，同时纸质化档案资料管理工作并不可完全丢弃，要做好双重保险，以防万一。

三、结束语

综上所述，地震应急档案作为地震应急预案与防震防灾工作的信息记录，为地震真正来临时的应急管理与防震防灾工作提供有价值的参考依据。通过做好地震应急档案管理工作，并且加强对地震应急档案进行分析与学习，掌握地震发生的相关规律，进而在地震发生时能够更好地保护人们的生命财产安全，维护社会经济良好发展以及社会环境的安定和谐。

[1]王洪梅.浅谈档案应急预案管理工作[J].山东档案,2014(06):33-35.

[2]胡艳艳,张元芳.浅谈如何做好地震应急档案管理工作[J].档案天地,2014(10):49-50+52.

[3]李艳波.浅谈如何做好地震科技档案管理工作[J].东北地震研究,2009(02):75-77.