加强档案的管理工作促进档案管理的规范化

2017-11-26中国太平洋人寿保险股份有限公司河北分公司张晓莉

办公室业务 2017年21期

文/中国太平洋人寿保险股份有限公司河北分公司张晓莉

加强档案的管理工作促进档案管理的规范化

文/中国太平洋人寿保险股份有限公司河北分公司张晓莉

作为一项服务性、政治性的工作，档案在现代化的今天扮演着越来越重要的角色，为企业制定工作计划、人事变动、经营策略制定等提供依据。对此，应当加强档案管理工作，使档案管理更加规范、标准、合理地落实，充分发挥管理作用，提高档案的使用价值。基于此，本文将着重分析和探讨如何强化档案管理，促进档案管理规范化。

档案管理；规范化；使用价值

随着社会主义市场经济的不断发展，档案工作的重要性逐渐凸现出来，尤其是在人力资源配置与优化的过程中，需要通过评定、晋级及提拔等一系列程序。为了保证档案具有较高的使用价值，保险公司应当将目光落在档案管理上，通过加强档案管理，使其能够根据企业档案应用需要及档案工作实际情况，有针对性地管控档案工作的各个环节，保证档案的真实性、有效性、完善性，以便公司能够参考档案，合理配置人力资源或制定经营战略，为公司长足发展奠定基础。

一、重视档案管理，促进档案管理规范化

回顾分析以往保险公司档案管理工作的实际情况，确定因档案管理与业务之间并不存在实质性的联系，加之信息利用程度不高，致使公司领导对档案管理的认识存在一定误区，认为档案管理仅是对材料的收集，保证档案信息完好，满足外调和查档需要即可。也正是因为此种认识，才使得领导没有亲自参与档案管理工作，相应的档案管理人员不足、资金紧缺、基础设施不配套等问题未能有效解决，严重影响档案管理的有效性。

而在公司档案工作越来越重要的今天，应当注意改变档案管理现状，促进其规范化发展。当然，要想做到这一点，首先就要提高公司领导对档案管理的重视程度。也就是公司领导及档案管理负责人应当深入了解档案管理的相关理论，重新认识档案管理及其重要性，进而根据档案管理实际情况，树立正确的、与时俱进的管理理念，并且制定档案管理目标，以便合理规划档案管理工作，实施档案管理责任制，真正将档案管理落到实处。

二、完善管理制度，促进档案管理规范化

考虑到保险公司无论是业务发展还是人才任用都需要有档案信息的支持，所以，为了保证档案信息的使用价值，在促进档案管理规范化之际，还要注意进一步完善档案管理制度。也就是对档案管理工作落实的实际情况予以分析，确定档案管理存在的问题，对比分析档案管理制度是否有效执行，以此来明确档案管理制度的不足之处。在此基础上，遵循“有法可依，有章可循”的原则，对档案管理制度予以完善，如档案归档制度、档案工作人员职责、档案保管制度等，进一步明确档案管理的方法、原则、范围、标准等，从而有效约束和强化档案管理工作，使之能够贴近公司档案信息应用需要，科学合理地管控档案信息收集、档案信息整理、档案信息分类、档案信息保存等环节，提高档案信息的使用价值。

三、培训档案人员，促进档案管理规范化

作为档案工作的主体，档案人员的专业水平、职业素质、工作能力等方面的高低在一定程度上决定档案工作质量的高低。为了保证档案信息真实、准确、完善，能够满足保险公司的应用需求，在促进档案管理规范化之际，还要注意加强对档案人员的管理，也就是详细了解档案工作人员的工作绩效、工作状况，指出档案工作人员的不足，进而树立终身学习的观念，积极开展继续教育，如专业知识培训、先进设备操作技能培训、素质教育等，以便档案管理人员整体水平得以提高，能够在岗位工作中灵活、有效地利用基础设施展开档案收集、分析、分类、整理、保存等工作，挖掘并且保持有价值的档案信息。

四、加强基础建设，促进档案管理规范化

档案管理是一项具有机密性、复杂性、繁琐性等特点的工作，在具体实施的过程中容易受到某些因素的影响，导致档案管理效果不佳。为了改变现状，促进档案管理规范化发展，还要注意加强基础建设，也就是立足于现代化档案管理，积极引用先进技术，如计算机技术、信息技术、网络技术等，根据档案管理实际情况及管理需要，合理规划档案管理平台，并且划分管理模块，如人员管理、设备管理、环境管理等模块，以便在此平台运作下，能够系统跟踪、分析档案管理，提出有效的管理意见，以此来优化档案管理工作，使保险公司档案管理规范化、有效化地开展。另外，还要对档案管理相关的基础设施予以检查，如计算机、扫描仪等，对存在故障的设备予以维修维护处理、对老化损坏严重的设备予以更新，对需要系统升级的设备予以系统更新处理等，以此来加强基础设施，满足档案管理应用需要。