试论信息时代的电子档案管理

2017-11-25天水农业学校谢兰

办公室业务 2017年19期

文/天水农业学校谢兰

试论信息时代的电子档案管理

文/天水农业学校谢兰

随着经济的飞速发展，互联网技术已应用于我们生活的每一个角落，在人们参与的每一个社会实践过程中都出现了许多电子档案。而电子档案的出现，是社会发展过程中的一个重要里程碑，是我们在处理事务过程中不容忽视的部分。因此，本文将主要从电子档案的特点出发，对电子档案的管理进行探讨，并提出相应的管理措施以促进其发展。

信息时代；电子档案；管理；探讨

我们生活在一个由互联网覆盖的时代，无论是在家中还是在工作中都已经离不开计算机，而很多企业与公司将计算机与信息技术相结合以研制出更多的产品来促进本公司信息产业的发展，由此便出现了电子档案。电子档案的含义是人们在工作的过程中借助计算机中的处理系统来保存某种具有价值信息的记录，这种记录形式与我们传统模式中纸质的档案不同，它的出现标志着人类智慧与科技的又一步提升，是一次质的飞跃。因此，作为一名集文书、教学、科研、基建、声像档案于一身的管理人员，笔者在实际工作中认识到电子档案的重要性，现就如何搞好电子档案管理工作谈谈自己的体会。

一、信息时代电子档案的特点

（一）查阅信息的简便性。在我国传统的纸质档案管理中，大多都是由专业的管理人员来负责，而这种管理模式存在着很多的弊端。例如，工作人员在查阅某一档案时，大量的档案让他们不知如何下手，导致工作人员产生厌烦心理，工作效率逐渐降低，不能使档案的作用充分地发挥出来。而电子档案的出现，让工作人员可以通过计算机快速地查阅到其所需档案，同时还能进行快速分类。

（二）电子档案的非直读性。与我国传统的纸质档案管理相比，电子档案具有非直读性的特点。它省去过去文字信息记录的方式，转而以数字代码的形式记录在计算机中。例如，在我们购买的磁带等物体中，我们无法直观观察出其中的内容，只能借助收音机这种载体将其展现出来。又如，光盘中记录的内容是由刻录机刻录而成的，也不能直观观察。除了这些之外，管理者还可以对电子档案进行加密处理，这样即使在有相同设备的情况下，若不对档案进行解密，也将无法实现对档案的查看。

（三）电子档案的依赖性。电子档案之所以具有很强的依赖性，是因为其元数据必须在文件信息中才能生存，否则除了文件信息就无法恢复到最初的状态。同时，电子信息对背景信息也具有一定的影响力。电子档案的传输需要借助互联网的传播才可成功，传输者不需要在现实生活中见面，但是对背景信息的要求则是需要传输者在传输前将其补充完整，否则将出现安全隐患。

二、信息时代电子档案的优势

（一）提高管理人员的工作效率。随着互联网技术的不断发展，计算机已经应用于各家各户，它对于我们生活发展的重要性可谓是举足轻重的。它的出现为管理人员归纳整理档案提供了方便，让管理人员不再为查阅某一资料而苦恼，减少了管理人员的工作负担，同时也提高了工作的总体质量和效率。

（二）增强了档案的保密性。在我国传统的纸质文档的管护和利用中，借阅档案人员在查阅文档时，尽管只需要文档中的某一内容，但是却将文档中的所有内容都查看到，这会导致文档的保密性的丧失。但是，信息时代电子档案的出现却克服了这一问题，它将文档中的内容以单件的形式展现出来，这样查借阅人员在查阅文档时便无法看到其他文档内容，提高了电子档案的保密性。

（三）减少档案的丢失遗漏现象。在我国传统的纸质文档管理中，管理人员经常会遇到将某一重要文件遗漏或丢失的情况，导致在最终提交档案时不合格，需要重新整理的问题。但是电子档案管理却有效地避免了这一问题，它以微机网络管理的方式对档案进行分类管理，而这种方式可以随时对档案进行更新和管理，弥补了传统档案管理的不足，为管理人员减少了大量的工作时间，提高了整体的业务水平。

三、信息时代加强电子档案管理的措施

（一）改革档案管理体制，制定统一管理标准。若要提高对电子档案的管理，首先应当保证电子档案与文件信息的统一性，使二者在发展过程中不产生任何冲突。其次是加强档案管理部门的责任意识，这需要将档案的管理纳入部门职责中，做到管理人员在管文档时的每个环节都符合要求。最后要加强档案管理部门人员对文件甄别的防范意识，保证接收到的每一份文件都具有原始性特征，符合电子档案的要求。

（二）保障电子档案的安全性。由于电子档案需要借助互联网才能实现其传播，而其文件亦是如此。其文件可以在不同的载体中存在和转换，尤其是在文件的字体等方面上，其内容完全可以由计算机中的复制粘贴功能实现，最终导致文件信息的安全性丧失。鉴于这一原因，管理人员也可以利用计算机的其他功能对信息进行加密和保护管理（例如可以将其设置为“只读”模式）。除了这些问题之外，由于计算机中的信息比较独立，使得在对信息进行修改及处理后管理人员毫不知情，因此，管理人员应当在接收到文件信息之后立刻将原文件进行保存，确保其安全性。

（三）加强档案查阅过程中的管理性。为加强对电子档案的管理，首先要对管理人员在查阅档案时的权限进行设置。对不同级别的人员设置不同的级别，并设置账号登录系统以确保其安全性。其次是要做好拷贝的提供与间收管理。相关技术人员应加强对电子档案管理的技术手段，避免管理人员在对文件进行拷贝时重复复制，不利于安全性管理。最后则是要对管理人员的使用状况进行监控管理。计算机系统要对各管理人员在使用过程中打开的所有系统进行监控，并随之生成有效的信息，以便今后查证。