基于办公自动化分析医院档案管理工作的改革途径

文/唐山市妇幼保健院 郭蕊

基于办公自动化分析医院档案管理工作的改革途径

文/唐山市妇幼保健院 郭蕊

本文通过对医院档案管理工作的现状进行分析，总结出在医院档案管理工作中存在着管理理念落后、管理方法传统，管理制度不健全、缺乏管理人员，工作效率低等问题，进而提出了医院档案管理工作的改革途径，从培养管理人员、建立办公自动化、提升工作效率等方面开展论述，旨在提升医院档案管理工作的工作效率，推动医院档案管理工作的改革进程。

办公自动化；医院档案管理工作；改革途径

一、医院档案管理工作中存在的问题

（一）管理理念落后，管理方法传统。医院档案管理工作是医院日常工作中的重要组成部分。随着互联网时代的来临，利用信息技术形成的办公自动化技术，也逐渐应用到医院日常管理工作之中，促进医院对自身管理工作进行了改革，但医院在对管理工作进行改革的过程中，并不是一帆风顺的。医院首先对档案管理工作进行了相应的改革，在改革中发现医院档案管理中存在着一些问题，影响医院档案管理工作的开展：其一，管理理念的落后，影响档案管理工作的进行。管理人员管理理念的落后，在对档案进行管理时，管理人员并不认同办公自动化对自身工作的帮助，仍旧用以前的档案管理方法进行工作，导致档案管理效果差。其二，一部分医院在开展档案管理工作时，仍采取传统的档案管理工作模式，这让档案管理工作在开展过程中，仍采取传统的纸质记录方式，这样不利于档案的保存，并且不易对医院档案进行查找，影响医院日常工作的开展。

（二）管理制度不健全，缺乏管理人员。医院档案管理工作在开展过程中，其管理制度的不健全影响医院档案管理工作的开展。管理制度的不健全体现在两个方面：其一，医院对档案管理方面。医院在对档案进行管理时，并没有对科室内的档案进行科学化的分类，档案在进行查阅时，极易出现错误。其二，医院档案管理工作在开展的过程中，由于没有明确的制度指导，致使部分员工的工作内容重叠，降低了工作效率。随着医院办公自动化管理的发展，一部分员工并不能掌握办公自动化的使用方法，医院也并不重视对管理工作人员的培训，导致答案管理工作无法顺利开展。

（三）自动化缺少，管理效率较低。在医院管理工作的开展过程中，利用信息化技术构建医院管理系统，但其并没有为医院档案管理工作构建办公自动化系统，导致在进行档案查找、检查等工作时，无法及时向档案管理部门传递信息，影响医院管理工作的开展。同时医院档案管理工作在开展过程中，由于并没有利用自动化系统帮助自身进行管理，使得档案管理工作的效率并不高。

二、医院档案管理工作的改革途径

（一）创新管理理念，改变管理模式。医院档案管理工作在开展过程中首先应转变自身的管理理念。在对管理理念进行创新的过程中，应结合医院的实际情况，创新自身的管理理念。在档案管理工作中应用办公自动化管理模式，减少对纸质档案的使用，并在这一过程中，利用办公自动化系统构建云端数据库，对档案进行保存，简化了工作流程，促进效率的提升。在改变管理模式时，应结合医院的实际经营情况与医疗情况，对档案管理方法进行转变，提升其工作效率。

（二）健全管理制度，培养管理人员。医院档案管理在形成办公自动化管理模式后，应健全管理制度，对档案管理流程与档案管理方式进行规范，工作人员按照流程工作，提升自身的工作效率。并且其管理制度在制定时，应合理规划档案管理工作人员的工作范围与工作职责，减少工作人员的工作重叠部分。增强档案管理工作人员的责任心，医院制定工作责任制，改正员工的工作心态。并且组织办公自动化培训，提升员工的操作水平，让工作人员可以熟练掌握办公自动化系统，进而提升自身工作效率。档案管理工作人员在工作过程中，也应充分发挥自身的主观能动性，利用互联网等信息渠道，丰富自身知识，提高自身的信息技术操作水平，从而促进档案管理工作的开展。

（三）建立办公自动化，提升工作效率。在建立办公自动化系统时，还应充分利用信息技术，对相应的档案进行分类、整理、归档等处理。建立相应的查阅系统，利用查阅系统对医院档案进行查阅，提升了档案管理工作的工作效率。同时在建立医院档案管理办公自动化系统时，应把办公自动化系统与医院管理系统相互连接，降低医院档案信息的延时性，促进医院管理工作的发展。档案管理自动化的形成，可以对档案进行统一管理，提升管理工作质量。

三、总结

总之，医院档案管理工作是医院管理工作中的重要一项。把办公自动化应用到医院档案管理工作中，转变了传统的管理理念，通过结合医院的实际情况，为员工制定切实可行的管理制度。同时医院加强展开对员工的培训工作，让员工熟练应用自动化系统，进行档案管理，提升了员工的工作质量，解放了传统的人力管理，降低了员工的重复工作，提升了工作效率，进而促进了医院的发展。

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