浅谈办公自动化与文书档案管理

2017-11-25重庆市酉阳自治县自然灾害预警预防管理办公室石若漫

办公室业务 2017年23期

文/重庆市酉阳自治县自然灾害预警预防管理办公室石若漫

浅谈办公自动化与文书档案管理

文/重庆市酉阳自治县自然灾害预警预防管理办公室石若漫

随着社会的不断进步，文书档案管理逐渐走向了办公自动化。办公自动化在文书档案管理中带来了很多好处，提升了工作人员的办公效率，提升了文件的传递速度，增强了电于文件保存的稳定性，解决了文书档案存储空间有限的问题。为了更好地推进办公自动化的发展，必须采取一些措施，促进文书档案管理水平的提升。

办公自动化；文书档案管理；应用；优点；问题

随着社会的不断进步，文书档案管理工作的作用越来越重要。在文书档案管理中需要运用自动化相关技术，自动化办公技术的运用，对促进档案管理工作的发展有重大的作用，对于一些重大问题的处理有着重要的意义。

一、推进办公自动化带来的好处

（一）提升工作人员的工作效率。随着计算机的不断运用，带动了办公自动化的发展，办公自动化建立在计算机的普遍运用的基础之上，计算机拥有强大的记忆能力和储存空间，从而能够更好地对文书档案进行科学化管理。在以往的文书档案管理工作中，需要人工对每一份档案进行收集，而且需要把这些纸质的档案定期进行归类整理，所需要的人力是很大的，而且随着时间增长，文书档案的储存上也会出现一些问题，所以对文书档案进行自动化管理是非常有必要的，办公自动化的运用，可以实现无纸化的信息数据管理，这样一来就可以在最大程度上提升工作人员的工作效率。

（二）提高了文件传递的速度。在日常公文办公中，可能会发生文件丢失的现象，而且在文件的传递手段上主要是通过邮寄，在传送时间上比较长，这样一来就可能造成文件的丢失，从而给文案管理工作带来了一些问题，通过运用计算机的办公自动化技术，可以直接通过计算机网络进行文件的传递工作，这样一来就可以在很大程度上缩短文件的传递时间。

（三）电子文件保存的稳定性更强。在传统的文书档案管理中，一般都采用纸张形式，而对于纸张的耐久性来说，主要是取决于纤维素的性能，如果纸张的纤维素发生了一些变化，可能会在文书档案管理工作中造成不可挽回的损失。而对于电子文件来说，和纸张档案载体想对比，电子文件材料更稳定，随着电子技术的不断发展，我们可以根据需求选定不同的电子载体，这些电子载体受到外部环境的影响较少，相对纸质载体来说更加稳定。

（四）解决了文书档案存储空间有限的问题。在文书档案管理工作中有一个难题，就是文书档案的储存空间问题，因为在传统的文书档案管理工作中都是以纸质形式进行保存的，所以需要的储存空间比较大，而通过办公自动化可以在最大程度上解决储存空间的问题，因为纸质档案可以转化成电子形式，计算机上有非常大的储存空间，这样一来就可以大量地进行文书档案的管理，可以为工作人员进行相关信息查询提供方便。

二、推进文书档案管理办公自动化的有效措施

（一）积极进行硬件建设，促使硬件环境的改善。随着社会的不断进步，文书档案管理工作自动化运用越来越重要，对于文书档案管理的自动化来说，主要依靠的是计算机等设备，所以随着文书档案的不断发展，加强硬件设备的建设对于促进文书档案自动化发展有着重要作用。另外只有在硬件建设上进行加强，改善硬件文书管理环境，才能够最大程度促进工作人员积极性，从而更好地运用文书档案自动化管理，促使文书档案管理工作水平不断提升。

（二）合理布局系统自动化内网与外网。对于文书档案自动化管理来说，保障文书档案信息的安全是非常重要的一部分，具体可以从两个方面来实现网络安全：首选可以设置路由器，通过设计路由器将被屏蔽的IP地址与服务等进行过滤，只选择可以进入的地址进入文书档案办公自动化系统，这对于文书档案自动化管理来说是非常重要的一部分。另外可以发挥防火墙的作用，实现隔离保护，通过防火墙的应用，可以在最大程度上提升文书档案信息的保密性。

（三）对文书管理工作人员进行相关培训。在文书档案管理工作中，办公自动化的运用越来越普遍，但是有一部分文书档案管理人员对于文书档案自动化系统软件运用上还有一些困难，针对文书档案管理系统软件使用的问题，可以对文书档案管理人员进行相关培训，通过培训可以快速掌握这种文书档案自动化系统的运用方式。