高校图书馆办公室PDCA循环管理研究

2017-11-25成都医学院图书馆易雪媛张沁兰

办公室业务 2017年23期

关键词：督查办公室图书馆

文/成都医学院图书馆易雪媛张沁兰

高校图书馆办公室PDCA循环管理研究

文/成都医学院图书馆易雪媛张沁兰

高校图书馆办公室是图书馆工作的沟通纽带，提高图书馆办公室管理工作的质量是当前图书馆可持续发展中不可忽略的议题。通过将PDCA循环管理思想融入办公室管理，寻求提升办公室各项工作的服务质量和管理水平的创新思维和新模式。

高校图书馆；办公室；PDCA循环

高校图书馆办公室作为重要的枢纽部门，是图书馆进行内外工作沟通、协调、处理的综合部门。高校图书馆办公室人员不仅是传统意义的办公室工作人员，同时也是教学科研人员，对其业务要求的双重性决定了高校图书馆办公室工作的复杂性与创新性。在图书馆面临巨大的转型变革背景下，创新图书馆办公室的工作模式、提高工作效率、提升馆员的综合能力，是推动高校图书馆创新发展的有效途径。通过对办公室业务进行细分与整合，借鉴优秀的PDCA管理理念，形成科学的循环管理模式，可以使办公室在图书馆总体发展目标下统筹规划，有助于各项工作目标保质保量地完成。

一、现代高校图书馆办公室的业务特点

高校图书馆办公室处于高校与图书馆的双重教育环境下，有别于普通的企事业单位办公室业务，其业务特点也决定高校图书馆办公室业务需要从多维角度进行思考，找到传统办公室业务与高校的教学科研要求的平衡点，其业务特点主要有以下三点：

（一）规范的章程制度。高校图书馆办公室有与图书馆管理相匹配的科学管理规范。办公室系统的工作流程和人员的工作行为都是在高校统一的员工管理制度之下执行。一般都需要建立规范的、科学的、系统的适用于高校馆员的办公室制度。

（二）建立文化保障。图书馆在高校校园文化建设中起重要作用，办公室在对外形象宣传和工作环境氛围打造中都需要渗透文化。文化建设可以更好地激发馆员的使命感、归属感和责任感，使全馆充分凝聚。办公室需要烘托起正能量的宣传氛围，通过运用各种宣传工具，倡导、引领馆员和读者进行文化熏陶，继而形成与图书馆文化相匹配的共同价值观，为宣传校园文化增加强大的宣传、引导作用。

（三）培养专业人才。为了更好适应图书馆发展的需要，提高办公室的综合管理能力，重视办公室人员的综合素养培养与管理，是人事管理的基本途径。图书馆的人才培训主要从外训和内训两种方式进行。以内训为主，外训为辅，内外结合的培训方式展开。鼓励成员进行内部培训，互相学习，在提高部门凝聚力的同时，加强沟通交流的主动性。

二、高校图书馆办公室工作面临的困难

（一）等级制度导致沟通单向性。高校图书馆办公室作为统筹管理综合性的职能部门，存在着一定的形式主义。由于存在行政隶属关系的特殊位置，等级制度客观存在。各业务部门对馆里决策的了解趋于片面和单一，易造成了沟通的单向性。容易形成有话不敢说，有事不敢问局面。如此便容易导致图书馆内部交流不活跃，信息壁垒严重，极易使矛盾处于累积效应。

（二）馆员工作缺乏创新。图书馆办公室受高校管理政策和传统的图书馆层级制度影响，办公室各项业务基本都是依循管理，按部就班，很难出现工作的创新。办公室工作人员缺乏创新思维，局限性大。办公室的工作复杂繁重，很多馆员往往身兼数职，但是在物质与精神方面却没有相应的激励机制。这就导致办公室人员实际工作与心理有落差，易产生松懈的工作态度，造成个人发展和办公室整体业务能力的停滞不前。

（三）缺乏业务系统培训。办公室人员需要定期接受岗位专业技能培训，其中包括提高职业素养和岗位能力的培训，掌握有效的沟通技巧、提高协调组织、人际关系能力的培训，进行专业礼仪、良好职业形象的培训，以及公文写作、会务管理、日常事务处理、应急突发事件处理等技能的培训，做到“一专多能”。但是目前多数馆员是直接上岗，“以干代学”，没有接受系统培训。

三、图书馆办公室的PDCA循环管理模式

PDCA循环即质量环，是管理学中的通用模型，由美国质量管理专家戴明博士广泛推广和运用于持续改善产品质量。PDCA循环体现了全面质量管理的科学程序，适用于一切循序渐进的管理工作。PDCA循环就是将事项按照策划（Plan）—实施（Do）—督查（Check）—评审—改进（Action）的顺序循环连续进行。每项任务完成后及时进行评审和总结，用前一个循环的成果推动后一个循环工作的开展，未解决的问题放到下一个循环中，及时调整实施办法。借鉴PDCA循环管理模式，将其运用到图书馆办公室管理中，可以将办公室管理按照“思路策划（Plan）—业务实施（Do）—制度督查（Check）—方法更新（Action）”循环链式的方式推进，前后衔接、环环相扣地推进办公室的管理创新。

（一）思路策划。思路的改变决定后期的计划和行动，只有创新工作思路，变被动为主动，主动补位，勇于挑战，牢固树立“主动服务”的理念，才能使后期的计划更符合工作目标的达成。一是树立主动作为、目标管理思路。服务工作变被动为主动，提高服务的主动性。馆内重大事项由办公室统筹，制定严格的工作计划，形成包括前期业务学习、制定进程表、沟通协作、汇报制度等在内的完整工作过程控制体系。工作进程中与各部门保持密切沟通，并及时汇总遇到的困难。每项大型业务完成时总结出现的问题和疏漏，并备注总结，形成经验，以便于今后更好地推进工作，并为其他类似工作提供借鉴。二是树立优质服务、素质提升思路。通过主动作为变一般服务为优质服务。办公室工作的优质服务不仅体现在办文、办会、上传下达等科学、合理方面，更体现在推动决策的科学性方面，不局限在固有传统思维上，做到能办大事、敢办难事、善办新事，通过变被动服务为主动服务，主动沟通、协调各部门。通过优质服务不断完善部门业务，同时通过服务反馈与经验吸收达到部门人员素质提升的效果，使部门业务人人会，馆内事务理得清。做业务多面手，关键时刻能顶得上。

（二）业务实施。在业务实施过程中牢牢把握工作目标，保证业务进程能按照计划进行。一是计划管理、有效控制。办公室根据图书馆年度目标和短期目标制定计划，明确方向，有效控制。按工作任务的轻重缓急和时间要求，按年、学期、月和周分别拟定计划，通过定期的部门会议明确时间、落实到人，每人知道该“做什么”。在执行计划，实施任务过程中，关注事态发展，预测出现的困难，提前进行干预，解决“怎么做”。定期反馈任务执行情况，督查计划实施结果与原定目标的差距，查找原因，分析问题，寻求“怎么办”。二是流程闭环、持续推进。每项业务的结束可以作为下一项业务开始的起点，不断总结经验教训，借鉴优秀的工作方式，层层推进工作能力的提升，推动办公室各项业务不断完善。

（三）制度督查。各项工作的效果评价需要有效的制度进行督查，以保证工作质量和督促下一次工作更加完善。在制度督查中，一是要依法依规，符合实际。办公室在统筹馆内各项制度的同时，必须与高校大政策符合，在此背景下制定符合图书馆实际情况的督查制度，各项制度应该具有可操作性、适应性、普遍性，做到有据可依，落实到位。二是以评督管，强调落实。馆里各项决策能否落实到位，一定程度上取决于督查工作的力度与质量。办公室把督查工作视为义不容辞的责任，积极促进督查工作有序、有效进行，保证馆里决策得以贯彻落实。采取调研检查、随机抽查以及公示曝光等措施，维护督查工作的严肃性、真实性和公正性。定期对工作人员履职情况进行督查，对现场发现的严重问题，当面指出，及时纠正，事后跟踪。

（四）方法更新。通过不断的计划、实施、评价，可以有效推进办公室的工作方式创新。一是统筹规划、人本服务。树立全局服务理念和“以人为本”的理念，首先是以读者为本，坚持把读者的需求当作服务第一要素，围绕这个中心开展服务，把服务做细做实。其次是图书馆内部服务，不仅要协调好上下的关系，将上级的指示传递给各有关部门，督促执行各项决议，也要协调好各相关部门工作的共同推进，让每个部门、每个员工都发挥自身的作用。二是以文辅政、突出思想。办公室工作“无文而不立”。办公室根据目标任务，在政策领悟、全局统筹上加大学习力度，深入了解图书馆发展现状，准确把握工作方向，逐步形成文点其旨、文尽其意、文达政通，以文辅政，突出思想性。三是以干带办、着眼执行。办公室工作综合全局，协调各方，承内联外，履行办公室综合协调管理职能关键是实效。对职责以外但没有部门抓或职责不明的工作，要义不容辞地承担起来，保证各项工作全面推进。四是科研导向、学做融合。日常思考工作与科研的融合点，将科研作为部门任务，在忙于大量事务性工作的同时，把理论学习和学术研究摆在首位，坚持从工作中发现规律，在实践中寻找理论。