立足档案收集做好事业单位干部人事档案的管理工作

文/新华报业传媒集团人力资源部 贺武征

立足档案收集做好事业单位干部人事档案的管理工作

文/新华报业传媒集团人力资源部 贺武征

新形势下事业单位各项改革措施的深度推进对干部人事档案管理工作提出了更高的要求。虽然档案管理工作涉及收集、审核、整理、保管、转递、统计、利用等多个环节。但档案收集环节无疑是整个档案管理工作的起点、重点和难点，也是干部人事档案能否有效服务于事业单位改革的关键。本文以国家印发的相关法规为依据，针对档案收集实际工作中存在的难题，探讨严把档案收集关口、夯实基础数据的重要性，从而切实推动档案管理工作的发展。

干部人事档案；档案收集归档；开发；利用

一、事业单位干部人事档案管理和收集工作的相关规定

根据新形势、新任务的需要，为继续充实、完善干部人事档案内容，中组部于2009年7月再次印发了《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号，以下简称《新规定》）。《新规定》共分五章四十二条，提出干部人事档案的归档工作应遵循真实、全面、及时、规范的原则，明确本法规的适用范围，国有企业和事业单位的干部人事档案材料归档工作需参照执行。《新规定》进一步明确了对各种材料进行归类、鉴别、审核的程序，为确保公道正派地选人用人提供全面真实可靠的档案信息，为维护干部合法权益提供了可靠依据。

二、事业单位规范开展档案材料收集工作的困境

（一）干部人事档案材料收集不完整，真实性和完整性不强。外部社会环境的剧烈变化和各种改革制度的试行，以及工作人员流动加大给档案收集工作带来了很多难题，很容易导致收集不全。就事业单位内部而言，和国家规定接轨的相关人事档案收集归档制度显然有些滞后，难以按照《新规定》的要求实施。在现存的干部人事档案材料中，反映个人初始学历、工资变动、职称评聘、党团组织等材料比较齐全，而反映个人培训经历、工作能力、技术专长、健康状况等方面的材料较少，评价材料形式雷同、套话空话较多，满足不了选拔使用人才的实际要求。

（二）干部人事档案材料收集时效弱，现实性和动态性难以维护。要维护干部人事档案的现实性，就要求尽可能全面地收集多方面的人事档案材料，使得档案能够综合反映干部的各方面情况。事实上，每份干部人事档案是始终处于运动变化状态的，即使已经建立了干部人事档案，但这并不代表收集整理归档工作的结束。

（三）工作人员专业性不强、档案收集工作缺乏延续性。由于干部人事档案工作的基础性和琐碎性，使得工作人员往往努力很长时间却看不见工作成果，再加上事业单位对人事档案管理的重要性缺乏足够的重视，造成档案工作职责不明确、推诿扯皮现象明显。现实中，档案工作人员的变动也比较大，大部分工作人员属于兼职，档案工作被当作副业，面对繁琐而时效性强的档案收集相关具体催收工作，常常难以应付，有的只好敷衍了事。

三、加强事业单位干部人事档案收集工作的几点思考

从以上具体规定和实践困境来看，干部人事档案的建立是一个循序渐进的过程，非常琐碎。如果在实际工作中，不能按照《新规定》中界定的档案材料归档范围和要求来完整地收集文件资料，就不能形成完整、科学、系统的干部人事档案。

（一）健全收集制度、加强收集意识、建立收集网络。根据《新规定》的要求，单位必须根据自身机构和工作特点，健全干部人事档案材料收集归档制度。干部人事档案的管理部门应健全各类材料的移交和转递制度，根据工作经验制定出具归档时间要求和所履行手续，并通知相关材料生成单位严格执行，任何组织与个人不得以任何理由积压、滞留应归档材料。各级分管领导必须对档案收集工作的高难度予以重视，加强指导和督促。

（二）重视档案的利用反馈信息，持续循环改进收集方式。干部人事档案的价值要在利用中才能体现，也是档案管理中最富有活力的环节，但是，过分强调档案的利用而忽视基础，又会使档案管理工作没有后劲。其实，两者是相辅相成的关系，档案的收集作为基础工作可在利用过程中得以不断发展完善。人事档案的管理部门可以面对外部受众开放档案的利用，为他们提供积极互动、热情互助的查阅服务。

（三）加强档案人才队伍的稳定与培养。档案工作人员是档案管理和服务工作的主体，所有档案收集和管理工作都要靠档案管理人员来完成，这是一项专业技能很强的工作，需要稳定的专业人才来支撑。档案材料的收集归档工作就是基础起点和技术难点、重点所在。因此，只有坚持立足档案收集，打好基础、练好内功，才能富有成效地做好干部人事档案的管理工作，从而为单位各项事业发展提供积极准确的信息服务，推动各项改革的顺利实施。

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