试论大数据时代背景下的人事档案规范化管理

2017-11-25泉州市规划勘测研究院吴端玲

办公室业务 2017年23期

文/泉州市规划勘测研究院吴端玲

文/泉州市规划勘测研究院吴端玲

随着市场经济的快速发展，科学等技术得到了快速的发展。21世纪，我们迎来了大数据时代，信息技术的应用使得处理以及其他相关工作都变得便捷化。而人事档案管理工作是一项数据信息繁多、内容复杂的工作，传统的人事档案管理工作大都依靠人工去整理、归档和保管，当下，随着人事档案信息量的逐渐增多，传统的人工方式已经不能满足当前的工作需要。

大数据时代；人事档案管理；发展对策

在当前大数据的时代，在便捷人们生活和工作的同时也给人们带来新的发展机遇。大数据的处理模式给新时期人事档案管理工作的优化提供了全新的发展路径。但是在我国，大数据处理模式在人事档案管理中的应用还具有明显的滞后性。运用新时期的发展元素改革人事档案管理方式是未来规范人事档案管理工作的必要途径。只有科学运用大数据时代的技术水平，才能从根本上提高人事档案管理工作的效率，优化人事档案管理工作流程。本文以此为研究背景，针对传统人事档案管理工作中存在的诸多问题，并结合当前的大数据信息处理理念，对人事档案的进一步规范化管理提出科学的发展对策。

一、传统人事档案管理工作存在的问题

（一）对人事档案管理工作缺乏重视。在当前人事制度改革的过程中，人才的流动与应用给人事档案管理工作带来很大的难度，传统的人事管理制度并没有给予人事档案管理工作应有的重视。这种疏于管理的问题延续多年，在一定程度上制约了人事档案管理工作的发展，而很多领导在任期间也没有将档案管理工作纳入日程，认为档案管理工作无足轻重。相关的人事档案管理工作也忽视了人事档案管理的重要性，导致在档案整理、分类以及保管等工作也缺乏一定的规范性。这些情况都降低了人事档案管理工作的效率。

（二）人事档案管理手段单一落后。就传统的人事档案管理工作而言，很多企事业单位在人事档案归档和管理过程中，大都保持人力手工整理和归档的方式，人员信息也需要进行自主录入。保管的方式还是依靠纸质存放的方式为主，没有合理应用当前的信息技术和科学技术手段。相对国外发达国家来说，我国的人事档案管理手段相对单一和落后。这大大降低了人事档案管理工作的发展效率，繁琐了人事档案处理流程。

（三）管理人员的综合素质不高。传统的档案管理重视度不高，为其安排的档案管理人员多数是没有人事档案的专业素质和管理经验，很多档案管理工作人员年龄偏大，对数据化管理工具和方式不甚了解，仍然采用传统手工记账的方式进行档案管理，甚至很多企业采用兼职的方式进行人事档案管理。纵观我国整体人事档案管理行业，具有专业化、高素质的管理人员很少。除此之外，在人事档案管理方面，人事档案管理人员工作的积极性也普遍不高。对于当下人事档案的管理缺乏创新和优化意识。管理方式和管理理念也比较古板。

二、大数据发展背景下人事档案规范化管理的对策

（一）加强对人事档案管理数据化工作的重视。新时期，企事业单位的人员流动速度越来越快，人力成本也越来越高，在对人员进行高水平管理过程中也要积极提高对当前人事档案管理的重视。做到人事档案高效化科学化发展。具体要积极转变领导人员和相关工作人员的工作态度，转变工作人员的管理意识。加强对档案管理的重视。与此同时，要积极学习和引用先进的数据化管理模式，首先可以通过建立数据库的方式将档案进行数据化管理，并在此基础上可以通过档案影像化的方法实现档案无纸管理，这就有效地提升了档案管理效率和管理水平，真正实现人事档案数据化管理。

（二）优化人事档案管理工作手段和流程。在当前大数据时代的发展背景下，各种信息技术和多媒体技术的快速发展，为人事档案管理工作的优化提供了技术手段。当前的人事档案管理工作要积极引入相关多媒体设备和信息技术。同时工作人员也要积极对于人员信息的录入和保管进行信息化处理，运用计算机进行云服务输入和保存，不仅大大提高了人事档案管理工作的效率，同时也保证了人事档案的安全性和稳定性。

（三）提高管理人员的综合素质。人事档案管理人员是提高档案管理工作的关键因素，在大数据时代发展背景下，人事档案管理人员也要积极提高自身的综合素质，汲取大数据时代的优秀处理模式和档案管理方法。同时，企事业单位也要加强对高素质专业化管理人员的培养。为管理人员提供技术培训和学习的机会，帮助他们掌握新时期最先进的档案管理理念。只有站在时代发展的角度，拓展人事档案管理人员的思维和视角，才会更好地促进案管理水平的提升。