医院办公室档案管理工作的实践与思考

2017-11-25山东省枣庄市精神卫生中心孙福国

办公室业务 2017年23期

文/山东省枣庄市精神卫生中心孙福国

医院办公室档案管理工作的实践与思考

文/山东省枣庄市精神卫生中心孙福国

医院办公室档案主要由公文转化而来，担负着各级公文分类、转递归档以及医院重大事件、重要活动的记录、归集、整理等，是医院档案管理的重要内容，是医院改革与发展的历史见证和有效记载。随着“互联网+”时代的到来，医院办公室档案的形式和作用也发生了明显变化。

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医院办公室档案是医院在行政、医疗、社会活动过程中形成的具有一定历史和保存价值的材料。医院办公室档案主要包括公文的收集、归纳、整理以及医院重大事件、重要活动记录等。随着“互联网+”时代的到来，医院办公室档案形式日趋电子化，作用也日趋重要。

一、医院办公室档案的特点

当前，医院办公室档案主要还是以纸质形式存在，但随着信息化时代的到来，上级下发或转来的一些公文、其他资料往往以传真、邮件等形式传达，而医院以医疗等业务为主，因此使得办公室档案具有综合多样性、管理交叉重叠和日趋电子化等特点。

（一）综合多样性。办公室是综合部门，负责上传下达，也同时具有督导、催办、收集、归档等职责。因此，办公室档案包涵内容很广，既有党务方面的文件，又有政务方面的文件，还有医疗业务等方面的文件，同时，还包括重要会议、重要活动和重要事件等视频影像记录，它是医院档案管理的重要组成部分，具有串联索引的作用。

（二）管理交叉重叠。医院管理档案的部门很多，除办公室外主要有人事部门、医务部门、科教部门、后勤部门、医保部门等，可谓是“九龙治水”各显其能。而很多文件、事件、活动是同样的，这就造成档案管理的交叉重叠。

（三）日趋电子化。现在办公室的档案主要包括纸质档案和电子档案两种，虽然这有利于信息的保存，但也给档案管理工作带来了一定的难度。纸质文件经过收集、整理、归档，它的内容及形式一般不会发生较大变化，人们对于原始资料还是比较容易辨认的。而电子档案具有传送方便、节省的特点，但其保密性不像纸质档案那样安全，这就要求我们对电子档案管理要一定进行加密，并且要不定期进行检查或改变密码，而且要注意加强备份，以防出现意外造成文件流失。

二、医院办公室档案管理存在的主要问题

（一）管理混乱。由于医院管理档案的部门较多，而医院办公室是综合部门，负责文件的上传下达，是很多文件的中转站，在文件归档问题上往往存在“争议”，有时甚至造成该归档的文件流失，以致造成医院资源的浪费和工作的混乱。

（二）督导落实不到位。办公室在处理文件或办理重大活动时，由于需要协调很多部门，这就要求办公室要严格按流程或制度办文、办事。但在实际工作中，由于办公室人员较少，办公室事务性工作、繁杂琐事较多，而管理档案的人大多是兼职，对文件的办理有时存在流程“缩水”的问题，甚至于出现“虎头蛇尾”，造成文件办理“中止”。

（三）人员素质有待提高。医院办公室人员大多是临床医生或护士“转型”而来的，文字水平相对较低，档案管理意识相对薄弱，对其作用更是认识不到位。这就造成对档案只是保存而不利用，造成了档案资源的严重浪费，致使办公室档案的利用率远远达不到应有的效果。

（四）档案存放不到位。由于医院一切以医疗业务为主，行政办公本来就很紧张，导致存放档案的地方比较有限，而医院人事部门往往需要专门存放档案的地方，办公室的档案往往只能是“龟缩”在办公场所的一个角落。这就造成大量的档案无法进行存储，甚至可能导致丢失的问题。由于办文过程的不规范，有时出现问题各个部门则会相互推诿，不能界定具体科室或者个人的责任。

三、如何提高医院办公室档案管理水平

（一）归档要明确。医院办公室是医院上传下达、沟通内外的“中枢神经”，该管的要管，其他部门不管的也要管，这样有时造成办公室工作“顾此失彼”。作为办公室工作的“弱项”，档案管理就要做到及时正确“归位”，划清责任归属，分清归档任务。对于一些归属其他部门存档的文件，办公室只需要建立档案“索引”就可以了。

（二）督导落实要到位。办公室工作要做到杂而不乱、有条不紊，这就要求办公室工作人员尤其是负责文字档案管理的人员要“胸中有丘壑”，制定科学的办文流程，严格按制度办文。对于文件的最后归档，要督促有关部门及时收集、建档，在办公室建立“备份索引”的基础上，检查落实相关部门的文件存档。

（三）提高档案工作人员素质。尽管办公室工作很忙，也一定要安排专人负责文件等的收集、整理和归档。更重要的是，要加强对档案管理人员的培养，可以通过档案专业知识培训、外出学习等形式提升档案管理人员素养，切实解决办公室档案管理混乱的问题。同时，要强化服务意识，配合相关部门做好档案的编研、整理工作，充分发挥档案的最大价值。

（四）提升档案管理信息化水平。在“互联网+”大背景下，传统的档案管理模式已无法适应办文、办事的需求，无纸化办公及电子技术的普及亟须档案管理科学化、信息化。为此，我们要借助信息技术平台，把医院各个部门管理的档案进行“合并”归档，用计算机储存检索医院的各种门类和载体的档案，这样就解决了档案管理“九龙治水”的问题，也解决了档案无处可存的问题。