自媒体时代电子文件归档方式分析

王庆龄

自媒体时代电子文件归档方式分析

王庆龄

现如今，多媒体的出现使信息的传播快速普及到人民群众当中，媒体可以记录当下时代的社会风气与特征，信息管理中档案保存的工作应及时完善，电子文件为许多企业当中信息的管理工作提供便利。媒体是电子文件归档的重要组成部分，推动信息管理工作走向科学化管理的道路。

媒体时代 电子文件 归档

现代社会的经济与科学技术在不断地发展更新，档案管理工作的进行相比于之前出现了更多的问题，在工作初期如果没有将电子文件归档工作做好的话，到后期工作上就会出现更大的漏洞。归档文件可以将信息来源与信息储存工作清晰地划分开来，电子文件的归档在信息管理工作当中占有非常重要的部分，它具有证据价值，是发生问题时解决纠纷的基准。

一、自媒体的概念

（一）电子文件的归档方法

在档案管理工作当中，电子文件归档至关重要，自媒体是当下社会比较流行的信息传播渠道，正在向大众群体普及。电子文档归档的方法有逻辑归档和物理归档两种。逻辑归档是通过网络的连接将文件转移到其他部门，但是在转移当中单纯只是将文件的逻辑地址转移，实际上，相关部门只有查阅的功能，并不能彻彻底底的掌握文件，所以，一旦发生意外导致电子文件销毁，其中的内容也会一并销毁，由此看来，逻辑归档的方式并不能从根源上将电子文件转移，无法掌控文件的实际操作权。另外一种方法是物理归档，物理归档是通过将文件传输的方式将文件储存在载体上移交给档案管理相关单位，是连同电子文件的物理位置一起转移，通过载体将文件完整无误地转移发送到相关部门，这种方法更加的完整，使档案部门抓住了对文件掌控的实际操作权。相比于逻辑归档，这种方式更为大众所认可，保持了电子文件的完整度，也从根源上避免了一些意外的发生。

（二）自媒体与电子文件之间的关联

网络信息资源在迅速地增长，有很多互联网用户自己成立社交网站，使网络信息资源更具有随意性，信息来源广泛且纷杂不一，此时应该正确的判断有利信息进行归档，主观和客观地去判断网络信息的价值。自媒体是电子文件归档的信息来源，现在化信息技术在不断地发展，电子产业融入到生活中的各个角落，人类全面的进入信息化时代，企业当中的智能越来越受人们应用。自媒体时代在社会当中覆盖面甚广，通过网络传播，这些有价值的信息便成为电子文件归档的来源，在生活当可以作为证据存在[1]。

二、自媒体时代中电子文件的归档方法

（一）准确无误的操作登记

相比于之前的信息管理，现有的电子文件时代改善了过去的纸质信息化时代存在的种种问题，旧时代的纸质文件具有更改性和复制性，这种方式极易造成文件的真实性损伤，而现在的电子文件恰好解决了这一问题，电子文件的备份并不能从根源上更改控制权和实际操作权，要想将电子文件归档，就必须将实际操作权一起转移，由此可以看出电子文件在归档时需将稳健的载体一同转移，相比于纸质文件更具有安全性和保险性[2]。

（二）加强开发电子文件

电子文件是档案资源的重要组成部分，而只有将资源合理的运用才会对社会的发展起到帮助作用，传统的纸质文件技术不能满足现代化人类的工作需求，我们需要将更多的科学技术融入到电子文件的归档当中，积极地去挖掘电子文件信息资源，为社会经济的发展做贡献。且现在化信息技术在不断地发展，电子产业融入到生活中的各个角落，人类全面的进入信息化时代，企业当中的智能越来越受人们应用，更应该将这种电子文件加以研究开发，让电子文件归档的方式被更多地人们运用，有效地推动社会经济发展。

（三）结合实际情况将文件归档

每个电子文件都应结合实际情况采取正确的归档方式，部分重要的电子文件应该及时归档到信息管理部门中，将其统一规范，如果数据不统一，就会造成数据纷杂，一旦脱离原有的系统，就会造成损失。现如今，国际上已经推出统一对多媒体互动信息的储存标准，但只是少量的企业应用这种归档方式，且电子文件的归档一定要仔细登记，准确的记录储存流程[3]。

三、结语

综上所述，自媒体时代将传统的纸质文件改善成现在的电子文件，使信息的现代化管理上升新高度，促进了社会的发展，随着时代的进步，电子文件的归档越发的受到档案管理工作人员的重视，档案管理工作是一项长期的工作，自媒体在不断地革新，而档案管理人员应该不断地更新自己的工作方式，尽快融入到新时代的发展当中，用优良的专业技术面对工作；加强对电子文件的开发与创新；结合实际情况对每个信息资源进行归档，将其统一规范，避免不必要的损失。随着社会在不断地进步，企业当中大量的信息资源不断地涌现，电子档资源会越来越丰富，对于档案管理人员来说，将已归档的电子文件发挥其最大的作用，合理的运用起来才是最正确的做法。档案管理相关部门应该与互联网部门紧密合作，将电子文件数据发挥出它的价值。

[1]余杰．网络信息资源归档研究[D]．武汉:华中师范大学,2016(06)．

[2]张玉．自媒体时代电子文件归档方式研究[J]．山西档案，2015,04(04):85～87．

[3]黄新荣,王晓杰,庞文琪．网络时代电子文件归档方式研究——兼论逻辑归档的可行性[J]．档案学通讯,2014,02(05):49～53．

（作者单位：深圳市联鑫达档案用品有限公司）