事业单位人事档案纠纷及档案管理的新策略分析

2017-11-25杨丽

长江丛刊 2017年15期

杨丽

杨丽

个人的生活学习经历以及日常的工作表现都会真实反映在人事档案中，而人事档案又是各个企事业单位在人才选拔过程中的重要依据。就事业单位来讲，其对于人事档案管理的重视程度越来越高，各项管理规章制度也逐渐开始完善，然而由于人事制度在不断对进行改革和深化，因而其中还有一些问题存在着，时常引起人事档案纠纷，而文章就将针对这一部分内容进行研究，阐述新的一些管理策略。

事业单位人事档案纠纷档案管理新策略

一、关于人事档案纠纷分析

主要的人事档案价值有两个，一个是原始性，一个是唯一性。然而从现阶段的实际情况出发，存在一部分的人为了将更大的、更多的经济利益和社会利益获取到，不惜利用人事档案管理中的漏洞，重新建档，地域这样一种私自建档的行为是违背了档案唯一性、真实性原则的，极有可能发生一人多档的情况，紧接着便会扰乱原有的档案管理秩序。

（二）关于死档、弃档和遗档

所谓死档是指劳动者将自己的户口和档案一并放在人才市场上，由于长时间没有打理，误了缴费的时间而形成的；所谓弃档是指劳动者自己将档案抛弃的行为；还有一部分的劳动者在工作变动后没有及时的到档案办理处去完成变更手续，一旦档案管理的时间过了便成为了遗档。

（三）关于失档

一般而言，失档是因为档案管理工作者在正常工作中发生失误，出现疏漏造成的，诸如：在档案转移时并没有在相关法律法规的遵循下，按照正常的转移渠道或方式进行档案的转移，使得有一部分工作者的档案被遗失。一旦档案遗失便意味着个人信息丢失，紧接着当事人的求职以及社会事务都会受到严重影响。

（四）关于假档

所谓假档是指当事人为了获取更多的经济效益或社会效益而采用非法手段对个人信息进行篡改或捏造的行为，以致最终反映在人事档案中的信息与实际情况是不相符的。众所周知，事业单位都是在人事档案的参考下选拔人才的，因为保证档案信息的原始性、真实性是非常重要的，这是因为失真的档案信息不仅会影响到事业单位的利益，还会影响到当事人的利益。

二、档案管理新策略

（一）推行信息化建设手段

科技的发展，经济水平的提升，信息化技术已经应用到我们生活、工作和学习中的各个方面，在信息化背景下，若依然使用着传统的手段进行人事档案的管理显然不合时宜，此时我们需要与时俱进，不断进行管理方式和管理理念的更新，结合自身经验，引进先进的管理技术，诸如：信息化管理技术。在事业单位中有逐步强化信息化管理系统的建设力度，才能够在计算机技术的充分利用下，提升人事档案管理的效率和质量。基于此，我们首先要做的是将人事档案管理者召集起来，宣传信息化管理的必要性，并听取他们的一些建立，从单位的实际情况出发，选择最适宜的管理软件，以此来逐步提升事业单位中信息化管理人事档案的水平；随后还需要针对具体的人事档案管理情况，将一个完备的信息化查询系统构建出来，单位中的任何一个人和部门都必须设置访问权限，只有相应的管理人员才有权在网络平台的应用下了解和查询相关人员的人事档案记载信息；最后为了确保人事档案查询的准确性和便捷性，应当在允许的范围内公开个人信息档案。

所有数据采用SPSS19.0软件进行单因素ANOVA分析，每个处理3个重复，结果以“平均值±标准误”来表示。当P＜0.05时，认为有显著性差异，并进行Tukey's多重比较。

（二）构建专业的人事档案管理团队

众所周知，人事档案工作本身具有明显的保密性、业务性、服务性以及政策性等特征，因而具备一支专业的、高效的人事档案管理团队是非常有必要的，而这需要从提升人事单位内部人事档案管理工作者的综合素质开始。首先在人事档案管理工作者选拔环节，对于应聘人员的专业素质、职业技能以及管理知识储备等提出要求，还需要对他们是否具备较高的管理意识、管理责任心、作风以及政治可靠性等进行考察；随后选拔人才介绍后，合格的人员应当进行上岗前的培训，此时需要定期对他们进行业务和思想意识的培训工作，要求他们必须掌握最先进的管理技术和管理理念，此外还需要足够重视管理工作者日常的工作和生活状态，给与足够的关心和帮助，以确保他们能够将更多的积极性和创造性投入到管理工作中；最后最为人事档案管理者，自身也必须具备主动学习的意识，不断去认识和掌握先进的一些管理知识和管理理念，以使自身的管理技术水平得到提升，因为只有良好的管理技术，才能够有效的进行人事档案的管理工作，才能够有效避免人事档案纠纷的出现。

（三）合理利用各种管理资源

在事业单位中所实施的人事档案管理工作，其实质上属于一种封闭式的长期性的管理内容，其所反映的是我们国家党组织以及各级政府职能部门工作的具体情况以及所开展一些重要活动等，由于其中所记载的一些活动是需要保密的，因而人事档案资料应当交由党组织统一进行管理，，以防有消息走漏或扩散的问题出现。加之现阶段人事管理制度在事业单位中不断进行着深化和改革，相应的增加了各种档案信息资料记载的内容，以致在不断提升档案服务要求以及作用要求的同时，还对传统形式上的封闭式档案管理提出了新的挑战，具体而言就是其必须在新形势下进行改革和创新，以适应时代与社会的发展。因而在具体的人事档案管理中，合理地对各种管理资源进行利用是非常有必要的，首先需要保障的是人事制度和人事档案管理接轨的有效性，因为只有更好的向人事管理工作提供服务，才能够实现人事档案资源的最大化利用。

对于当前国内整体的人事档案管理有所了解的人都知道，如今的人事档案管理的各种功能正在慢慢被弱化，这便要求我们在管理中需要不断对对档案管理的作用进行强化，诸如：对于一些涉及到国家或单位组织机密性文件的档案应当采取封闭式管理手段，以防泄露信息；若是对于一些与机密无关的个人档案，则在保密的基础上应当适当放宽信息公开的条件，有助于开放式管理信息档案，有助于当事人更清楚自己的档案信息记载内容，在一定程度上还能够起到对不良行为的约束作用。

（四）逐渐完善人事档案内容

随着事业单位的不断改革和深化，基本落实了全员聘用制度，而这这样一种符合现代社会发展的改革背景之下，我们需要不断的对人事档案中的内容进行补充，如：事业单位对于员工的岗位合同、聘用合同、员工考核以及工作协议等内容都应当如实的反映到人事档案中，并且在改革深化中需要不断对这些材料进行补充与归档，尽快实施动态人事档案管理制度。除此以外，那些能够对员工的个人素质进行反映的信息，诸如：专业技术资格、文化程度、进修情况以及继续教育状况等都必须如实的记录到人事档案中。

（五）建立和完善现代化的规章管理制度

对于事业单位而言要想保证人事档案管理工作的有效性、完整性，避免有人事档案纠纷出现，就应当将各项规章管理制度建立出来并逐步完善。我们认为各项规章管理制度的建立都应当从实际情况出发，科学编制出管理制度来，并且管理工作者也必须严格遵循相关管理制度进行人事档案的转移、接收、查阅以及保管等工作，只有满足管理科学性、规范性的要求，才能够从根本上防止出现人事档案纠纷。