论大数据时代高职院校档案管理中的问题与对策

2017-11-25达州职业技术学院陈玄

办公室业务 2017年23期

文/达州职业技术学院陈玄

文/达州职业技术学院陈玄

大数据时代的到来，高职院校档案管理工作面临档案管理观念落后、档案管理人员素质欠缺，资源种类偏一、校史文化研究缺位，基础设施差、信息化水平低等主要问题；需要从增强改革意识、提高人员素质，加强校史文化研究、丰富资源种类，完善基础设施建设、提升信息化水平等方面采取措施，以促进高职院校档案事业健康发展。

大数据时代；高职院校；档案管理；问题；对策

大数据时代的到来，高职院校档案管理工作面临许多新的发展机遇，同时也面临许多新的问题与挑战。根据《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，高职院校档案管理工作要善于抓住大数据时代所带来的发展机遇，创新档案管理工作思路，提升档案服务水平，以推进高职院校档案事业健康发展。

一、大数据时代高职院校档案管理面临的问题

（一）档案管理观念落后，档案管理人员素质欠缺。在档案管理工作中，不少档案管理人员对大数据背景下档案管理工作的新特点、新要求认识不到位，工作责任心不够，改革创新意识薄弱。高职院校部分档案人员中存在未将档案资源进行归类整理、未按规定时间入库等工作不规范的问题，这导致档案资源的缺失。同时，部分档案管理人员角色错位，认为档案资源的收集、储存工作是配角，以致出现档案管理工作懈怠现象。部分档案管理人员的档案专业素质欠缺、认识不到位，责任心不强、工作缺乏热情、管理经验不足，专业、能力欠缺，不能适应大数据时代对高职院校档案管理的新要求。档案管理人员平时忙于日常事务，思考问题少，更不用说创新工作；对重大项目的档案管理需要领导或上级单位指导才能完成，尚不具备独立处理档案管理相关业务的能力。同时，随着高职院校办学规模的扩大，高职院校档案管理工作任务日趋繁重，档案管理人员严重不足，而新进档案人员素质参差不齐，加之兼职档案人员变动频繁，这对档案管理工作也造成了一定的不良影响。

（二）资源种类偏一，校史文化研究缺位。随着我国高等职业教育的大发展，高职院校办学规模不断扩大，档案资源数量不断增多，种类越来越复杂，加之大数据背景下对档案管理工作提出了新要求，导致档案管理中的问题也越来越多，突出问题之一就是档案资源库管理的资源种类偏一。由于专业众多，档案经费有限，档案管理中存在“三少一多”现象，即实物档案资源少（特别是对收藏类、荣誉类资源过少）、档案资源音像制品少与历史发展资源少；而纸质类资源多，特别是文学类、教师教学类资源过多，导致档案资源库出现资源过度偏差的现象。

（三）基础设施差，信息化水平低。由于办学经费严重不足，高职院校的档案硬件建设薄弱，根本不能适应大数据时代档案管理工作发展的需要。如一些高职院校的档案管理办公室面积较小，条件过于简陋，无法安装大型精密的档案资源柜，致使档案管理工作成本上升，更谈不上学校博物院、展览馆等，与设立现代化的大数据档案管理要求相距甚远。不少高职院校的档案管理工作尚处于建设初期，对档案管理工作信息化的重要性认识不到位，对档案管理工作缺少创新理念，再加上学校的经费少，导致学校的档案管理信息化水平低。

二、大数据时代高职院校档案管理的对策

（一）增强改革意识，提高人员素质。中共中央办公厅、国务院办公厅颁布了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号），我省也制定了《四川省国家档案管理办法》，对档案事业建设进行了更加明确的规定，并提出了具体实施的办法，这为高职院校的档案管理工作规划出完善的发展格局，在政策上为高职院校档案管理工作的现代化发展提供了保障。大数据时代的到来，高职院校档案管理工作会发生深刻的变革。深入了解“十三五”期间档案工作的发展趋势，积极适应社会和科技发展对高职院校档案工作的新要求，对高职院校的档案管理工作进行改革与创新，包括对学校档案管理体制、档案管理工作方式的改革，采用新型化的管理模式，以促进大数据背景下档案管理工作建设的新局面。

（二）加强校史文化研究，丰富资源种类。“十三五”时期，力争做好校文化历史博物馆的材料收集工作，建立大型的网络校园文化历史博物馆展览平台，积极地筹备博物馆展览建设工作，改进校文化历史博物馆内档案资源缺少的现状。努力将高职院校文化历史博物馆建设成一个教师爱岗敬业、学生奋发图强、毕业生回味的具有文化历史的教学基地。师生通过对学校建设初期的现状进行了解、对现阶段校园文化历史进行分析、展望未来学校发展趋势，可以极大地激发师生热爱学校、积极学习与工作的热情。

（三）完善基础设施建设，提升信息化水平。完善的档案管理工作制度是档案管理创新的基础，有了完善的档案管理工作制度，档案工作才有章可循，这对提高档案管理人员的工作效率，促进档案管理工作的发展非常必要。特别是将《高等学校档案管理办法》全面落实到学校的档案管理工作中，做好档案资源的分类、收集、保管，确保各种档案无任何缺失，实现档案管理工作的统一管理，促进高职院校档案管理工作的规范性。