职业院校学生档案管理的问题及对策研究

2017-11-25烟台市普通话培训测试中心于伟海

办公室业务 2017年23期

文/烟台市普通话培训测试中心于伟海

职业院校学生档案管理的问题及对策研究

文/烟台市普通话培训测试中心于伟海

对于职业院校来说，学生档案管理工作在校内起着重要作用，但很多职业院校在学生档案管理的实际工作中，都存在着一些问题。职业院校应该从丰富档案内容、建立健全档案管理制度入手，宣传学生档案管理工作的重要性，让学生档案真正地实现信息化管理，同时提高档案管理人员的信息化应用水平，加强教育培训，才能促进职业院校学生档案管理工作实现新的发展。

职业院校；学生档案；管理

一、引言

职业院校的学生档案管理工作，主要是记录学生在校期间的生活、学习等各方面事迹，也是学生步入社会后，工作单位对其任用或者考核的主要凭证。当今社会竞争日益激烈，毕业生临近毕业时普遍拥有双向选择的机会，职业院校的学生档案就是给毕业生与社会一个双向选择的依据，起到非常重要的作用。目前部分职业院校管理人员对学生档案的管理意识较为薄弱，工作程序简单且不规范，毕业生放弃档案的现象越来越多。这种情况跟现在的社会改革与学生就业情况均不相适应，因此，研究职业院校学生档案的管理工作，促其规范化与科学化，让学生档案管理工作既能够适应社会的发展，又能更好地为学生服务。

二、职业院校学生档案管理中存在的问题

（一）部分学生档案内容不全面。多数职业院校在进行学生档案管理的时候，没有明确学生档案的范围与要求，没有及时记录反映学生素质变化的内容，不利于学生的全面管理。学生档案内容主观评价较多，客观评价较少，甚至有时只是班主任或者校领导的一句批语而已，没有进行全面的客观评价，这就使得学生档案实用价值不高，不能够满足社会或企事业单位对于人才的选择需求，导致部分用人单位对学生档案的重视程度不高。

（二）档案管理制度不够完善。学生档案管理没有一个统一、详细的管理制度，基本上按照原先流传下来的老办法，缺少与时俱进的标准，难以使学生档案材料尽善尽美。在整理档案方面，缺乏科学的管理制度，在保密、管理、核对等工作中显得不规范。管理制度不完善，主要是在工作方法上有很大出入，有的学生档案是按照入学年度进行编制的，有的则是按照专业进行编制的，没有一个规范的方法，虽然短时间内影响不大，但是时间一长，没有一个目录，也没有一个统一的页码编排，甚至有一些档案袋都没有密封，导致学生档案管理混乱。

（三）档案管理人员素质不高。职业院校学生档案管理人员，真正科班出身的很少，很多人员是兼职做这项工作，专业性不是很强，自身业务能力或许不符合当前工作要求，主要表现在档案记录、档案传递等方面，没按照规定及时完成有关工作，造成部分重要档案内容缺失。

三、职业院校学生档案管理的对策

（一）丰富档案内容。在学生培养方面的目标，主要是技术性人才，其档案内容也应该接近实际的动手能力，如职业资格证书或者技术等级。在学生档案中增加诚信内容，将学生纳入社会诚信系统之中，让他们意识到自身信誉的重要性，有助于形成整个社会的信用理念。学生在校期间如果出现作弊或者受到处分的事情，都应归入档案。职业院校学生就业压力大，很容易出现一些心理问题，这对心理健康教育又提出了要求，通过对学生的心理健康检查，建立心理素质档案，了解学生的心理特点，有针对性地制定相关目标与方式，能有效提高学生的心理素质。在学生档案之中，提供一些客观的评价材料，也能让工作单位对学生有一个相对准确的评价。

（二）建立健全档案管理制度。良好的制度是档案工作的基础，职业院校要根据自身实际，建立规范的档案管理规章制度，让学生档案能够及时整理、收集、装订、传递等，每一个环节都能紧密相连，逐步实现学生档案管理的标准化与规范化。

（三）要提高档案管理人员的业务水平。主要有两个办法：一是管理人员需要在主观方面对于自身工作有着充分的认识，对于国家档案管理政策与学生工作有着深刻的了解，熟悉整个工作流程，积极发挥自身主动性，研究学生档案管理在新形势下的特点，从而维护档案工作的真实性。二是职业院校应提供档案管理人员继续学习的机会，通过在岗培训、攻读学位等方式，及时掌握学生档案管理工作动态，补充专业知识，提高业务水平，使自身知识结构与业务水平能够跟上社会的快速发展。