高校学生档案管理现代化的实现路径研究

2017-11-25武汉职业技术学院吕扬

办公室业务 2017年23期

关键词：高校学生现代化档案管理

文/武汉职业技术学院吕扬

高校学生档案管理现代化的实现路径研究

文/武汉职业技术学院吕扬

学生档案管理是高校当中一项非常重要的工作，在现代科技高速发展的今天，怎样切实推进档案管理的现代化进程，继而提升管理效率，成为每一个管理人员需要积极解决的问题。

学生档案；档案管理；现代化；路径

一、高校学生档案管理中出现的问题

（一）观念问题。因为高校学生数量众多，档案管理工作一直都是一项十分复杂的系统性工作，所呈现的工作量十分庞大，而且经常会有错误出现。在日常管理工作当中，高校领导以及档案管理部门工作人员并没有对档案管理的相关工作作出足够的重视，导致工作进程停滞不前，无法呈现出良好的效果。

（二）问题解决能力较差。随着我国高校在学生档案管理方面工作逐渐朝着现代化的方向发展，必然会跟传统管理形式当中的纸质档案管理形成一定的冲突。相当一部分高校没有做好对两种方式做出良好衔接的准备，而且没有对电子文档的格式作出统一的管理，继而使得档案管理工作的难度进一步提升，形成较大的管理漏洞。因为在现代化转型的过程中会耗费大量的人力、物力以及财力，所以有很多高校还是以纸质档案的管理方式为主，并没有切实利用电子档案。就目前的实际情况来说，自带档案已然成为一种比较普遍的现象，这也就导致了各种问题的出现。例如学生没有按时将档案上交，甚至将自己的档案丢失，致使学生档案的真实性受到怀疑，导致档案工作不具备应有的严肃性。除此之外，档案管理工作不够规范和统一的情况也普遍存在，管理部门在档案收集、归档以及管理的过程当中显得十分混乱。

（三）资金问题。在实施高校档案管理工作的时候，各个环节都需要有一定的资金投入，例如管理队伍的培养，以及各种软件的升级等。而因为在观念上不够重视，高校在档案管理工作方面的资金投入较低，给档案管理的现代化革新进程形成了阻碍。

二、高校学生档案管理的现代化实现路径

（一）管理理念的树立。就目前教育事业的发展情况来说，档案管理的现代化发展已然成为目前教育事业改革的必然趋势，对档案管理理念的革新则是档案管理工作实现现代化的重要前提。就这一方面来说，传统管理模式之下的管理人员在思维上还显得比较保守，在管理工具的应用等方面也显得比较滞后。作为一名高校档案管理工作人员，需要积极做到与时俱进，对自己的管理理念加以革新，将更为积极的服务形式作为主体，将档案管理工作的功能和作用良好地发挥出来。与此同时，还需要积极加强对档案管理相关法律法规的宣传，让学校领导等全校工作人员在意识上对档案管理更加重视，积极推动其现代化的发展。

（二）管理人员的培养。高校相关管理人员应该积极利用各种渠道提升对档案管理宣传的力度，逐步实现档案管理人员在观念上的转变和革新，继而更为充分地意识到对档案管理工作实施现代化处理的重要性。高校在对档案管理人员加以聘用的时候需要提高要求，对档案管理部门加以完善和优化，对每个工作人员所需要承担的工作职责加以明确，积极引入大量具有良好综合素质的专业人才，继而利用各种各样的激励措施和政策来避免人才的流失。作为一名高校档案管理工作人员，在保证自身具备工作基本素质的前提之下，还要全面掌握相关的专业技能。在日常的工作当中，高校领导需要积极利用多种多样的形式针对全体档案管理人员作出专业知识和技能的培训，对他们的理论知识结构加以优化和更新，提升专业技能，利用这样的方式实现档案管理团队的专业化。

（三）管理技术的优化。高校需要将现代计算机技术积极地融入对学生档案管理的工作当中，例如档案信息的检索和审计等，逐步形成档案管理的微机化。将计算机作为媒介，对其容量大的特点加以利用，继而实现对学生档案高效存储，同时让工作流程得到简化。与此同时，要对信息量不断地拓展，继而确保各个方面信息更为顺利地传输。需要针对不同类型的档案作出全面、客观的分析，继而不断地优化档案管理技术，利用融合现代高新科技的现代化设备，让档案信息具有较强的长效性以及安全性。校领导要积极在档案管理工作方面加大投资，积极引进先进的设备，同时对管理系统当中的各种软件作出及时的更新。继而实现在更短的时间之内对学生各个方面信息的准确查找，在降低档案管理工作人员工作负担的同时，让管理工作显得更加规范化和高效化。

（四）网络技术的应用。在高校档案的现代化管理当中，需要对各种现代高新科学技术加以充分利用，例如通信技术、网络技术等，让档案资源能够逐步形成多方共享的形式，继而实现异地查询的功能。这样能够大幅度降低工作人员的工作量，同时简化录用程序，让工作效率得到大幅度提升。除此之外，还能够增加学生档案使用人员的数量，实现档案资料的完善和优化。