信息化背景下企业档案利用服务的研究与探索

文/西南电力设计院有限公司档案管理中心 卢宇飞

信息化背景下企业档案利用服务的研究与探索

文/西南电力设计院有限公司档案管理中心 卢宇飞

企业信息化建设进程的推进对企业档案工作提出了更高的要求，信息技术的进步对于企业档案工作来说，既是机遇也是挑战。面对新的形势，只有转变管理理念，提高人员素质、开发档案资源，加强档案编研、创新服务方式，变被动为主动，才能让企业档案工作跟上时代步伐，充分为企业生产经营服务。

企业档案；信息化；档案管理；档案利用

一、引言

“企业档案是企业生产经营、管理活动的综合反映和历史记录，是维护企业合法权益的重要依据和凭证”。伴随着信息技术进步以及企业信息化建设进程的推进，以被动提供档案利用服务为主要方式的传统企业档案工作已经难以满足企业档案用户的利用需求。面对新形势，企业档案工作者应当更新管理理念，创新服务手段，挖掘档案资源，研究与探索信息化背景下企业档案利用服务的新模式。

二、企业档案利用服务的特征

（一）综合系统性。不同于传统的一对一查找的利用方式，企业用户在工作中产生的档案利用需求往往具有分散性，经常是针对工作中某一环节需求，综合系统地查阅与这一主题相关的档案，不仅涉及面更广，查询信息量更大，对于档案管理及提供利用的工作水平也存在更高的要求。

（二）内容多样性。由于企业档案在实际工作中并不局限于保存价值和凭证性价值，而更偏重于现实利用价值和情报性价值，其来源于企业实际工作中的各个环节，包括财务档案、人事档案、工程档案、荣誉档案等多种档案门类，覆盖全面，内容丰富。

（三）高效及时性。随着企业管理水平的发展提升，在经营过程中对档案利用服务的高效及时性也有着极高的要求，其不仅要求档案的收集整理环节完整、及时、准确，而且也要求档案检索利用工具操作便捷，浏览利用等过程高效及时。

三、信息化背景下企业档案利用服务的走向

（一）利用服务由传统走向现代。企业档案信息化工作的推进，在丰富档案信息资源的同时，也使得文书档案一体化管理模式更为成熟，相对于传统的手工操作而言，信息化背景下的企业档案的信息服务功能更加凸显，利用者可以通过线上浏览或者完成借阅申请流程的服务方式完成利用工作，这不仅改变了传统的人工服务方式，实现了档案信息资源的利用与共享，也可以提高档案工作的效率，充分利用现代信息技术满足利用者的需求。

（二）利用需求由共性走向个性。企业档案的利用受众主要是企业内的相关人员，其管理主要以面向企业内部用户的需求为导向，以服务于企业生产经营活动为主要目标。因此，企业档案利用需求要尽可能与企业生产实际相符合，才能满足源于企业内部用户的个性化需求。对于企业档案工作者来说，在信息化背景下，完整、准确、及时地提供信息服务是最基本的要求，在此基础上还需根据不同阶段产生的利用需求，深入挖掘档案资源，尽可能地满足多元化的利用需求。

四、企业档案利用服务的研究探索

（一）转变管理理念，提高人员素质。信息技术的进步为档案利用服务水平的提高奠定了坚实的基础，在此背景下，档案管理人员不再是库房管理人员，而是具备了信息技术及综合管理水准的高素质复合型人才；档案管理的目标也不再是“重保管，轻利用”而是管用并重。作为新时代的档案工作者，必须用现代化科学技术武装自己，以信息技术为引领，更新知识结构，增强服务意识，提高管理水平。

（二）开发档案资源，加强档案编研。企业档案编研及挖掘工作是开发利用企业档案资源的重要手段，随着企业的发展，企业档案资源激增，这就使得企业档案工作者根据企业生产实际和利用者需求进行档案资源挖掘工作变得尤为重要。只有对企业档案资源进行及时收集、系统整编、综合编研才能真正加工出满足企业现实利用需求的档案编研成果。而且只有充分利用富有特色的档案编研成果才能让企业档案工作摆脱传统的简单加工、单一利用的服务方式，充分为企业生产经营服务。

（三）创新服务方式，变被动为主动。在传统的档案利用服务工作中，档案管理部门往往“重保管，轻利用”，缺乏主动服务的意识，大多是被动提供服务，而借助现代信息技术，为高效便捷地利用档案提供了有利条件，企业档案可以更充分地发挥自身的价值。在这一背景下，企业档案工作者要尽可能地创新多样化服务方式，开展多元的档案利用服务模式，围绕企业的各项工作变被动为主动，尽可能为利用者提供最好的档案利用服务，达到理想的档案利用效果。

五、结语

“企业档案来源于企业，又服务于企业，档案利用工作的根本目的就是为企业创造经济效益”。信息技术的进步对于企业档案工作来说，既是机遇也是挑战，企业档案工作者必须在切实做好档案基础业务的同时，更新管理理念，创新利用模式，借助现代信息技术加大对档案信息资源的开发利用，提高档案工作在企业中的地位，更好地服务于企业各项工作。

【本文系2016年度国家档案局科技项目计划“企业数字档案馆规范化建设及开发利用”（批准号：2016-X-04）系列研究成果之一】

[1]邵金利.浅析现代企业档案的利用服务[J].机电兵船档案,2014(2):3-6.