新形势下如何做好企业档案管理工作

2017-11-25天津泰达电力公司刘伟

办公室业务 2017年23期

文/天津泰达电力公司刘伟

新形势下如何做好企业档案管理工作

文/天津泰达电力公司刘伟

企业档案主要指的是企业的生产、运营以及管理等活动中形成的各类具有保存价值资料的总和，其对于企业的生产经营管理有着极为重要的意义。然而在市场经济时代的档案管理模式已难以满足新形势发展的需求，所以企业必须要采取有效的档案管理方法来不断提高档案管理水平，让企业能够更好更快地发展。

新形势；企业档案；档案管理；内容；方法

一、转变理念，加强组织领导

第一，在新形势发展背景下，企业领导人员应当正确意识到档案管理是企业管理的重要内容，其在很大程度上影响着企业的经营发展，所以必须要对该项工作予以充分重视，在企业重要议事日程中纳入档案管理工作，并将档案管理和其他工作一同部署，形成齐抓共管的良好局面。第二，应当加大宣传档案管理的工作力度，充分利用视频、网络以及宣传栏等途径来进行档案管理的宣传，并且组织企业工作人员学习《档案法》和相关典型案例，让企业员工都能够正确认识到档案的应用价值，并提高其档案意识。除此之外，还可以运用宣传方式和各种舆论媒介将国家颁布的档案工作相关的政策、方针以及法律法规等向员工进行宣传，并且也向其宣传企业的档案管理制度，建设一个良好的档案宣传氛围，让全体企业工作人员都能够对档案管理予以重视，让其能够主动配合档案管理工作的开展，将需要归档的资料及时上交。

二、完善制度，规范档案管理

完善的档案管理制度是确保企业档案管理工作高效运行的重要前提。第一，企业应当结合企业档案管理情况，对现有档案管理制度进行积极改进，并对档案借阅、归档以及保管等工作进行规范，并对相关档案岗位职责进行明确，防止相互推诿情况出现。第二，对档案管理绩效考核体制进行完善，将档案管理业绩与工作人员薪资待遇相挂钩，将干部任免和人事聘用制度挂钩，以不断规范化档案管理工作。第三，加强监管企业档案管理的工作力度，采取不定期和定期检查的方法，在第一时间内发现档案工作中所存在的问题，并予以解决，以提高档案管理质量。

三、积极创新，转变服务理念

我国大多数企业沿用重藏轻用、被动服务的传统模式。通常很少会将心思放在企业档案信息的开发以及利用率的提高上。在新形势下，企业档案管理工作人员应当要树立起主动服务的理念，并积极参与到企业的生产与经验过程中，全面掌握企业档案利用的需求，从而有针对性地对档案服务的内容、形式以及范围进行策划与设计，并有计划地开发、转化以及加工电子文件信息资源，将档案制作成信息产品来为用户提供服务。第二，在确定信息服务方法时，不但要将用户利用信息的需求考虑在内，建设一个信息利用平台，而且还要有效调整需求，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，运用现代化技术来把专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务。第三，提供跨时间、空间的服务，让用户能够远程完成档案操作。

四、增加资金投入，完善档案设施

要想确保档案管理工作的高效开展，完善的档案设施是关键，并且这会在很大程度上影响企业档案资源的利用和档案的安全保管。所以在新形势下，企业应当要增加对档案管理的资金投入，设置专项费用，以有效完善企业档案管理的设施，确保档案管理工作的高效进行。第一，结合《档案法》规定，设置单独的库房来作为档案库房，且尽可能避免在办公楼底层设置档案库房，防止档案被偷盗。第二，需做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防高温等工作，以确保档案资料的完整性。所以企业要配备有防盗门、吸尘器、红外线报警器、灭菌机、专门的库房恒温恒湿设备等。此外，还需要配备打印机、计算机、扫描仪等现代化管理设备，逐步提升企业档案信息化管理水平。

五、开发资源，发挥档案价值

在过去的企业档案管理中，通常仅仅重视档案的管理，而忽略了开发与利用档案，而实质上，档案管理的最终目的是档案的科学开发与利用，所以，企业要科学开发档案资源，将其价值发挥到最大化。第一，企业要明确档案管理的服务方向。档案管理主要是服务于企业的生产与经营，所以，在开展档案工作时务必要切实围绕企业的经济建设，并与企业档案工作目标相结合，将服务重点凸显出来，以有效提升服务质量。第二，应当大力应用现代化信息技术，设立企业电子档案室，构建起企业档案数据库，且进行及时更新。不仅如此，还应当开发专门的档案资料检索工具，给用户对信息查阅与检索提供便利。第三，还要合理拓宽档案服务范围，实现档案服务社会化。将自身企业以及系统之外的有关潜在用户当作企业档案的潜在服务对象，在严格遵守国家有关政策法规的基础上可以给潜在服务对象提供档案服务。其中，档案社会化服务主要包括两种：有偿服务与无偿服务。有偿服务包括了企业业务咨询、对外技术服务、技术转让等内容；无偿服务主要指的是只产生社会公共效益的档案资料。在新形势下开展企业档案社会化服务，不但能够将档案管理的人文性彰显出来，而且还可以给企业树立起良好的社会形象。