浅谈如何提升烈士陵园档案管理效率

2017-11-25四平市烈士陵园管理处赵一光

办公室业务 2017年23期

关键词：烈士陵园陵园工作效率

文/四平市烈士陵园管理处赵一光

浅谈如何提升烈士陵园档案管理效率

文/四平市烈士陵园管理处赵一光

随着社会与科学技术的不断发展，人们的生活与工作也较之早前有了巨大改变，而档案管理工作亦深受此影响，随着社会对档案管理工作要求的不断增加，使得传统的档案管理方式已然无法满足当代企业的发展需求。

烈士陵园；档案管理；管理方式

对烈士陵园的档案管理工作而言，优质的管理水平不仅能有效促进档案管理工作效率的提升，同时能最大限度地满足社会发展的需求。对此，烈士陵园的档案管理工作，应务必完善工作的方式方法，以确保档案管理工作的有序开展。

一、当前烈士陵园档案管理存在的问题

（一）档案管理工作人员的素质有待提升。随着时代的不断发展，现代社会对档案管理工作的要求也越来越高，相应的也对档案管理人员提出了更高的要求。然而，目前国内大多数烈士陵园的档案管理人员，其文化程度与专业素质并不能满足时代发展的要求。甚至有部分档案管理人员，在信息化与科学化全面普及的今天，仍旧不懂得如何运用电脑，或缺乏相应的专业知识。此外，由于国内针对文书档案信息进行研究与开发的专业人才并不多，从而导致了我国的档案管理工作质量始终难以得到有效提升。最后，部分档案管理工作人员，因本身缺乏良好的档案管理工作知识，加之对档案管理工作的不熟悉，从而导致其工作效率也始终难以得到有效提升。

（二）档案管理工作方式比较传统。档案管理工作效率的高低，除了取决于工作人员的素质外，其工作的方式方法亦对此有着重大影响。如上文中我们提到，随着社会的不断发展，如今的企业已普遍实现了网络化办公，以降低工作人员的工作失误并提升其工作效率，部分档案管理人员，尤其是部分年龄偏大的员工，至今仍不懂得如何运用电脑。而部分陵园则还未实现网络化办公，依然采用传统的人工管理方式，如此必将阻碍档案管理效率的提升。

（三）档案管理工作量逐渐增加。随着社会经济的不断发展，档案管理工作量的加大使得档案管理的难度也随之大幅增长。然而档案管理工作人员的数量却仍然维持原状，这便使得员工个人不仅工作量大幅增加，其相应的工作质量要求也随之提高，以至于过高的工作压力容易使人产生倦怠感，进而导致工作失误或工作效率降低等现象发生。

二、提升烈士陵园档案管理效率的途径

（一）强化科学发展观念。档案对任何单位而言都无疑是重要的信息资源，且该信息资源的准确与完整将直接影响到单位所制定的各项重大决策。因此，作为烈士陵园管理者，应务必对自身的档案管理工作给予足够的重视，并要认识到档案这种信息凭证的重要性，进而在实际的管理过程中，工作人员应务必摒弃传统落后的管理观念，并将目光集中到当前管理工作中所存在的问题，以创新的服务意识来为社会提供更加优质的服务。此外，档案管理的根本目的便是为了服务社会，因而档案管理工作也需不断深入社会来了解各种需求信息，进而确保档案信息的全面性和针对性。

（二）加强信息技术在档案管理中的应用。当前，导致陵园的档案管理信息化水平不高的主要原因，除了管理者的不重视之外，更多的是烈士陵园目前所使用的档案管理系统已逐渐无法满足现代社会对档案管理工作的需求。目前，国内陵园所使用的档案管理系统仅仅实现了档案分级录入管理的功能，至于更方便快捷的全文检索则未能得以有效实现。众所周知，档案管理工作其本身便有着较强的逻辑性，若能将信息技术运用至档案管理过程，则能在极大程度上提升档案管理工作的效率。至于信息技术与档案管理工作中的具体运用则主要涵盖以下几个方面：首先是软件的开发，虽然当前已有许多信息技术被应用到了档案的管理过程中，但由于缺乏有针对性的专业管理软件，以至于许多功能都还无法实现，如档案的编排、存储以及归档等。其次则是应建立一个支持信息共享的平台，以增强档案信息在陵园内部的共享，并方便系统各组成部分随时对档案进行查阅，进而提升档案的管理效率。最后则是加强对电子档案的运用，一方面可极大地节省空间，另一方面则更方便保管，可谓一举多得。

（三）完善相应的制度体系。就当前的烈士陵园档案管理工作而言，缺乏相应的档案管理制度是影响档案管理水平的重要因素之一。加之相关管理者对档案管理工作缺乏系统的认知，进而导致档案管理工作始终难以得到有效开展。因此，要想做好烈士陵园档案管理工作，首先应从制度方面入手，新制度的制定要以原有制度为基础，并在此基础上结合我国基本国情进行合理创新。进而以完善的制度体系，确保档案管理工作的有序开展。

（四）重视人员管理。现代社会的市场竞争终究是人才方面的竞争。因而无论国家事业单位或是私人企业，其竞争的核心均是人才，档案管理工作亦是如此。对此，作为烈士陵园管理者，应在不断完善档案管理制度的同时加强对人才队伍的建设，从而提高烈士陵园的档案管理水平。与此同时，在用人方面，务必要挑选具有相应资质的专业人才。此外，针对现有的档案管理人员，陵园应对其展开进一步的培训，以提升相关管理人员的专业素质，进而提升其档案管理水平。最后则是要及时解聘不合格的档案管理人员，从而确保档案管理的水平与管理人员的素质均符合社会对档案管理工作的要求。