浅析如何提升公安档案管理工作

2017-11-25晋城市公安局城区分局后勤服务中心郭蕾

办公室业务 2017年23期

文/晋城市公安局城区分局后勤服务中心郭蕾

浅析如何提升公安档案管理工作

文/晋城市公安局城区分局后勤服务中心郭蕾

档案管理是公安各级部门工作中的重要构成部分，也是提升公安机关工作质量与效率的关键因素，起着为公安机关实际工作、生活以及国家经济建设提供最原始的资料、信息、依据的重要作用。随着社会网络化、数字化进程的不断加快，老旧的档案管理方式已经无法适应新形势下公安档案管理的需求，本文就从当前档案管理工作的现状出发，探究怎样提升公安档案管理工作。

公安；档案管理；问题；措施

公安档案指的是公安机关在履行法律赋予其的职责活动中形成的具备保存价值的专用材料文件，是公安机关工作的主要构成部分。但随着国家经济的不断发展，已有的档案管理模式已经无法满足新形势的需要，还需要公安管理层不断去创新、摸索，以便能够有效提升公安管理工作。

一、当前公安档案管理工作的现状分析

（一）公安领导对档案管理工作重视度不够，档案管理人员的业务素质偏低。目前，档案管理人员的管理意识淡薄，不积极、不善于对档案进行充分利用是公安各个部门普遍出现的问题，其主要原因在于个别领导对档案管理工作重视程度不够，以为档案管理部门就是养老的职位，档案管理员是“仓库管理员”，即使档案管理人员的工作再努力，也不能和业务人员相比，而这都会在一定程度上打击档案管理工作人员的积极性，使其出现消极情绪，对档案管理工作的进行也非常不利。此外，档案管理人员的业务素质偏低主要表现在当前档案管理人员队伍比较庞杂，部分人员停留在传统的管理观念和知识上，对新型科技、先进技术不了解，不能很好地使用现代档案管理技术，缺少信息开发方面的应用能力。

（二）少数档案资料的收集不及时、不完整，影响利用率。公安档案的主要作用就是提升资料的利用率，便于今后查询调阅，倘若收集工作不及时、提供资料不完整，不但会限制和影响到档案的利用率，也不利于公安档案的有效开发与管理。目前，还存在少数档案资料收集工作出现不及时、不完整的现象，主要是因为文书档案收集太多，不注重科技档案与业务档案的收集工作；纸质档案收集太多，不重视声像档案的收集；有些工作人员立档不尽责，不严格按规定立档，不及时进行移交，任意分散档案等。

（三）公安档案管理中信息化管理程度偏低。在信息化时代的基础上，公安档案信息化系统的建设，重点在于强调信息的飞速传输，而忽略了对公安档案信息内容的综合利用以及全面管理，网络还只是档案管理工作中一种辅助性工具，管理方式并未发生根本上的变化。此外，受老旧管理观念的影响，公安档案管理工作还一直处在提供利用、接发信息的被动工作模式，信息化的作用并未充分发挥。此外，在档案管理工作中，虽然治安、消防、刑侦、户政等各个公安机构都已经建立了信息化系统，但个个都是互相独立的，并未实现各公安机构系统的互相连接，档案材料信息无法实现共享，致使各个公安机构建立的档案信息化系统很难发挥出最优的效果。

二、有效提升公安档案管理工作的措施分析

（一）强化公安档案管理队伍的建设。强化公安机关档案管理队伍的建设是做好档案管理工作的重要前提。首先，公安领导层要具备较高的综合素质，公安领导要从思想方面重视公安档案管理工作，要具备归档意识，意识到公安档案工作在公安机关中的重要作用。其次，还需要增加经费投入，改建档案室的基础设施建设，改善档案部门的物质条件和保管环境，配置网络、计算机等现代化设施，大力鼓舞档案管理人员主动、积极地参与业务培训，调动他们的工作积极性。此外，档案管理人员还需要提升自身的综合素质，爱岗敬业，转变传统的观念，重视更新知识，以适应现代信息化时代需求。

（二）强化档案材料文件的收集工作。公安材料文件的收集工作是档案管理的基础。材料收集越完善，档案工作就越好开展，内容就更丰富，开发利用也就越方便。首先，健全材料文件收集制度。档案材料文件收集工作的要求就是收集一切具备科学价值和凭证作用的材料，因此公安档案部门应该不断完善现有的档案资料收集制度，对档案资料的收集标准、范围、原则、方法等作出具体的规定。其次，明确资料收集的范围。通常情况下，公安材料文件的收集不能只重视纸质文件形式，还应该包含声像、录音、光盘、照片等其他的介质载体。再次，创新档案收集的方式。依据公安机关每个部门的实际情况，使用事先监控收集文件等形式，采用重点收集与广泛收集相互结合的方式，用尽一切方式收集各种载体和公安门类的视听资料、纸质文件。

（三）提升公安档案管理工作中的信息化程度。要想创建满足公安机关需求的档案管理信息体系，需要先做好以下两个方面：第一，选择高水平、专业的公安档案管理人员，改变传统的管理模式，在高效、规范地完成基础的档案管理工作之外，还要不断创新、开拓新的管理模式，学习新型的网络管理知识、软件使用技术，以更好地提高自身的业务水平。第二，要优选平台，实现各个部门档案库的高效连接。在选择开发平台过程中，要优选分布式的管理系统，在各个公安部门内建立对应的档案库，并互相连通，利用信息化系统来直接实现信息材料资源的存取，用较少的财力、物力、人力投入，完成档案信息文件利用的最大化，同时在此过程中，还需要结合档案管理的具体要求进行系统设计，改变之前的分段式管理模式，保证对公安电子档案文件的利用、存取、更新的全方位管理。