谈机关档案管理工作存在的问题及对策

2017-11-25成都市青白江区城乡管理局万莉

办公室业务 2017年23期

文/成都市青白江区城乡管理局万莉

谈机关档案管理工作存在的问题及对策

文/成都市青白江区城乡管理局万莉

改革开放以来，通过对机关档案资料的规范管理，实现了档案“见证历史、记录工作、指导工作”的实用价值，通过引入信息化手段，进一步增强了机关档案数据化、信息化管理水平。但实际机关档案管理工作依旧存在问题，这些问题的存在制约着机关档案管理工作的高效进行。本文主要就对机关档案管理工作中存在的问题进行阐述，并且提出一些科学有效的措施对这些档案管理问题进行有效解决。

机关档案管理；问题；对策

众所周知，档案管理工作在我国各个机关和企业机构中都有所存在，机关档案记录着我国各个行业的发展史以及发展成果，通过对这些档案的利用可以引导我国各行各业更好地发展。由此可见，做好机关档案管理工作对于我国社会经济的全面发展有着举足轻重的作用。

一、机关档案管理工作中存在的问题

（一）机关档案管理工作与社会发展的要求不同步。随着我国对机关档案管理工作的重视，机关档案管理工作做得越来越好，而且还利用了先进的技术对这些档案进行高效安全管理。但是在实际中，我国机关档案管理依旧存在很多问题，无法与现代社会发展的要求相同步。主要就是因为目前很多机关档案管理部门没有利用先进的技术和先进的管理方案对这些档案进行管理，导致这些机关档案的安全无法得到保证。与此同时，很多机关档案管理部门没有严格遵守档案管理规章制度，对档案进行随意管理，导致现代版的机关档案管理工作无法与时俱进，不能够充分发挥好机关档案应有的作用。

（二）机关档案管理工作不到位，与社会的发展要求不相适应。在实际工作中，很多机关档案管理领导没有很重视对机关档案的管理工作，而且建设起来的机关档案管理单位条件也不是很好，导致机关档案管理工作不到位。另外，有些地方的机关档案室非常破旧，保管条件非常差，甚至有些档案已经发生霉变或者被虫蛀的现象。这也就说明很多机关档案管理部门的管理体制不是很健全，对机关档案管理工作不是很重视，这种情况会严重损害档案资料。

（三）机关档案管理人员的管理水平存在缺陷。目前很多机关档案管理人员的管理水平并不是很高，这些管理人员很多是兼职，不是专职从事档案管理工作，没有比较过硬的专业知识，管理能力也不是很强，无法根据现代化的技术对机关档案管理水平进行提升，最终会导致机关档案管理工作做不到位。与此同时，很多机关档案管理人员的基本素质不是很高，不能够严格按照规章制度对机关档案进行管理，导致机关档案在管理的过程中存在很多不安全的隐患。而且随着社会经济和科学技术的发展，人们对档案管理工作的要求也越来越高，机关档案管理人员只有提高自身素质和专业技能才能够从整体上提高机关档案管理水平。

二、加强机关档案管理工作的对策

（一）机关档案管理工作应该与时俱进。随着改革开放的进行，社会经济和科学技术都取得了比较好的发展成果，这种社会背景下，国家对机关档案管理要求进行了提升，机关档案管理部门要结合时代的发展以及工作实际对机关档案管理水平进行提升，而且还要对其进行创新，争取使得现代的机关档案管理水平能够适应现代化社会经济的发展，做到与时俱进。

（二）加强机关各项档案管理工作。众所周知，机关档案管理工作是一项政策性比较强的工作，也是专业技能要求比较高的一项工作，如果能够采取有效的措施对机关档案进行良好的管理，那么这些档案的使用时间就会变得更久。因此，机关档案管理部门需要结合档案管理现状制定出一系列有利于档案管理的方案，及时发现档案管理工作中存在的一些问题，并且高效地对这些问题进行解决，这样就可以保证机关各项档案管理工作做得更加到位。除此之外，机关档案管理工作还需要专门的机关档案管理部门和机关档案管理人员从事对机关档案的收集、加工和整理，争取尽最大努力保证这些机关档案的质量。

（三）提高机关档案管理人员的整体素质。之前由于机关档案管理工作人员的管理方式不当，管理手段陈旧、管理技术落后，而导致机关档案受损，因此，机关档案管理部门需要紧跟时代的发展脚步，创新机关档案管理方式，并且从整体上提高自身的职业道德，这样就可以保证机关档案工作做得更加到位。同时，党政机关部门还需要给这些档案管理人员进行专业知识的培训，教会他们如何采用正确的方法对档案进行管理，从而带动这些机关档案管理人员更加恪尽职守地做好自身的本职工作。

（四）提升机关档案管理的信息化水平。长期以来，机关档案管理多数处于人工管理的方式，信息化水平不高，保存、查阅等均有不便。在当今大数据、信息化高速发展的大背景下，建议国家应制定统一标准的档案信息化管理制度，就档案的电子化、图文化、信息化作出明确规定，从而实现机关档案资料在保存纸质件的同时，又有电子档案的备份，既方便保存，也方便查阅，而且在条件成熟后，在确保信息安全的前提下，建立上下互通的电子档案查阅系统，实现档案资料信息共享。