新形势下档案管理工作的规范化分析

2017-11-25广西壮族自治区平南县人民医院张嘉惠

办公室业务 2017年23期

关键词：规范化事业单位档案管理

文/广西壮族自治区平南县人民医院张嘉惠

新形势下档案管理工作的规范化分析

文/广西壮族自治区平南县人民医院张嘉惠

本文从当前档案管理工作中存在的问题入手，对当前事业单位的档案管理现状加以分析，简要介绍新形势下档案管理工作的规范化举措，旨在提升事业单位档案管理水平。

新形势；档案管理；规范化

一、当前档案管理工作中存在的问题

（一）档案缺损问题。无论是事业还是企业单位，都面临着档案缺损的问题，尤其是在实际档案管理工作之中，由于事业单位领导和档案管理人员对档案管理工作不重视，使档案管理存在一些漏洞，诸如储存不利、收集不及时及档案管理不当等情况，进而造成档案资料缺损，对事业单位的档案管理工作造成严重影响。

（二）管理制度问题。根据对档案管理现状进行分析，发现在众多事业单位之中，很少有事业单位拥有建立健全的档案管理制度，由于没有规范制度的约束，造成档案管理工作的开展缺乏规范性，导致实际工作存在诸多漏洞。另一方面，因为档案管理制度的缺失，致使事业单位档案管理岗位设置不合理，甚至一些事业单位档案管理人员存在一人多岗的现象，使管理人员的精力被分散，从而难以发挥档案管理工作的优势和功能。

（三）管理人员问题。由于一些事业单位管理层忽视档案管理工作，对档案管理工作的认识不准确，认为档案管理工作的技术性较低，因此缺乏对从业人员的管理，这种错误的认知导致档案管理人员工作技能和水平难以提升。另外，在日常管理工作中，没有制定档案管理人员培养计划，使从业人员无法掌握先进的档案管理技能，对事业单位档案管理造成不利影响。

二、新形势下档案管理工作的规范化对策

（一）完善档案管理工作制度。从宏观角度来看，国家相关部门应对档案管理重要性进行普及和宣传，使得事业单位能够重视规范档案管理工作，在具体操作过程中，利用电视、网络、报纸、杂志等媒体来进行宣传性教育，使得事业单位能够了解到档案管理在市场竞争中的重要性。完善、健全的规范制度是开展各项工作的首要前提，档案管理工作也不例外，为了提升档案管理工作的规范性，首先应建立健全的档案管理工作制度，应根据自身的实际情况，并结合事业单位的战略发展目标，建立切实有效的规范化档案管理制度。值得重视的是档案信息保密工作，并制定档案信息权限管理机制，确保档案信息管理在安全可靠的环境中得以发展。在完善档案管理工作制度的基础上，应加大制度规范的执行力，使档案信息管理工作能够有序开展，从而提升档案管理工作的规范化水平。

（二）提升档案管理人员水平。打造一支高素质、高水平的档案管理队伍，是保障档案管理工作顺利发展的重要因素。首先，严格控制事业单位档案管理人员的录用情况，在从业人员甄选方面，应着重了解应聘人员的实际工作能力，并根据其过往工作经验加以分析，挑选具备高超工作能力的人员参加事业单位档案管理工作。另外，还应加强对现有档案管理工作人员的培训力度，定期开展各项教育培训，将先进的档案管理知识传授给在职人员，从而提升档案管理人员水平。在具体操作方面，应采用“长期培养+短期培养”模式，长期培养主要是针对档案管理人员的综合能力加以培训，以战略发展目标作为导向，使档案管理人员能够不断提升自己的专业素养，促进档案管理人员的职业发展；短期培养是对长期培养模式加以补充，在充分了解档案管理人员实际情况的基础之上，根据人员的实际问题来开展有针对性的培养，通过长、短期相结合的方式来培养员工的专业技能和档案管理水平，能够促使事业单位档案管理工作进步和提升。

（三）创新新型档案管理方法。随着信息技术与计算机技术的飞速发展，档案管理工作信息化成为一种必然趋势，利用信息手段和技术来管理事业单位档案，能够确保档案管理的实效性，同时提升事业单位档案的利用率。因此，事业单位应重视新型档案管理方法，应在硬件上保障档案管理信息化发展，根据事业单位实际情况来配备专业的硬件设备和软件系统，进而鼓励档案管理人员在现行工作方法的基础之上进行创新，及时了解世界先进的档案管理技术和手段，进而采用先进、科学、合理的方式来进行档案管理，通过计算机来整理事业单位档案，并利用计算机系统加以数据计算和分析，从而得出相关结果，使事业单位能够根据档案分析结果来调整生产、经营、管理目标，促进事业单位可持续发展。