OFFICE办公软件技巧研究

文/中国人民解放军第三〇三医院 李飔

OFFICE办公软件技巧研究

文/中国人民解放军第三〇三医院 李飔

作为日常工作中最常见的办公软件之一，Office强大的功能为人们的工作提供了极大的便捷。Word和Excel是Office的主要子软件，具有文字处理和表格制作等功能。为进一步促进办公自动化程度的提升，本文就Office办公软件中最常用到的两个软件——Word和Excel的使用技巧展开探究，总结实践经验，希望能给业内同行带来一些启迪。

Office；软件；办公自动化；应用

信息时代的悄然而致使人们的办公形式发生了天翻地覆的改变，新技术层出不穷，互联网和计算机的出现使人与人之间的联系更加紧密，办公自动化技术日益成熟，不但提高了办公效率，同时还提升了工作质量。相较于传统办公模式，新一代办公模式依托于计算机和互联网技术，即办公自动化。随着人们对Office办公软件越来越熟悉，其强大的功能日益受到广泛认可，并逐渐成为企业办公中不可或缺的一部分。本文以Office的两个常见子软件Word和Excel为例，对其应用技巧进行探究，为充分发挥Office软件的应用价值略尽绵薄之力。

一、w o r d应用技巧

（一）快速定位光标。在运用WPS处理文字时，不难发现，在保存文档关闭后再重启时，光标往往会出现在上一次保存时所处在的位置。然而Word并不具备该功能，不过可以通过其他方式达到类似该功能的效果，即采用快捷键的方式对光标进行定位。具体操作为：打开Word文档后，按住Shift+F5，光标即可出现在上一次保存时的编辑位置。一般情况下，Word能自动记录最后三次编辑文字的位置。采用快捷键直接调出这三次操作记忆，光标可在三次编辑中逐次切换。

（二）嵌入字体。嵌入字体这一功能是处理图片+文字类型的文档时最常用到的功能，虽然看起来并不复杂，但在实际运用中会遇到各种问题，因此该功能的学习也是一大难点。为能将一篇文章的所有字体组合成一个文件，并成功地在另一台计算机上一字不差地呈现出来，往往要制作出极大容量的文件。若不嵌入True Type字体，可采取“工具—选项”命令，并选择“保存”选项，然后取消“嵌入True Type字体”的复制框，即可在一定程度上，压缩容文档的容量。若是在其他电脑上演示文档时需要嵌入字体，则仅嵌入所需字体，勾选“嵌入语言数据”复选框，即可实现文件内包含所需字体，同时避免文档容量过大。

二、Excel应用技巧

（一）多行多列信息处理。在处理表格多列数据的问题时，容易发生录入后面数据看不到前面数据列的情况。此时，我们可以勾选“隐藏”操作，勾选需要隐藏的数据列，单击鼠标右键，在菜单栏中勾选“隐藏”选项，被勾选的那一列数据便会自动隐藏，数据录入也会更为准确、便捷。当表格数据处理完成后，需显示完整的数据列时，则可将光标定位于表格右上角，全选表格后，在菜单栏的“格式”选项中，选择“行”的级联菜单，勾选“取消隐藏”，即可获得完整的数据表格。

（二）不相邻空行处理。打开工作表格，于工作表格数据的最后一列后面，添加一列，命名为“删除列”，在起始两个单元格中分别输入数字1、2，然后采用自动填充命令将数据填充至尾部。全选表格后，勾选菜单栏中的“数据”中的“排序”一项，在命令提示框中点击“主要关键字”，并勾选“删除列”，并点选“降序”后确认，即可将不相邻空行转变为相邻空行，最后通过删除列即可将整个表格的空行都删除。此法操作看似复杂，但能在最短时间内处理好非相邻空行问题，提升工作效率，实用性极强。

三、结束语

综上，科学技术的不断进步，为人们的日常工作提供了极大的便捷。新时期，从业者只有不断加强对Office软件技巧的学习，才能更好地驾驭办公软件，充分发挥其全部的应用价值，使其为我们的工作提供更大的帮助，从而提高工作效率，减少工作失误。Office的普及范围日益广泛，自投入使用以来取得不错反响，其应用前景也是不可估量的。因此，有关其研究日后仍需继续跟进，探究其应用技巧，为不断提升其应用水平作贡献。

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