对文书档案管理的办公自动化应用探析

2017-11-25合江县林业局肖冰

办公室业务 2017年14期

关键词：办公自动化文书纸质

文/合江县林业局肖冰

对文书档案管理的办公自动化应用探析

文/合江县林业局肖冰

办公自动化应用与文书档案管理，有助于提高管理效率，解决了传统档案存在的问题，为档案管理与共享提供了技术支持，文件传递的速度和安全有了很大保障。所以，要充分了解文书档案在办公自动化应用中的特征，深入思考文本档案管理自动化的策略。

文本档案；管理；办公自动化；应用

当前，信息技术的大面积应用使人们的生活习惯和工作方式有了很大的改变，使得文书档案管理的自动化具有了现实基础。传统纸质文书档案管理的弊端日益显著，为了能有高效的工作质量，文书档案管理的主要发展趋势是办公自动化管理。本文着重分析了办公自动化环境下的文本档案管理，分析了发展文书档案办公自动化的方法，以求文书档案管理具有效率性和便捷性。

一、办公自动化环境下的文本档案管理

（一）办公自动化实现了文本与档案的相统一。文书是人们用来记录信息、交流信息和发布信息的一种工具，具有分散性比较强的特点，而档案则是依据文书的性质按照一定的规律进行保存的，是有系统性的。传统的文书和档案是有区别的，文书是档案的前身，处理完毕的文书经过归档整理后，成为档案；但并不是所有的文书都会成为档案，只是文书中有查考利用价值的会被整理成为档案，而档案不仅仅只有文书，档案的其他种类还有人事档案、会计档案、科技档案、基建档案等专门档案。但在办公自动化下，文书和档案之间的界限越来越不明显，在计算机上，所有的文书都可以按照分类进行快速检索和浏览，将全部的文书归入系统之后，文书和档案就成为了一个整体，实现了文本和档案统一管理。

（二）推动文书档案的标准化与规范化进程。办公自动化实现了文本归档，主要有两方面的内容：第一方面归档工作以纸质文档为对象；第二方面归档工作是以电子文书为对象。利用网络对文书进行归档，在一定的标准与要求下进行文书管理与档案管理，对每一个环节都进行规范，并对管理权限与具体内容加以解释说明，这些内容规范和权限，不但是文书档案办公自动化操作的现实基础，还给文书档案管理工作提供了管理依据。

（三）提高文本的高效率和便捷度。办公室自动化最大的成效是改善了文书档案工作的效率，计算机的运用提升了文本档案的效率，改善了以往传统纸质档案立卷难、管理工作难度大、工作效率差等弊端，便于使大部分的工作人员解放出来从事其他的工作，也大大的提高了工作的准确性。文书档案管理自动化是信息全方位的展示，减少快速检索和浏览的时间，从而提高便捷度。

二、文本档案自动化的应用方法

（一）硬件设施为基础，改善硬件环境。文书档案管理实现办公现代化，是在拥有互联网、计算机和相关的电子设备基础上完成的。提高文书档案管理自动化的首要是做好硬件设施建设，营造良好的硬件环境，加强硬件设施装备，是保障办公人员顺利完成工作的条件，也是提高办公效率的基础。

（二）合理布局办公自动化系统的内外网。在办公自动化系统的内外网之间设置物理隔离，这也是保护文书管理的关键性措施。就目前而言，主要有两层保护，第一层是以路由器的为中心防护隔离，路由器发挥过滤被屏蔽的IP地址和服务的作用。先隔离IP地址，在选择的放行需要的地址进入，从而保护自动化系统网络的安全。第二层是防火墙，防火墙能够检测出网络攻击并报警，还会得以经过防火墙的信息内容进行记录，对一些禁止进入的内容进行屏蔽，针对网络内容进出的监督，实现办公系统化的优化作用，不但能够提高文本档案管理的保密效果，还可以增强文书档案的时效性。

（三）对文书档案工作人员的整体素质有要求。文书档案管理自动化的能够的顺利进行，离不开现代化档案管理人员的力量。而在传统的纸质文书档案管理中，对工作人员的素质要求没有限制，没有什么大的技术要求，有的甚至有的管理人员并没有什么文化水平。但是，面对自动化办公系统，对管理人员的要求很严格，管理人员一定要熟练的掌握计算机等现代设备，通过自动化实现归档管理，对工作人员有了更高素质的要求。因此，要求管理人员要不断的加强学习，熟练应用自动化设备，在了解自动化操作理论基础上，不断的加强对计算机的了解。为文书档案自动化管理，长远发展储备人才，满足对技术人才的需求。此外，还要在自动化操作中不断的积累经验，及时发现办公自动化系统中存在的问题，及时的对办公系统化进行完善和改进。

（四）加强文书档案管理的保密性，确保文本档案的安全性。从当前来看，网络中仍存在许多不安全因素。为保证文书档案的安全，仍需要采取一些措施，如将文本档案转换成图像性的网络电子文等等。为了防止文书的丢失和真实性，应使用备份。一些重要文本则需要纸质文本或微缩品进行保存，利用路由器和防火墙构建安全防护网，保证文本档案管理的安全性。