加强高校档案利用的实施途径探究

2017-11-25北京化工大学档案馆游成梅

办公室业务 2017年14期

文/北京化工大学档案馆游成梅

加强高校档案利用的实施途径探究

文/北京化工大学档案馆游成梅

当前，高校档案利用工作还存在很多不足，主要体现在档案资源不够丰富、缺乏集中统一管理，档案利用服务范围相对狭窄、档案利用服务手段不够先进等方面，严重制约利用者对高校档案的充分利用，阻碍档案作用的发挥，亟待改进。下面主要探究新形势下加强高校档案利用的具体途径，实现高校档案事业的可持续发展。

新形势；高校档案；档案利用；途径

利用是档案工作的重要环节之一，深入探究高校档案利用不但是高校发展档案事业的当务之急，还能对其他档案机构起到一定的借鉴作用。随着高校办学规模越来越大，其档案利用面临着新的机遇和挑战，只有加强对档案的利用，才能促使高校适应新形势的发展需要。

一、丰富档案资源，集中统一管理高校档案

丰富资源是做好高校档案利用的基础，而集中统一管理档案是丰富高校档案资源的前提。所以要想加强对高校档案的利用，必须真正落实对档案的集中统一管理，将高校的各门类档案统一归入档案机构管理范畴。一是加强制度建设，通过印发宣传手册、组织知识竞赛、向领导呈报档案专题报告等方式加大宣传档案法律法规的力度，让整个机构熟知档案法规，并结合实际落实档案法规及要求，明确高校档案管理原则，使档案管理及利用有章可循。二是加强硬件建设，不仅要争取高校领导层的大力支持，获得必要的财力、人力、物力，还要争取工作层的配合、支持，快速整合档案资源。

这就要求档案机构要完整收集各门类档案，提高档案收集质量。如高校的档案机构不但要做好对材料的收集工作，还要按照高校的年度工作安排，联系归档部门提前介入档案管理，指导、督促归档部门归档文件材料，并保证齐全、系统地将归档材料移交给档案部门；档案收集质量的提高则需要注重培养和强化档案工作者们的社会意识，对档案利用者的需求要主动调查、分析，拓展收集途径，重视收集和利用者需求匹配的高校档案信息。特别是影响较大的高校，其教学、私人科研等档案价值是较高的，而早期历史档案也相当珍贵，档案机构要主动做好档案征集工作，进一步丰富档案资源，夯实高校档案利用基础。

二、改进编研工作，扩大档案利用服务范围

高校档案的价值只有通过利用才能体现出来，新形势下的高校档案服务对象不再局限本校人员，或是历史研究者，而要突破职业、地域等限制，沿着社会化的方向向前发展。因此，高校档案部门的档案编研成果的目标用户应坚持以本校人员为主、社会公众为辅，扩大档案利用服务的范围，提高高校档案利用质量。

一是档案编研者要立足于为学校成员提供服务，编撰质量高的信息产品。如档案编研者要和高校的职能部门合作，实时了解其工作状态，对各部门的档案需求进行调查、分析，并按照利用者的需求挑选他们所需的档案信息资源，通过去伪存真、去粗取精，把档案编撰成册，使用户获得系统知识产品，奠定其创造新知识的基础。与此同时，编研者要鼓励高校师生员工积极参与档案编研工作，克服编研者专业知识结构单一的局限，完美结合编研者的编研能力和师生的专业特长，提升编研成果的准确性、专业性，创造深层次、高质量的档案编研精品，满足本校用户不断增长的档案利用需求。

二是高校档案编研者要致力于转变服务理念、扩大服务范围，更好地服务于社会公众。如档案编研者从选题开始就要加强和档案利用者之间的互动，通过问卷调查、网络调查等方式了解社会公众关注的重点、热点，从而科学选择编研题目，及时推出高校档案编研成果，增强档案编研工作的社会影响力。从当前的高校档案利用来看，用户最重视高校档案的参考功能、凭证功能，如果档案机构能强化这部分工作，根据档案的参考和凭证价值编研档案主题，势必能使高校档案利用获得巨大的发展生机。

三、依托先进技术，完善档案利用服务手段

当下，很多高校都在兴建新校区，扩大办学规模的同时使档案机构为多个校区提供档案利用服务面临诸多不便。因此，高校档案机构必须优化结构化的参考咨询服务，依托先进技术完善高校档案利用服务手段。高校档案机构可从三方面入手：一是电子邮件服务。这是高校档案结构化参考咨询利用的普遍类型，可通过一对一、多对一的方式为用户提供档案利用服务。选择该参考咨询利用服务方式的用户只需要借助电子邮箱、高校档案机构公共邮箱交流信息，就可实现对档案的利用。二是网页参考咨询利用。这是一种网络服务方式，能为用户提供优良交流平台。该利用服务要求用户到高校档案网站上注册，并向高校档案管理人员提出申请，档案管理人员接到用户的档案信息需求单之后要及时查询信息，并通过用户选择的方式进行传送，拉近高校档案机构和用户之间的距离。三是手机服务。高校档案机构可按照用户的档案利用需求，通过QQ、微博、微信等平台为用户提供档案信息推送服务，实现电子化的信息咨询、自动化的信息复制、缩微化的档案信息管理等，进一步强化档案利用效果，提高高校档案利用水平。