企业档案管理的创新研究

2017-11-25广东湛化集团有限公司梅瑰

办公室业务 2017年22期

关键词：档案管理信息方法

文/广东湛化集团有限公司梅瑰

企业档案管理的创新研究

文/广东湛化集团有限公司梅瑰

社会在不断地进步、时代在不断地改变，企业档案管理工作也应紧跟社会发展变化进行创新，并成为企业当务之急。对此，笔者根据实践研究，就企业档案管理的创新方法进行简要分析，为企业档案管理提供借鉴。

企业；档案管理；创新研究

现代化背景下，传统的纸质、人工档案管理形式已经无法满足现代企业发展的要求。众所周知，企业档案管理记录着企业经营信息、职工信息等，对企业经营、正确决策具有重要影响。因此，企业有必要借鉴现代科学技术进行档案管理，也是提高管理效率与效果的必然方法。

一、企业档案管理工作创新的必要性

企业档案管理具有综合性、系统性特点。企业档案管理状况也代表着企业管理效果，成为判断企业管理水平的重要标准。基于这一点分析，企业档案管理对企业的经营、决策具有重要影响。

（一）档案是企业管理的审核依据。档案是企业所有经营发展与活动的见证，是企业工作开展、进步判断的有效依据。企业想要做好管理工作，只有真实掌握不同材料。档案为企业管理人员与业务开展提供参考，根据以往经验、计划等进行决策。比如：企业在完善工作体制、改革、政策中，需要搜集大量资料信息才能确保企业工作开展的有效性。而一些企业未对档案管理给予高度重视，将会造成档案信息不完整，使得企业工作制度的确定、改革等工作开展具有较大难度。所以，企业做好档案管理才能确保各项工作的顺利进行。

（二）档案是企业决策的依据。企业档案中记录着企业活动状况、效果、经验、不足等，产品生产途径-过程-技术选择等所有信息都能够作为企业生产、管理判断的重要素材。随着企业的经营与发展，其档案不断增加，进一步成为了现代生产、活动开展的参考前提。另一方面，档案对企业确定业务计划、审查、业务总结及引进先进生产技术与管理经验等也具有重要影响。例如：一些企业立足于实际业务的开展，通过查找往年档案进行信息资源综合，寻找企业业务开展规律、经验，结合这一参考制定有效方法。在一定程度上为企业决策提供借鉴，进而确保企业业务开展的顺利进行，实现企业经济效益最大化。反之，如果企业档案信息不完善，或是未参考档案信息，则容易造成业务计划开展不当、管理形式不当，增加企业经济损失的危险性。实践证明，在企业以往业务开展中产生的具有较大利用价值的档案信息，蕴含着企业以往业务开展经验，对企业正确决策具有重要影响。

二、企业档案管理创新方法

为跟上现代化发展趋势，企业档案管理方法创新成为当务之急，是提高档案管理效率与质量的重要方法。对此，还需要企业给予高度重视，充分认识到企业档案管理工作的重要性，立足于管理人员思想意识、管理制度等方面进行创新，进而确保企业档案管理工作的顺利进行。

（一）加强档案管理认知。企业想要做好档案管理工作，其决定因素在于管理层。如果企业管理层没有充分认识到档案管理的重要性，则档案管理工作的开展将会受到限制。而在企业经营发展中，着实有很多企业未对档案管理给予较多重视，使得档案管理工作形式化。对此，想要加强管理者对档案管理工作的重视，还需要让管理人认识到档案的价值与影响所在，进而认识到做好档案管理才是提升企业发展的硬道理。只有管理层重视档案管理才能调动职工工作热情。在档案管理工作中树立以人为本理念，优化档案管理体制，做好责任落实，优化分工。另一方面，创新档案管理也要有职工的共同努力，提升职工档案管理意识，对档案工作人员进行专业水平的提升，进而确保档案管理从搜集、整合、入档等环节走向标准化、规范化。

（二）完善档案管理制度。档案管理工作创新离不开完善的管理制度，想要提升档案管理效率与质量，则需要档案管理朝着规范化、制度化发展。第一，企业明确档案管理单位与职责，成立档案管理部门，安排专业管理人员，做好权责分工。第二，完善归档制度。针对档案怎样划分、怎样归档制定详细的方法。第三，构建档案保密制度，结合保密登记对档案展开划分，制定有效的管理方法；对应保密的档案进行保密，应共享的档案进行共享。

（三）引进现代管理技术。随着科学技术的进步，云计算得到了推广与重视。云计算能够对共享可配置计算资源进行便捷访问，其资源为所需人员提供进而得到应用。档案管理应用云计算具有成本投入少、节省人力投入、提升现代化信息水平的特点。也正是因为云计算的特点优势为档案管理工作创新了方法。档案管理工作的创新中，提高企业主体的档案管理水平则需要与时俱进，根据云计算技术优势为档案管理注入新的元素。所以，笔者认为：企业可以引进先进的云计算技术，根据所需购买，通过云计算提升档案管理技术水平。