企业信用档案管理工作的现状与对策

2017-11-25神华准能集团档案馆落铭珂

办公室业务 2017年14期

文/神华准能集团档案馆落铭珂

企业信用档案管理工作的现状与对策

文/神华准能集团档案馆落铭珂

信用档案是企业信用活动中形成的各种文件、资料和信息，能够直接将企业的信用情况反映出来。企业信用档案主要涉及历史改革、生产经营、银行贷款信誉、荣誉等方面的资料，是提升企业竞争力的有效途径。企业通过加强信用档案管理工作，能够为自身的快速、稳定发展奠定良好的基础。本文将简述企业信用档案管理工作的现状，并提出具体可行的对策。

企业；信用档案；管理

信用档案可以将企业在市场行为中的可信度、公信度、诚实信用等体现出来，关系着企业综合竞争力的提升。利用信用档案，可以证实企业有无违法、欺诈、拖欠和逃避债务，是企业诚实守信、遵纪守法的重要依据与凭证。信用档案可以直接反映企业的信用情况，既能够依法规范企业各项行为，还能够帮助企业获得更大经济效益。因此，企业必须重视信用档案管理工作，针对当前工作中存在的问题，有针对性采取解决措施，不断提升信用档案管理工作效率，让自身的发展再上新台阶。

一、企业信用档案管理工作的现状

（一）未体现信用档案的价值。信用档案和其他类型的档案不一样，可以为企业创造更大效益。企业只有保证信用档案的真实性与完整性，才有利于筹集到发展所需资金，获得上游原材料生产供应商的信用，并赢得消费者的认可，从而提升产品的销售额，实现利润的提升。但是当前很多企业忽视了信用档案，资料收集、整理和归档不及时，不能将信用档案应有价值体现出来。

（二）信用档案收集不及时。企业信用档案具备分散性特点：一是体现在实体分散性上，主要是因为企业信用档案构成主体较多，包括政府部门、企业和社会其他组织与个人，因为信用档案实体比较分散，所以极大增加了企业信用档案管理工作难度。二是体现在外在形式的多样性上。企业信用档案主要由各种合同、会计原始凭证、账单、评估报告和财务报告等构成。由于档案管理人员对信用档案分散性特点认识不到位，因为收集工作开展不及时，影响了信用档案的完整性。

（三）信用档案管理缺乏时效性。在企业发展过程中，生产规模逐步扩大，新产品研发速度也会加快，从而产生大量信用档案。这需要企业及时对新的信用档案进行归档，并销毁过时的信用档案。对于企业信用档案管理工作而言，是一个动态的过程，需要确保其时效性，不断补充并更新信用档案内容。而很多企业对此认识不到位，导致信用档案管理时效性不强，很难提升档案的利用率。

二、企业信用档案管理工作的对策

（一）完善制度，科学管理。企业信用档案具备分散性特点，需要将相关资料收集完整，否则会对今后的利用带来不利影响。企业信用档案构成主体除了自身以外，还包括政府相关职能部门、社会组织与个人等，为更好地管理企业信用档案，政府需要建立统一的网络平台，确保档案资料更具时效性。而企业档案管理人员也要主动转变过程，及时对信用档案进行补充，销毁已经过时的信用档案。

（二）落实制度，夯实基础。企业要做好信用档案立卷、归档等工作，这些都是信用档案实体管理工作内容，涉及鉴定、收集与整理等环节。在企业信用档案鉴定中，主要包括档案真实性与具体的价值，需要以发展、全面的观点进行判断，将信用档案保存价值确定下来。因为企业档案具备分散性特点，所以在收集工作中，需要确定相关主体的收集范围，避免发生重复、不全面收集的情况。企业要将档案管理部门职责明确下来，确保在出现问题后可以找到相关责任人，让信用档案的收集更加完整，便于更好地开展整理工作。信用档案实体管理重点内容就是要做好整理工作，并非是把所有信用档案单独归类整理，而是要根据全宗原则立卷，同时编制专题目录，为今后的利用提供方便。

（三）合理开发，规范利用。为提升企业信用档案管理工作成效，需要认真做好收、管、用等方面的工作，同时在收集、积累和形成的同时，还要确保保管的规范性。信用档案与一般档案不一样，有很独特的地方，需要重点保管好信息内容，避免发生泄密的问题，否则会对企业造成严重的影响。企业要在做好保管工作的基础上，加大对信用档案资源的开发力度，从而实现经济效益与社会效益的提升。企业要想将信用档案资源充分利用起来，需要对信用档案信息进行加工与二次开发，及时开展档案编研工作，这样既能够减少成本投入，还可以提升效益。企业通过由信用档案制作成的各种多媒体文件，有利于在社会上宣传企业文化，促进自身的进一步发展。

（四）培养员工，提升素质。当前，企业信用档案管理工作发生了翻天覆地的变化，这对档案管理人员的要求更高了，不仅要具备档案管理专业方面的知识，还要懂得计算机操作方法。对此，企业要加大对档案管理人员的培训工作，让他们能掌握更多现代化知识，并积极引入计算机、网络管理方面的人才，满足企业信用档案管理工作的要求。而对档案管理人员而言，也要主动加强学习，跟上时代发展步伐，从而更加胜任企业信用档案管理工作，并将信用档案应有价值体现出来。