浅谈机关档案信息化管理的研究策略

文/广东省韶关市房地产管理所 秦艺菁

浅谈机关档案信息化管理的研究策略

文/广东省韶关市房地产管理所 秦艺菁

现今社会是信息化时代，机关档案进行信息化管理顺应了社会发展的要求。机关档案包含了很多重要的国家信息，在国家的档案管理中发挥着举足轻重的作用。机关档案包含了各级政府机关的重要文件，是政府在制定策略时所必须遵循的原则，记录了机关管理的整个过程。本文对机关档案管理过程中存在的问题进行了深入的调查研究，并根据问题提出了有针对性的解决策略，对促进机关档案的管理工作将起到一定的积极作用。

机关档案；信息化管理；改进策略

随着我国社会的不断发展，机关档案在城市发展中的作用越来越重要，其涉及了城市发展的方方面面，包括政治、经济、文化以及民生等方面的信息，因此，管理好机关档案是城市发展的需要。由于机关档案涉及的范围非常广，导致其信息量异常巨大，运用传统的管理方法很难对如此众多的数据进行统一管理。对档案进行信息化管理，需要对档案进行信息分类、数据加工和整理，并将所有的信息进行统筹规划，进而提高机关档案的管理效率。

一、机关档案信息化管理存在的问题

（一）制度不健全。在机关档案的管理工作中，由于没有建立健全的管理制度，致使管理工作不能合理分配到个人，而且对于缺少人员的岗位也不能及时发现调整。由于档案管理人员安排不合理，导致某些岗位缺少管理人员，上级领导安排的工作任务无法及时完成；由于没有健全的管理制度，某些管理人员工作态度不认真，玩忽职守，没有及时对新加入的档案进行审查，造成了很多档案存在造假的现象；还有一些管理人员没有对档案的完整性负责到底，只是收集了一部分档案，没有形成完整的档案，档案信息残缺不全，严重影响了档案管理工作。

（二）管理平台具有局限性。由于机关档案的管理者是人，而每个人的档案管理能力是有限的，随着机关档案信息的逐年增加，很快就使档案管理人员的工作达到了极限。这就造成了档案管理人员不能对每个档案进行逐个审查，不能对档案中存在的问题进行调整，严重影响到整个档案的管理工作。再者，对档案进行信息化管理不是一蹴而就的，由于档案数量非常庞大，导致信息化进程非常缓慢，整个档案系统的信息化程度不高，无法保证档案的准确性和完整性，制约了档案管理平台的发展。

（三）管理队伍整体水平不高。对机关档案进行信息化管理是一个系统的管理工程，其中所涉及的领域非常广，信息量也异常庞大，这就对档案管理人员提出了较高的要求，需要档案管理人员是综合性、复合型的人才。但是我国档案管理起步较其他发达国家较晚，在大学中培养的档案管理人员较少，导致在机关档案管理方面的人才较少，专业管理人员严重不足。至今，档案管理人员在专业化知识方面普遍比较匮乏，尤其在知识结构调整和知识的复用水平上较落后，并且对其进行的技能培训也不多。同时，国家相关部门对机关档案的管理也没有给予充分的重视，又进一步延缓了档案管理工作的发展。

二、机关档案信息化管理改进措施

（一）健全管理制度。对现存的机关档案管理制度进行充分的调查研究，找出其存在的缺点与不足，建立一个更加全面的档案管理制度。对档案管理中存在的盲目性和随机性管理统一进行规定，并对管理人员进行严格的要求，做到有法必依、执法必严、违法必究。建立一个完整、合理、和谐的管理制度，对于促进档案管理工作的全面提升具有重要的意义，为做好档案管理工作打下坚实的基础。

（二）建立高效的档案信息网站。针对平台的局限性，需要建立一个高效、实用的档案信息网站，通过网络的模式对机关档案进行管理。通过管理人员的维护，保证档案网站内容能够及时更新，保证了机关档案的准确性和完整性。再就是通过庞大的网络系统，档案管理的覆盖面也就更广，对档案的完整性有了进一步的保障。在网站上管理档案，在对档案进行查询、搜索以及下载时会更加便捷，不仅能使档案管理者的工作更加轻松，而且也提高了档案服务质量。

（三）加强人才培养。归根结底，档案的管理还是要靠档案管理人员去执行，即使建立再好的制度和管理平台，如果不提高档案管理人员的整体水平，也很难确保档案管理工作的提升。因此，对在职的档案管理人员要加大培训力度，对其进行完整的、系统的档案专业培训，并做好培训记录和考核。培训的形式可以是课堂上的授课，可以是现场的教学应用，也可以是邀请国内外的档案管理专家开展讲座。形式可以多样，但是要确保每次培训的质量，不能只搞形式主义，过分关注了培训的形式，而收到的实际效果较差。

三、结语

综上所述，机关档案的信息化管理是社会的大势所趋，档案信息化管理具有归档方便、检索快速、管理便利等优点，是符合现代社会档案管理的需求。档案管理工作是一个复杂性高的系统工作，需要我们档案管理者在工作中兢兢业业，认真对待手中的每一份档案，确保其正确性和完整性。作为档案管理工作者，要在日常的管理工作中不断地提升自身的档案管理专业技能，为更好地管理机关档案出谋划策，为我国的档案管理工作贡献自己的一份力量。

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