乡镇档案管理信息化建设路径探究

文/河南省邓州市花洲办事处计生服务中心 魏跃先

乡镇档案管理信息化建设路径探究

文/河南省邓州市花洲办事处计生服务中心 魏跃先

随着网络技术发展的不断加快，信息化已经成为各个行业发展的必然趋势。档案管理是乡镇政府日常管理的重要组成部分。档案管理信息化是必由之路，更是乡镇政府档案资源建设所需。但是从乡镇政府的档案信息化建设现状看，和建设所需还存在一定差异。本文阐述了乡镇政府档案管理建设信息化的必要性，并提出加强档案管理信息化建设的对策建议，以期能够给相关研究者提供一定的启示和借鉴。

档案管理；信息化建设；路径

档案管理信息化就是以现代化信息技术作为支撑，对档案信息进行加工、管理及存储的一种管理手段。档案管理信息化本质就是将管理的中心从实体档案朝着电子信息转变，为档案管理带来便捷。但是管理信息化又与档案资料数字化有区别，信息化需要各个部门统一组织和规划共同进行，从而体现出信息化管理在形式、传输及利用等各方面的优势与特征。乡镇政府的档案管理是开展基层管理的重要环节，因此加强档案管理信息化建设在档案管理工作中具有现实意义。

一、乡镇档案管理建设信息化的必要性

随着社会的不断发展，政府档案管理中涉及的资源与数据越来越冗杂，档案管理工作中出现的难题越来越多。信息化建设有效化解这些难题，才能够最大化利用档案资源。因此，在乡镇档案管理中建设信息化非常重要。

（一）档案管理信息化内容。管理信息化涉及内容比较多，归纳起来主要包含三个方面：1.将档案信息资源朝着数字化方向进行调整。2.加强档案信息的接收、整理、存储、使用以及管理各方面信息化程度，让档案资料形成电子档案。3.构建信息共享机制，提高档案资源的利用率。

（二）档案信息化管理的优点。乡镇政府建设档案管理信息化，有利于对各种档案进行统筹管理。各个部门对档案分类管理，实现信息化管理后，档案资源信息需要者只需要在网上输入关键词，就能够便利地查询出各类档案的信息，十分便捷便利。有利于所需者快速、及时查询相关资料。在乡镇政府开展档案信息化管理还能降低管理人员的工作量，降低耗费的时间。采用信息化档案管理能够减少纸质档案管理所需要的存储空间，就可把空出来的地方使用在其他的工作上，能够更加合理应用腾出的空间，发挥乡镇工作价值，让信息化管理更便利、更有效。由此可见，在乡镇政府档案管理中进行信息化建设非常重要，因此乡镇政府应该加强档案管理的信息化建设。

二、乡镇档案管理信息化的建设路径

从前面分析来看，乡镇的档案管理中建设信息化管理模式非常重要，具有各种管理优点。因此，探讨信息化建设路径具有实用价值。在开展信息化建设时应该从如下几个方面入手：

（一）树立信息化管理理念。在2002年，国家就提出了《加强基层管理信息化建设》的要求，该要求主要宗旨就是通过信息化建设提升基层的管理水平。在这种精神指导下，基层政府就应该加强档案的现代化管理、信息化意识，以建设信息化为目标，不断挖掘信息化资源，加快建设管理信息化的步伐。因此乡镇政府应该将为人民服务作为工作核心，以百姓需求为工作准绳，制定建设管理信息化目标，增加信息化建设的投入，成立档案信息管理部门与管理队伍，专人负责这项工作的开展，实现管理信息化建设的目标。而且乡镇政府各个部门还要满足时代发展要求，提高信息化建设重要地位，加强档案登记及归档工作，对有价值的档案资源在政府信息网上进行整体布局。

（二）建设乡镇政府的网络档案。要实现乡镇档案管理信息化的基本条件就是档案网络化，这样才能够实现档案管理的信息化。基于这种要求，乡镇政府应该为政府建立一个相对独立的网站，网站中的个性内容应该与整个乡镇相关情况及最快速、最及时的政策消息相关。其二，要在乡镇政府网站中给档案管理建立独立的网页。其三，乡镇政府将所有纸质档案采用扫描形式保存到计算机中，并在计算机中把这些档案按照标准分类进行管理。其四，让各个档案室之间存在内部联系，彼此间能够相互弥补。比如户籍部门构建户口档案，而保险部门构建和保险相关的档案等等档案馆，当人们在查询户口时，就能够同时查询出教育、保险等各种信息。

（三）完善档案信息管理制度。乡镇政府档案资源的管理信息化，对管理环境与管理防范提出新要求，促使档案管理模式及防范发生新改变。完善档案管理的制度，是实现管理信息化的基础保障；在建设档案管理信息化时，档案管理要将建设信息化管理作为一项重点工作来抓，结合信息化管理的特征与规律，对管理相关的规章制度进行完善，建立完善的管理制度、考核制度、岗位责任制、监督机制以及激励机制，明确各个部门及有关人员在信息化建设中的作用与职责，制定信息化管理的标准与要求，促使管理工作朝信息化方向发展。建立完善的制度基础上，相关部门还需要紧抓落实，并在落实过程中有针对性地进行修缮与补充，确保信息化管理的先进性和科学性，发挥档案管理在乡镇政府管理的作用。

（四）完善信息化管理的配套设施。在信息化快速发展背景下，乡镇政府就要积极响应国家号召，增大信息化管理的资金投入，为乡镇政府建设档案室、档案馆，购买先进的信息化管理配套设备，比如除湿器、扫描仪及复印机等等，及时升级信息化管理系统，然后把纸质档案采用信息化形式转化和归档，同时对相关类型档案分类处理，提高档案资料管理水平与档案价值，才能为资料查询与分析需求者提供更到位的信息服务。乡镇政府管理档案机构还要尽可能建立网络化管理系统，在档案管理内部建立局域网管理系统，提高管理系统安全系数，共享档案信息资源，在上级管理部门帮助下，对档案信息进行扩建与补充，开发高效的信息检索工具，提高利用档案资源的利用率。

（五）引进与培养专业人才。无论多么良好的信息化管理，都是由人来实现和完成，因此人才才是最重要的资源，一旦专业人才不足，乡镇档案管理必定无从说起。因此，乡镇政府就要不断引入档案信息化管理的专业人才，引入一些既懂信息管理又有档案管理经验的人才，满足信息化管理需求。同时乡镇政府还必须要重视管理人才的培训与管理，对管理信息化人才有针对性进行统计培训与职业素养教育，要求相关人员做好自我管理，自主学习，加强经验积累，树立牢固的服务意识，不断提高服务质量。为了防止人才流失，档案管理部门要加强日常管理，通过在职培训、提升薪酬、进修学习及岗位晋升等各种手段，加强档案信息化管理人才建设，让管理人员能够看到档案管理工作的重要性，看到档案管理岗位的前途与价值，激发管理人员的责任意识与工作热情，营造出积极向上的信息化管理环境。

乡镇档案的信息化管理，能够更有效发挥档案资源的价值。当然在建立过程中，政府也必须要注意有关的问题，比如避免不法分子盗取档案信息，从而危害人们利益。必须要结合乡镇政府自身实况，采取合理有效的建设途径，从而真正实现信息化管理的目标和要求。

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[3]王晓坤.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].现代养生,2014(24).

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