信息时代档案管理中的保密工作分析

2017-11-25中共洛阳市委党校尹晓娜

办公室业务 2017年18期

关键词：保密工作保密纸质

文/中共洛阳市委党校尹晓娜

信息时代档案管理中的保密工作分析

文/中共洛阳市委党校尹晓娜

在信息化时代，各种新技术给档案保存提供了很多有效的方式，给管理档案工作提供了有利的条件。然而，也给管理档案中的保密工作带来挑战，大大增加了保密工作的难度。基于此，本文进一步探讨信息时代如何实施好档案管理的守密工作。

信息时代；档案管理；保密工作

在过去的几年中，档案的管理方式有了较大的改变，从以往最简单保管纸质的方式逐渐转向数字化、信息化。信息时代的档案管理工作虽然更加便利，但也为档案保密工作提出了新要求。在信息化时代，做好档案的保密工作已经成为档案管理者深思的课题。本文通过对档案工作中面临的问题和管理模式进行分析，以此促进信息化时代提高档案的保密工作。

一、信息化时代档案管理保密工作遇到的新挑战

现如今，在档案管理中基本实现了自动化与网络化，使管理档案的相关工作步入最新的阶段。快捷又方便的档案信息化管理，也存在一定的安全风险。档案管理的高技术手段与开放式的网络信息化对档案的保密工作提出了更高的要求。因为档案工作涉及我国的国家安全，同时也涉及人们的隐私安全，在有效推动档案实现信息化管理的同时，如果网络与信息化的管理无法贯彻落实档案的保密工作，就会造成国家与人民利益的巨大损失。当前，档案保密管理工作存在的问题，主要有以下几个方面：

（一）保密意识缺乏。无论从事怎样的工作，只有提高重视意识，才能做好本职范围工作。部分档案管理人员保密意识淡薄，看似重视档案管理工作，但却忽视了档案保密工作的重要性，认为在信息化背景下，档案保存好已经是做好了保密工作，对档案文件一锁了之，不需要从其它方面再做保密工作。还有一些人员兼职档案工作，不熟悉档案管理工作的法律规范，没有熟练掌握业务，更加忽略了档案保密工作。也有从事档案管理的领导，没有研究部署保密工作，不重视开展档案保密检查和宣传教育，使得档案管理工作人员没有做好信息化时代应对新问题与新挑战的准备。

（二）保密工作滞后。伴随着科技的飞速发展，信息传播方式早已从以往的纸质传媒，逐渐转变成信息传播的数字化，同时这也是管理档案工作面临的新困难，现代高科技为利用先进技术剽窃档案信息创造了便利渠道。我们现有的档案信息防护技术与设备都不够先进，保密技术防范装备研发和应用较慢，面对当前信息化时代的新状况，保密工作仍然处在加强研究与探索阶段。

二、做好信息化档案保密工作的措施

随着秘密信息载体形式的多样化，在不断发展的办公自动化和网络技术背景下，如何做好档案管理信息化的保密工作，成为工作的重中之重。

（一）完善档案保密管理的电子信息制度。现如今，纸质档案和电子信息档案并行且各有所长，虽然纸质档案很重要，而且长期以来我们习惯于纸质档案的保存方式，但也不能忽视电子档案发展的重要性，电子档案推动档案一体化管理，解决纸质档案信息存储检索慢等问题，相关部门可以按照单位的实际状况，与国家的法律规范进行有机结合，建立健全档案电子信息管理制度，具体应包括：档案登记、传阅、借阅、销毁等。另外，还要针对档案管理者制定出相应的保密管理制度。基于使用与存档不同的档案，制定不同的审批程序，保证档案不泄密、不失密，还要严格规避档案的流失。我国档案管理工作起步比较晚，必须在实践当中加以创新，与实际工作相结合。在管理档案的同时，及时发现问题，针对问题在制度层面上加以改善，进而保证档案管理相关制度真正得到落实。

（二）建立严格的档案电子信息查阅规范制度。在企业与国家的职能部门中，档案是重要的财富，信息时代不仅要做好档案保密工作，也应注重建立规范的查阅与应用制度。查阅档案应严格执行以下规定：1.查阅重要档案时必须上报主管领导给予批准；2.涉及等级特别高的档案时，不能采取简易的拷贝存档，应细致制定出完善的守密方法；3.依据查阅档案人员不同的情况，明确具体的查阅方式；4.强调加密比较重要的档案内容；5.基于管理档案人员情况的不同，建立相应的局限性，任何管理档案的工作人员只要实施了操作就应当有明确的记录，存有档案的网络系统必须与外用网络切断联系。对档案管理工作要建立完善的规范制度，以此来保障档案的保密工作正常实施。

（三）强化培训档案管理人员。如今的档案管理工作与过去相比较存在很大的不同，以往的操作方式早已无法满足信息时代的需要，因此必须强调提高档案的管理工作，熟练掌握操作现代化档案管理的新技术与方法，相关部门应该加强档案管理工作人员信息化业务培训，加强病毒检测、数据加密、软件保护等技术。同时加强掌握保密纪律，熟悉业务范围的保密事项，使大家普遍形成知法守法和自觉履行保密义务的意识，充分了解当今的工作形势，努力做到知法守法。