浅谈企业档案分级管理应对突发事件

2017-11-25中交城市投资控股有限公司骆诗怡

办公室业务 2017年23期

文/中交城市投资控股有限公司骆诗怡

浅谈企业档案分级管理应对突发事件

文/中交城市投资控股有限公司骆诗怡

本文主要分析档案分级管理对突发事件的重要性，以某个PPP模式的项目投资企业为例，介绍企业传统的档案库房排架方式，通过分析发现当前的排架方式不能有效应对突发事件的转移及抢救工作，引出对档案分级管理进行研究，提出重要档案的分类依据及标准，把重要档案从一般档案中分离出来单独保管，使企业在制定档案应急管理预案时，充分考虑在前期准备工作中对档案分开保管，有效降低突发事件对档案造成的毁坏。

突发事件；分级；应急管理

5.12汶川地震、8.12天津爆炸事件……这些天灾人祸让我们人类共有的财富——档案遭遇灭顶之灾。在突发事件面前档案往往不堪一击，所以，有效预防及处置突发性事件，最大限度减轻对档案的损害，才能确保档案资源安全，保证档案工作顺利进行。

面对突发事件，三分靠处理，七分靠预防。突发事件具有突然性、不确定性及破坏性等特点。当前的突发事件主要包括两大类：一是由自然灾害引起的灾害事件，如洪涝、地震等。二是由人为因素引致的突发事件，如火灾、盗窃事件等。本文从档案应急管理工作的前期准备入手，针对档案分级管理展开研究，通过灾前有效防范，降低突发事件对档案的损毁。

一、当前档案库房排架方法及优缺点

档案库房的排架是档案工作中很重要的环节，规范合理的分类排架能够为应对突发事件打下好的基础。企业档案库房普遍采用的排架方法主要是分类排架和流水排架两种。

（一）分类排架。顾名思义就是在档案实体分类基础上，按照档案类别及项目内卷宗排列顺序排列案卷的方法。企业中采用分类排架可以按照机构、问题及项目等进行分类。这种排架方法的优缺点都是非常明显的，优点是能对库房档案进行科学的规划管理，分门别类、一目了然，方便对档案的查阅；缺点是浪费排架的空间，每一类档案上架后都要预留足够的空间给将来的增量档案存放，不利于排架的有效利用，如果空间预留不够，还要进行倒架，增加了档案员的工作量。所以，采用这种排架方式的企业一般库房面积比较大，且配备了专职档案人员管理档案。

（二）流水排架。是指按照档案全宗入库的先后顺序依次进行档案实体的排列，可分为大流水排架法和分类流水排架法。现在越来越多的企业偏向采用这种排架的方法，流水排架法能够有效利用库房的架位空间，先入库的档案排在前，后入库的档案的随后排列，不需要预留架位，大大节省排架的空间。另外，流水排架法对档案人员的专业水平要求不需要很高，所以只有兼职人员管理档案的企业尤其倾向采用这种方式。然而，这种方法也有查阅不方便、分类不清晰的缺点。但是随着档案信息化水平的日益提高，通过档案信息系统检索档案的方式使这一缺点慢慢得以改善。

二、重要档案的鉴定工作

不管是分类排架还是流水排架，都没有把重要档案和一般档案进行分开保管，当面临突发事件的时候，不利于快捷、有效地进行转移和抢救工作。所以在档案应急管理的前期准备工作中，对库藏档案进行价值鉴定，确定优先保护对象是预防突发事件的重要手段之一。以下是对档案分类工作的具体实施：

（一）实施步骤。首先，由分管领导、档案人员和相关业务人员分别成立重要档案鉴定小组。其次，档案人员根据相关的鉴定标准，对各类档案进行初步的鉴定工作。最后，由鉴定小组对各类档案进行最终鉴定。

（二）成立鉴定小组。价值鉴定工作应该根据不同的档案类型成立鉴定小组：文书档案鉴定工作，由档案人员与有关部门组成鉴定小组；投资项目档案鉴定工作，由分管领导、档案人员和业务人员组成鉴定小组；会计档案需由财会部门组织鉴定，办公室档案室协助。

（三）鉴定标准。下面以某个PPP模式的项目投资企业为例进行研究，目的是把重要档案从一般档案中分离出来单独保管。研究的企业库房采用流水排架的分类方式对档案进行排列。根据国家档案局发布的第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，该企业根据实际工作情况，以10号令的管理类档案保管期限为最低期限，对属于该企业业务范围内所产生的归档范围内的文书档案、科技档案、声像档案、实物档案等进行保管期限的制定，并编制了文件材料归档范围和档案保管期限表。初步鉴定为重要档案的标准为保管期限是“永久”的档案。该企业的归档范围和档案保管期限表是以部门为单位进行编制，每一个部门根据所产生的管理类档案的归档范围和保管期限进行系统的梳理和编排。会计档案根据中华人民共和国财政部国家档案局发布的第79号令《会计档案管理办法》的规定，该企业相应编制了企业会计档案保管期限表。从表中可知，第三类的财务报告类中的“年度财务报告（决算）”需要永久保存。第四类的其他类中的“会计档案保管清册”和“会计档案销毁清册”需要永久保存。这些需要永久保存的会计档案相应的初步鉴定为重要档案。人事档案由人力资源部门单独保存，在此不作研究。依照这种鉴定的标准，档案人员把所有永久保存的档案初步鉴定为重要档案，再由鉴定小组对其进行最终鉴定。

（四）实施过程。把具有重大价值的档案确定为优先转移和抢救对象，以便突发事件发生后能及时、合理地选择取舍：价值高的档案必须竭力抢救；价值较低的档案视具体情况实施抢救或者舍弃。

三、档案分级管理的可行性分析

档案管理需要做到“预防为主，防治结合”，有效预防突发事件，实现优先转移和抢救价值高的档案，最有效的方法是对重要档案实行分开保管。根据企业档案库房条件的不同，采用不同方式对重要档案进行分开保管。对于库房面积较小，硬件设施条件较差的企业，应提前对库房排架进行科学分配，整体规划，预留独立的排架单独存放重要的档案，对于重要的声像档案、实物档案也要单独存放在质量较好的防磁柜和陈列柜里。对于库房有足够空间，有较好保管设施设备的企业，应该单独建立档案特藏室，把珍贵档案放入特藏室保存，同时配合做好备份措施，提高重要档案的安全系数。

对于由人为因素引起的突发事件，由于事件发生前不可预料，不能提前启动应急预按采取有效措施，只能在事件发生后被动地作出反应，进行补救；然而，由自然灾害引起的突发事件，是可以提前通过预警监测获知信息，提前对重要档案进行转移的。

（一）灾前转移为主。由自然灾害引起的突发事件，在收到灾害预报系统发出的灾情预警后，应该快速作出反应，在灾害发生前提前做好应急准备工作，确保相关人员到位、设施设备完好，根据档案分级确定的所有价值高的重要档案按照指定路线优先转移到临时的安置场所，实施紧急避险，再对一般的档案适当转移，并采取保护措施。灾前的转移工作使被动的应对转化为主动的防护，大大降低了档案（特别是重要档案）受损的概率。

（二）灾后抢救为主。由人为因素导致的突发事件发生后，立即启动应急预案，同时有重点、有针对性地进行灾后转移和抢救。抢救工作第一步是明确目标，优先抢救存放于特藏室内的价值较高的重要档案。第二步是对档案库房的受损情况进行评估，应尽快转移存于库房中受损严重、安全隐患较大的档案。第三步是区分档案的受损类型与受损程度，采取不同的抢救方法。