高中学校档案管理中信息技术的应用实践探微

文/泰安长城中学 胡敏

高中学校档案管理中信息技术的应用实践探微

文/泰安长城中学 胡敏

高中学校档案管理工作是记录师生生活与思想发展状况的重要工作，对高中学校的发展有着非常重要的意义。随着信息技术的发展，高中学校档案管理工作有了新的发展方向。本文将简单探讨学校档案管理工作中信息技术的应用，希望能对高中学校的发展提供帮助。

高中学校；档案管理；信息技术；信息处理

一、信息技术在高中学校档案管理中的应用优势

（一）档案管理不再费时费力。信息技术的使用，有效提高了档案管理工作的有效性。在实际应用过程中，无论是从文书管理录入工作还是档案管理录入，只需要一次性录入即可实现多次使用，且可以在内部实现数据共享。此外，各种档案管理的报表可以自动打印，如收发文单据、档案案卷目录、文件目录、封面等，实现自动统计档案信息，并形成相应的报表，在很大程度上提高了管理工作的工作效率。

（二）档案查询更加方便。信息技术可以为档案管理工作提供更多的查询手段，相关管理人员可以根据自身需要，从模糊查询、组合查询以及分类查询等方式中选取合适的方式进行查询，从档案库中检索出需要的档案信息。此外，信息技术为教职员工提供了更多的查询手段，相关教职员工可以根据档案管理的权限到网上下载需要的档案资料，不仅减轻了档案管理人员的查询负担，同时也提高了查询效率。

二、现阶段高中学校档案管理现状

（一）管理方式。在传统的档案管理工作中，基本上都是采取纸质的方式进行管理，这种档案管理方式是非常落后的，在管理和保存的过程中极易出现丢失或是损坏的现象，若是稍有不慎则会造成严重的后果，且档案管理的工作量较大，整体效率偏低。此外，高中档案管理所涉及的内容较多，大量学生和教职员工档案产生变动，这在无形之中为档案管理工作带来非常大的困难。虽然很多高中校园正在向着信息化管理方向发展，但是发展过程较慢，造成的影响较大。

（二）保密工作。在传统的档案管理中，由于管理方式的落后，导致档案的保密性非常弱，档案信息的安全性有待提高，虽然一些学校也在进行信息化管理，但是其程度较低，还不能够完全适应档案管理的发展需求。在工作中，档案管理人员多数通过人工的方式进行信息的录入，不仅影响了工作效率，同时也对档案信息的安全性埋下了安全隐患。此外，一些档案管理人员的知识结构相对老化，在计算机使用的过程中经常会出现一些问题，严重影响了档案管理工作的整体效率。

三、加强信息技术在高中学校档案管理应用的措施

（一）加强对档案管理信息化的重视和投入。高中学校的领导层对档案管理工作的认识是非常重要的。要想进一步加强档案管理工作的时效性，就必须要加强领导对档案管理工作的认识。学校的领导者以及教职员工都要对信息技术的应用价值有充分的认识，并结合学校当前档案管理的情况，制定完善的信息化档案管理系统，在形式上以及管理理念上都要进行更深层次的提高和优化。在实际操作过程中，需要将档案资料的格式进行统一，采取统一的方式对档案进行管理，这样可以实现档案管理工作的“精”“准”“快”。此外，要想让信息技术在档案管理工作中发挥出真正的价值，就需要学校在计算机软硬件方面加大投入的力度。高中学校以及当地政府在学校档案管理工作上都要给予一定重视，使学校基础建设的资金能够得到有效保障。在实际情况中，学校可以向相关教育部分申请更多的经费来购置合适的计算机管理硬件，并安装适合档案管理的软件，通过软硬件设备来构建完善的网络平台以及数据传输系统，保证档案管理工作的个性化服务。

（二）注重档案信息化管理的安全性和整体性。档案信息化管理的安全性是十分重要的。由于高中学校档案所涉及的管理内容较多，因此必须要加强对其安全性的保障。相关管理工作人员在实际的管理过程中，必须要逐渐摒弃传统的纸质管理手段，可以通过对档案加密的方式来进行安全管理，也可以通过将整个计算机加密的方式对档案进行安全管理，或是通过新技术来将相关文档上传至学校的云端存储，并进行加密，这样才能够保证档案信息的安全性。除了要注重档案管理工作的安全性外，还要注重其整体性管理，避免在管理的过程中造成文件信息的缺失。管理人员需要对重要的纸质档案进行保存和整理，在网络的拟定以及审查工作实施下对档案资料的完整性加以保障，并保证档案信息录入的完整性，通过上述基础措施的实施，有效提高高中学校档案信息的管理水平。

三、结束语

总之，在计算机技术不断发展的过程中，社会各界都对信息技术的管理产生了一定的依赖性。信息技术可以有效提升工作效率和质量，对学校复杂多样的信息管理工作起到了一定的促进作用。因此，高中学校应对计算机技术进行正确利用，通过加大资金投入力度、提高档案管理人员综合素质等方式来提高档案的信息化管理水平，促进高中学校档案管理工作向着更加高效化的方向发展。

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