企业文书档案信息化管理的研究

文/西南电力设计院有限公司档案管理中心 吴梅

企业文书档案信息化管理的研究

文/西南电力设计院有限公司档案管理中心 吴梅

信息技术的管理为档案工作带来更多的机遇，本文从企业文书档案信息化管理的主要内容、特征及需要注意的问题几个方面进行了分析。通过相关论述指出做好企业文书档案不仅可以保证档案信息的完整性、提高档案的利用率，对于提升企业竞争力也具有非常重要的作用。

档案管理；文书档案；信息化

一、信息化背景下的企业文书档案管理

随着信息技术的进步，以现代通信、网络技术为支撑的信息化进程为人类社会发展提供了越来越多的技术支持。对于档案工作而言，信息技术的迅猛发展使得其管理方式更加先进、高效。文书档案是一个重要的档案门类，“企业文书档案作为大数据最重要的组成部分之一，是大数据环境中企业文书档案信息化管理与建设最重要的内容”，利用信息化管理手段，不仅可以保证文书档案归档的完整性、准确性，也可以提升企业文书档案工作水平及综合竞争力。“建设企业文书档案信息化管理体系，对提高企业文书档案和企业档案的整体管理水平都具有重要的现实意义”。

二、企业文书档案信息化管理的主要内容

传统的文书档案管理的主要内容为收集、整理、鉴定、保管、利用等环节，而文书档案的信息化管理则是通过信息技术对传统的档案管理内容和方式进行数字化加工及网络化转变。在利用信息技术为利用者提供更便捷的服务、提高文书档案利用价值的同时，也通过对文书档案的数字化加工和信息化处理，从而为企业管理的各个环节提供更多的信息技术支持。

“企业文书档案信息化管理模式则是建立在文档一体化的基础上进行的，不仅保证了文档的质量，还更适应现在企业运行方式”。文书档案的信息化管理主要包括两个方面：一是将传统文书档案进行数字化加工，将计算机作为文书档案的存储载体，采用信息技术手段辅助电子文件归档。二是实现文书档案的自动化、网络化管理，经过数字化处理的文书档案必须辅之以现代化的管理方式和手段，充分利用信息化管理在资源共享、远程传输方面的特点，为利用者提供便捷的查询借阅及档案利用服务，为企业的各项工作提供充分的信息来源，从而让文书档案管理赋予更加丰富的内容。

三、企业文书档案信息化管理的特征

（一）提高效率，提升质量。传统的文书档案管理方式依靠档案工作者的手工操作，不仅需要耗费大量时间进行收集、整编，而且管理的质量也会因为工作者专业素养的不同而参差不齐。文书档案信息化管理可以借助诸如自动归档、OCR识别、智能检索在内的手段对文书档案管理环节优化提升，使得文书档案管理更加高效，归档效率和管理质量的提升也为保证文书档案归档的完整、准确、齐全提供了保证。

（二）利用便捷，资源共享。文书档案的数字化加工及线上归档、读取，一方面保护了档案原件，延长其保存时间。另一方面也为利用者提供了便捷的利用渠道，利用者可以通过相应的管理系统完成检索、利用工作。现代信息技术的加入也极大地提高了档案利用的查全率和查准率，而文书档案的信息化也为与其他信息系统的交互关联提供了可能性。资源共享平台的搭建有助于改变档案工作封闭保守的面貌，使档案利用工作真正地动起来、活起来。

四、企业文书档案信息化管理需要注意的问题

（一）提高人员素质。相较之于传统的文书档案管理，信息化的管理在要求档案工作具备扎实的理论知识和实操能力的同时，也对档案工作者的信息技术水平提出了更高的要求。档案工作者必须通过知识转化、知识创新来提升自身的综合素质，以及提高企业文书档案工作在信息化背景下的管理利用水平。

（二）强化安全管理。这里的安全既包括实体安全也包括信息安全，由于信息化背景下档案信息的存储更为集中，所以要尤其注意存储载体的安全，在信息安全方面，也必须采取相应的预防手段，做到“涉密不上网、上网不涉密”，做好内、外网的隔离防护措施，来确保信息化网络安全有效。

（三）健全管理系统。文书档案的信息化管理并不是将传统文书档案管理的环节机械迁移到网络平台上，而是必须通过对管理系统的科学配置以及管理优化，在真正意义上实现文书档案管理由传统现代化管理的转变，保证收集、整理、保管、利用等环节在信息化管理方式下有机连接，实现自动化、网络化管理，真正建立高效快捷的文书档案信息管理模式。

五、结语

企业文书档案的信息化管理趋势不仅是档案工作自身发展进步的表现，也是信息技术更新换代潮流提出的要求，企业文书档案管理由传统向信息化的转变不仅需要对管理方式进行提升，同时也需要管理理念的革新。只有紧跟技术发展的步伐，做好文书档案的信息化管理，才能真正充分实现企业文书档案的价值，为提升企业综合竞争力发挥应有的作用。

【本文系2016年度国家档案局科技项目计划“企业数字档案馆规范化建设及开发利用”（批准号：2016-X-04）系列研究成果之一】

[1]陈燕.浅议企业文书档案信息化管理[J].冷藏技术,2013 (10):57-58.

[2]葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯,2011(1):92-94.

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