提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

文/淮安市淮阴区张福河船闸管理所 张波

提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

文/淮安市淮阴区张福河船闸管理所 张波

伴随着世界经济的发展与社会的进步，信息化已经成为一个发展趋势。而在社会对信息的利用与共享有了更高要求的新形势下，传统的档案管理模式已经不能适应当前社会的发展，档案管理信息化建设势在必行。信息化时代给水利工程单位的档案管理工作带来了发展和机遇。因此，只有不断提升档案管理信息化建设的效率与服务质量，才能真正满足社会发展的需求，顺应社会发展的趋势。

事业单位；水利单位；档案管理；信息化建设；策略

伴随着社会的发展，我国事业单位随之发生的最大变化即为档案数量的激增。档案是传达信息的重要载体，其在组织机构中具有重要的影响作用，档案管理工作的质量已经成为检验事业单位检验是否高效运转的一块试金石，特别是对具有很强系统性、综合性的水利工程单位而言，档案管理信息化建设不仅是保存具有重要价值的工作资料，也成为工作全过程的记录。因此，事业单位应重视档案管理信息化建设，提升事业单位档案管理的水平和服务效率，以促进事业单位的发展。

一、提升事业单位档案管理信息化建设的意义

（一）传统的档案管理方法是保存纸质资料。在长期的保存过程中极易受损。尤其是水利工程单位的档案，是在水利工程建设中所形成的非常具有保存价值的图纸、文字、声像及数据等多种历史资料，它是水利技术的基础资料，反映了水利工程建设的全过程及建设情况。因此，只有提升事业单位档案管理的信息化建设，运用信息化技术管理纸质档案，才能更加永久地保存档案信息，抵御破损，从而保障档案存放的简便性，使其得以永久保存。

（二）方便档案管理流程。水利工程单位档案的内容涉及面较广，历史周期也较长，而传统的档案管理虽然对档案精心分类，但后期查询所需信息却仍要耗费较大的精力。从厚厚的档案文件中查询资料容易出现疏漏，且可能不完整。另外，档案查找中容易打乱原有文件顺序，给后续查找工作带去麻烦。因此提升档案管理信息化建设，有助于档案信息的查找，避免打乱文件的排列顺序，提升信息检索的准确率。事业单位档案管理信息化，具有传统管理方式无法比拟的优势。

二、提升事业单位档案管理信息化建设的应用策略

（一）树立现代化的档案管理与发展意识。伴随着信息化技术的快速发展与应用，事业单位的档案管理工作也应适应时代与潮流的发展，不断探索行之有效的方法与途径进行完善与优化。水利单位档案，是几代水利工作者的心血结晶，绝非只是一本报告、一张图纸。因此，事业单位档案管理人员，应在工作中牢固树立现代化的发展意识，善于打破传统思维模式，从根本思想上改变传统管理观念，实现工作创新发展，提升档案管理信息化建设的意识，依靠现代化的设备与技术，实现档案信息化，真正实现档案的利用价值。将目光“从纸质记录转向电子记录，从框架存储转向数据仓库，从查阅资料转向网络咨询”。

（二）依照国家规范与标准建立事业单位档案管理制度。在信息化发展的大背景下，当前我国档案管理已由管理保护的实体模式转为档案信息的利用与共享。档案信息服务功能想要实现最大限度的发挥，就必须完善、健全管理体系。所以，事业单位档案管理信息化建设的提升，需要依照国家的相关信息化管理标准，结合自身单位的特点与发展需求制定相应的管理标准。如：档案录入要遵循国家统一的著录原则、方法、文字、格式、标识等；统一规范档案管理数据库的硬件与软件文档格式、数据指标等内容，统一归档相应的纸质档案，实现事业单位档案数据的共享、利用。

（三）建设并完善事业单位档案管理服务设施。事业单位档案管理信息化建设，依赖于计算机、网络通信等现代化设备，其借助网络收集、存储、加工、传输、使用档案信息。因此，水利工程事业单位可依据实际需求，采购计算机、扫描仪、复印机、打印机、光盘刻录机等设备；同时，统一管理与使用现有的电子设备，最大限度地延长其使用寿命。此外，还应掌握计算机软、硬件的统一性，软件和硬件的兼容性等，从而能够最大限度地优化计算机设备资源，奠定档案管理信息化建设的基础。

（四）提升事业单位档案管理人员的技能与水平。水利工程单位的档案具有很强的技术性、科学性及服务性，其档案管理工作也是一项细致、复杂而又琐碎的工作，所以要求从事水利工程档案管理的工作人员，拥有更全面的专业知识与技能。然而，当前我国的档案管理信息化建设，还处于人机结合的操作阶段，这就要求档案管理人员具备一定的档案管理理论知识、相关的计算机或数据通信技术。因此，事业单位应加强对档案管理工作人员的专业技能培训，定期或不定期举办档案管理知识与方法的培训；鼓励员工不断自我深造，培养电脑使用知识，提升档案管理信息化的思想觉悟，并保持良好的心态，积极面对工作中出现的问题，有效解决困难，从而更好地满足当前档案管理工作的需求。

三、结语

综上所述，信息化技术的普及与飞速发展，给我国事业单位的档案管理带来了机遇与挑战。提升事业单位档案管理的信息化建设已成为大势所趋，同时也成为事业单位的一个重点工作。事业单位应高度重视档案管理信息化建设这项长期且艰巨的工程，立足于宏观角度整体规划档案管理，不断提升管理人员的专业技能与素质，促使其真正服务于事业单位的长远发展。

[1]刘素云.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].理论研究,2016(4):66.

[2]黄可.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].理论研究,2016(2):47.