浅析交通运输部门档案管理中的信息化建设

文/兰察布市交通运输管理处 郭丽慧；集宁师范学院 贺志宇

浅析交通运输部门档案管理中的信息化建设

文/兰察布市交通运输管理处 郭丽慧；集宁师范学院 贺志宇

在科学技术高速发展的背景之下，交通运输部门档案管理的信息化建设已经成为必然趋势，为了进一步提高档案管理效率和管理质量，需要不断加快档案管理的信息化进程，确保档案信息能够更好地为交通运输部门的各项工作提供服务。本文将对交通运输部门档案管理信息化建设的重要性加以探讨和分析，并着重指出档案管理信息化建设的内容和具体路径，以期充分发挥现代信息技术优势，从而全面推进交通运输部门档案管理工作的长效发展。

交通运输部门；档案管理；信息化建设

众所周知，交通运输部门的档案信息十分庞杂，信息的筛选、分类、保管较为困难，如何实现档案信息的高效管理和利用一直是交通运输部门积极探索和研究的重要课题。传统的档案管理方式比较落后，需要档案管理人员手工作业，不但管理效率十分低下，而且容易受到档案管理人员技术水平和工作经验的影响，导致档案管理的效果不佳，档案信息无法得到有效的利用，不利于交通运输部门各项工作的开展。对此，必须加强档案管理的信息化建设，运用先进的管理理念和管理技术对档案信息进行科学、高效的管理，以便为交通运输部门的决策提供强有力的理论支持，促进交通运输部门的可持续发展。

一、交通运输部门档案管理信息化建设的重要性

所谓档案管理的信息化，即是指运用现代管理理念和技术对档案信息进行分类储存保管，用户可以通过检索系统快速获取需要的信息，大大扭转了传统人工管理方式效率低、质量差的弊端，显著提高了档案信息的利用率，而且电子档案的保管成本要远远低于纸质档案，信息的安全性也得到了一定的保证。由此可见，档案管理信息化具有无限广阔的发展前景，因而深受各行各业的支持和青睐。对于交通运输部门来说，档案管理水平的高低将直接影响到其发展战略目标能否顺利实现，在信息时代要想确保档案管理工作能够符合交通运输部门的实际发展需求，就必须顺应时代潮流，大力应用现代信息技术，借助计算机设备强大的处理功能，对档案信息进行分类、加工、处理和储存，为档案信息的查询和使用提供便利，这种方法无疑比传统档案管理方式具有更大的优势，值得交通运输部门的领导给予高度的重视，将档案管理信息化建设工作真正落到实处。

二、交通运输部门档案管理信息化建设的内容

交通运输部门档案管理信息化建设是一项长期、艰巨的任务，需要交通运输部门以行业发展为准绳，结合部门现有的资源，制定标准、完善的实施计划，唯有如此才能保证档案管理信息化建设规范、有序地开展，进而取得更为理想的效果。一般来说，档案管理信息化建设的内容主要包含以下三个方面：第一，基础设施建设。档案管理信息化离不开硬件和软件的支持，采用的硬件设备和软件系统都要具有强大稳定的功能，能够保持良好的运行状态，确保数据信息能够在网络环境内高效地传输和共享。第二，数字化建设。将纸质档案转变为电子档案，分门别类地存储在数据库系统中，只需搜索文件目录即可找到相关类别的所有信息，提高档案检索的效率。第三，安全保障机制建设。构建安全防御系统，抵御病毒和木马的攻击，并加强对系统的维护和更新，为档案信息创建安全可靠的运行环境。

三、交通运输部门档案管理信息化建设的有效路径

（一）建立档案信息网站。创建交通运输档案信息网站能够加强交通运输部门和社会公众的交流互动，用户可以随时随地地浏览交通运输信息，获取最新资讯，即使用户的计算机水平较低，也可以通过网站的导航系统找到需要的信息，或者在搜索栏里输入关键字，也可实现信息的快速检索。同时，网站还设有在线服务版块，很好地满足了用户的个性化需求，为用户提供了更为方便、快捷的服务。交通运输部门的档案信息网站是档案管理信息化建设的有力举措，应引进国内外先进的硬件和软件技术，不断加强对网站平台结构和功能的优化，以满足不同用户的使用需求。

（二）做好档案信息的规范化、标准化管理。在档案管理信息化建设中，必须提高各项工作的现代化管理水平，以此来加强档案信息的规范化、信息化。具体要求为：首先，交通运输部门在档案管理工作中，需要以国家相关的档案信息化标准为依据，同时结合该部门自身的实际发展情况，建立出一套标准体系，为档案管理人员的工作提供指导依据，并在实际运行阶段对体系中存在的问题进行改进和完善。其次，在建立档案目录数据库中，要遵循高效、便捷的原则，但是不能违反国家的相关制度。再次，在编写档案内容、设置数据库格式的过程中，也要建立统一化、规范化的标准，以便于数据的共享和传输。最后，针对在档案管理中硬件、软件的格式，也要作出明确的规定，这样既可以为用户在共享文件中提供方便，又解决了因为格式问题出现的阅读问题，比如，在只读模式下，文件无法打开，或者转化失败等。

（三）建设高素质的档案管理人才队伍。档案管理人员在档案管理工作中扮演着不容忽视的重要角色，其专业素养将对档案管理信息化建设产生重大影响，交通运输部门档案管理的信息化建设需要一批高素质、高水平的档案管理人才，为档案管理工作提供方方面面的保障，这就需要加强对档案管理人员专业知识的传授以及技能的训练，使之掌握先进的管理理念、管理技术、信息技术，提高档案管理人员的计算机操作水平，使之能够灵活运用经验和技术来应对档案管理信息化中出现的各类问题，将风险隐患扼杀在萌芽，确保档案管理工作的质量。

四、结语

综上所述，交通运输部门档案管理信息化建设是一项十分重要且紧迫的工作，需要相关领导给予高度的重视，加大资金和技术的投资力度，建设档案信息网站，对档案信息进行标准、规范的管理，同时打造高水准的档案管理人才队伍，加快档案信息化建设进程，促使档案信息发挥出最大化的效用，从而为交通运输部门的长远、健康发展奠定坚实的基础。

[1]吕俭男.浅谈交通运输部门人事档案管理的信息化建设[J].黑龙江史志,2015(09).

[2]李连梅.交通运输部门人事档案管理的信息化建设探析[J].办公室业务,2012(15).