档案信息化建设过程中的主要问题及对策

2017-11-25广东电网有限责任公司云浮罗定供电局谭彦

办公室业务 2017年23期

文/广东电网有限责任公司云浮罗定供电局谭彦

档案信息化建设过程中的主要问题及对策

文/广东电网有限责任公司云浮罗定供电局谭彦

现阶段，社会各个领域都得到了快速发展，这主要依托于科学技术以及信息技术的发展。而档案作为对时间的一种记录形式，是记录历史的重要手段之一，档案对于一个国家而言，不管是国家管理还是企业组织都具有非常重要的作用。在档案管理中应用信息技术，做好信息化建设是当前档案管理的重要工作内容。本文将对档案信息化建设过程中存在的问题以及相关对策进行研究分析。

档案；信息化建设；问题及对策

随着社会的不断发展和进步，信息技术也在这个过程中有了更好的发展机遇，而档案管理也步入了新的征程。在这样的背景下，本文从档案信息化建设过程中存在的问题出发进行研究分析，提出几点针对性意见，希望对促进档案信息化建设有所帮助。

一、档案信息化建设过程中的主要问题

（一）档案管理制度不够完善。站在我国国情的角度，很多企业在进行档案管理时，档案信息化建设过程中存在缺陷，很多企业没有意识到档案信息化建设的重要性，因此，存在的一些问题也没有得到改善。所以，现如今企业在进行档案管理信息化建设时面临的一个重要问题就是档案管理制度问题。因此，必须做好档案管理工作，切实提高档案的有效性以及实现其功能作用，辅助企业良好地发展和进步。与此同时，由于企业每个部门之间都与档案部门有所关联，完善档案管理制度对企业其他部门的管理工作以及制度的完善起到引导作用。

（二）欠缺资金。对于企业档案管理工作而言，信息化建设工作离不开资金支持。与很多其他工作相比，档案管理工作受企业重视程度不够，所以，企业对档案管理所投入的精力相对较少，导致这种情况的原因是档案管理工作本身的影响。此外，若是相关工作人员缺乏前瞻创新意识，不积极争取领导支持安排资金，没有足够的资金用于档案管理的信息化建设，导致档案管理信息化建设工作不能有效推进。

（三）档案信息化建设专业人才较缺乏。档案信息化管理工作，离不开人员的支持。由于人员是档案信息化建设的主体，起着主导作用，因此相关管理人员必须具备档案专业的知识以及信息技术知识，还需要具备计算机实践操作能力。但是，现阶段档案管理的专业人员比较缺乏，很多都是非专科人员，有些档案管理人员只是在简单培训后就上岗工作，对于相关操作流程缺乏了解。而且，很多管理人员为文科生，对于计算机技术以及网络技术的相关知识比较不足，所以，很多企业缺乏具备档案专业知识以及信息化技术操作能力的综合型人才，这对于档案管理信息化建设工作来说是非常不利的。

二、档案信息化建设问题的应对策略

（一）完善管理制度。伴随着信息技术的提升，传统的档案管理制度已经逐渐不能适用现代化档案管理工作，为了跟上信息化发展的脚步，应该对相应的管理制度进行不断优化和更新，确保在档案管理信息化建设过程中焕发新的活力。因此，可以说完善的管理机制是现阶段进行档案信息化建设的关键环节。除此之外，还应该对档案管理人员设立相应的奖惩制度，充分调动相关管理人员的工作积极性。

（二）加大资金投入力度。信息化建设离不开必需的设备，所以需要对信息化建设提供物质保障。不过当前很多单位面临着经费紧张的问题，所以需要社会的帮助。单位可以通过自筹资金，缓解资金压力。国家财政部门也应该出台相应的政策，设置专门档案管理经费，彻底解决资金不足的情况，确保档案管理信息化建设达到统一标准。

（三）培养综合型人才，加强素质教育。档案管理信息化建设需要以高素质的档案管理人员为基础，因此，应该加强对档案管理人员的培养。这就需要企业加强对档案管理人员的培训，邀请专家举办讲座，还可以通过培训机构进行专业的学习，时刻确保管理知识与时俱进，跟上时代发展的步伐。还需要建立相应的考评机制，对优秀者予以奖励，以激励管理人员加强学习，提升业务能力。此外，还需要对档案信息化建设的相关流程进行规范，提高工作效率。

（四）加强档案的安全建设。在对档案进行信息化建设的过程中，非常重要的一点是加强对信息安全的重视。这就要求企业从制度、技术等方面着手。建立相应的安全管理制度和技术措施，确保档案信息安全。通过相应的控制降低安全隐患，与此同时，还应该提高档案从业人员的信息化技术水平以及企业的信息安全管理水平，通过建立防火墙、数据加密、异地备份等措施做好档案信息安全的防范工作，避免档案信息泄露或者被非法使用。此外，还需要注意的是要对工作人员进行保密意识教育，提高档案信息的密保性。