探析档案信息化建设与档案管理

2017-11-25广东电网有限责任公司云浮云安供电局张冰兰

办公室业务 2017年23期

文/广东电网有限责任公司云浮云安供电局张冰兰

探析档案信息化建设与档案管理

文/广东电网有限责任公司云浮云安供电局张冰兰

档案信息化建设主要指的是在对档案进行管理的过程中使用信息网络技术，在对档案进行管理的过程中，使用现代科学技术对档案资料进行收集、归档、整理。档案管理信息主要是从过去实体化管理方式转换成依靠现代技术对档案进行管理，在具体操作的过程中主要是以实体化档案管理方式为主。档案信息化管理方式的应用，主要集中表现在对档案进行信息化、科学化、网络化的管理。本文主要结合作者多年的工作经验，分析了档案信息化建设的必要性，探讨了档案管理信息化建设的措施。

档案管理；信息化建设；策略

档案信息化管理主要指在以使用纸张对档案进行记录的基础上，在不改变档案原有信息的情况下，将档案资料的信息以及保存方式进行信息化的改变，使档案管理更加信息化。在企业管理的过程中，需要做到档案信息资源共享，使企业内部的人力资源以及领导管理人员能够以最快的速度找到人才档案等其他信息。

一、档案信息化建设的必要性

随着我国现代信息化技术以及网络技术的发展，各行各业都加强了对信息化技术的应用，在现阶段信息化社会发展的过程中，档案管理工作也必须要顺应时代的发展，坚持做好档案信息化管理的建设，有效地促进档案管理工作的效率。一方面，在对档案进行信息化建设的过程中，必须使用电子文件科学化管理。近几年，随着计算机技术的快速发展，在工作的过程中很多地方都使用了计算机技术对文件进行处理。在对档案进行管理的过程中如何使用先进的技术对电子文件进行处理，有效地促进档案信息化管理，是促进档案管理工作顺利进行的基本保证，这也是档案管理工作人员必须要加强注意的问题。另外一方面，档案信息化建设主要是对知识资产进行客观化的管理。知识资产是档案管理过程中非常重要的内容，知识资产管理在后续档案管理工作的发展中起到了非常重要的作用。档案管理人员需要加强对知识资产管理的重视，因为档案管理是知识资源管理的内容。因为加强档案管理可以有效地促进知识资产管理，为此，必须加强对档案管理信息化的建设。

二、档案管理中档案信息化建设的措施

（一）创新观念，促进档案管理的信息化发展。现如今，各地方政府的主要任务就是不断创新档案管理观念。电子政务的相关内容都在国家相关部门制定的政策和计划当中。在档案管理信息化建设时，不可避免地存在各式各样的问题，想要更好地对这些问题予以解决，就需要不断创新。例如，档案管理系统自身具备自动备份的功能，不过现阶段很多档案管理部门还未建立自动备份系统，所以数据的安全性得不到保障。与此同时，在信息化发展过程中也存在很多问题，当前我国政府机构中还未有专门的部门对此进行管理，这种情况下，就对政府部门提出要求，要不断对其职能进行创新。

（二）提高档案管理人员的专业水平和能力。在对档案进行管理的过程当中，工作人员始终是占第一位的，管理人员的综合素质对档案管理工作的质量有非常重要的影响。工作人员需要改变原有的管理理念，在管理的过程当中具有一定的创新精神，积极掌握新型的管理技术，在管理的过程当中能够因地制宜创新档案管理的方式。此外还需要加强对档案管理人员技能的培训，在进行档案管理的过程当中，借鉴先进的档案管理经验，档案管理工作人员还需要同企业单位人员进行交流，认真总结工作当中出现的问题，有效地提升档案管理工作水平，使档案管理工作更加科学化。

（三）搭建网络信息数字平台。在进行档案管理的过程中，必须建立全面的数字化平台，这样就可以为档案信息化建设创造出更好的网络氛围。为了能制造更好的档案信息化系统，在进行平台建设的过程中需要从实际情况出发，有目的、有规划地建设数字化平台以及档案管理信息软件平台。在平台信息化建设的过程中，还需要建立完善的档案资源管理数据库，在进行档案管理的过程中需要依靠一个综合化的档案管理信息系统，这样就可以更好地进行收集、归档、整理。同时，在对档案进行信息系统建设的过程中，还可以建立档案信息查询的相关链接，有效地保证档案信息管理与其他的信息能够更好地区分出来，并且可以进行无缝连接。