医院人事档案信息安全管理的研究

文/温州市苍南县人民医院 吴秋华

医院人事档案信息安全管理的研究

文/温州市苍南县人民医院 吴秋华

目前医院人事档案管理全面地应用计算机技术，通过信息化可以摆脱之前纸质管理带来的繁琐工作，并且还能够较好地解决以往档案工作带来的档案存储、调用、文件送达等方面效率不高的限制，可以适应当前时代发展的现实需求，促进相关行业人事档案管理技术应用与改革实效性的不断提升。但也为档案信息的安全埋下了隐患，如何应对挑战，解决医院人事档案遇到的安全问题成为县级医院档案管理人员的重要研究课题。

人事档案；信息安全；管理；医院

目前在我国医疗机构改革的大背景下，县级医院的人事档案管理已经步入了信息化，这对医院人事档案管理工作的全面整合具有重要的现实意义。也对医院人事档案的信息安全管理提出了较高的要求。基于此，县级医院应从自身实际情况出发，深入挖掘开拓资源，全面提升医院人事档案安全管理建设提水平。

一、医院人事档案安全管理建设的内涵

1.医院开展人事工作需要的前提条件是要有完整的人事档案，通过建立安全的人事档案管理制度可以在县级医院人事预测、决策以及管理的工作中发挥重要的作用，安全管理作为医院管理人事档案的基础，能够使档案管理人员提高管理水平，发挥人事档案的最大作用。

2.县级医院安全的人事档案管理模式要使用先进的数字化硬件资源以及软件系统，使得人事管理录入、储存、处理并且最后应用到查询调用等这些复杂的工作能够高效地完成，整合后系统能够使人事档案整理运用的信息量大幅度降低，并且及时地对新的人事信息进行录入，使人事资源管理的时效性得到有效提升。

二、医院人事档案信息安全管理的困境成因分析

（一）县级医院人事档案信息安全管理缺乏长远规划。人事档案信息安全管理的长远规划是实现人事档案信息安全管理的基础，没有人事档案信息安全管理的长远规划，县级医院就无法在人事档案信息安全管理的建设中对资金、技术以及人员进行高效的调动，与此同时，管理制度也无法做到与时俱进，限制了医院的发展。当前我国具有人事档案信息安全管理长远规划的县级医院不多，全面制定了规划的就更少，而且发展速度相对不高。在人事档案信息安全管理发展规划制定不理想大多是一些经济落后地区的县级医院，这些医院急需借力建设发展，实现自身医护、安全管理水平的全面提升，这些医院需要将人事档案信息安全管理长远规划落到实处。如果不能将人事档案信息安全管理进行有效的规划，那么这些医院也必将无法实现医院本身水平的提高。

（二）人事档案信息安全管理不规范。人事档案信息安全管理对于常规人事档案管理的部门规范化运行的要求相当高，特别是针对人事档案信息的安全性管理方面。想要达到人事档案信息管理的规范化运行就必须对相应信息化网络终端进行较多的资金投入。就大多数县级医院而言，对于医护工作的重视程度远远高于对于信息网络的重视程度。与医护工作相比，信息安全网络的建设处于次要地位，因此县级医院在人事档案信息安全建设的投入少之又少。由于缺少对于人事档案的信息安全管理，因此在现有硬件条件下，县级医院缺少对于人事档案的信息安全管理硬件的投入与维护，进而导致既有的软硬件难以发挥应有的作用。

（三）人事档案信息安全管理建设的标准化程度较低。人事档案的信息安全管理除了对医院内部现有的局域网和人员信息库进行接入外，其最终目的是要将县级医院的人事档案信息接入更为广阔的互联网，进而实现与医疗行业的整体对接和人力资源共享。在人事档案信息接入互联网的过程中，安全性面临着极大的考验。现如今最大的问题体现在信息安全性的标准化程度较低，目前还无法有效地应对外部互联网给人事档案信息安全带来的威胁。另外，针对医院人事档案安全管理建设的相关指导性要求也存在着一定的通用性与统一性问题，不同医院在建设过程中各自为政，难以实现安全性的对接与高效的资源综合利用。

（四）档案管理人员没有足够的责任心。档案管理人员没有足够的责任心，主要体现在工作人员对与档案的安全信息管理的没有足够的重视、认识不到位并且缺乏足够的责任心，对人事档案安全信息管理存在的问题以及漏洞不能及时的发现和处理。同时，在实际的工作中，部分管理人员不能按照规定进行操作，对于系统的更新以及密码的重置等工作都不能按时的完成，使得人事档案的安全保证大打折扣。

三、医院人事档案管理信息安全管理探究

（一）完善医院人事档案管理制度。在医院档案管理建设的过程中，医院自身要对人事档案管理制度建设的认识水平有所提高。目前来看，最首要的工作就是完善人事档案管理制度建设，建立人事档案管理制度，以此来适应既有资金与人员的合理发展，并制定科学的长期和短期发展规划将医院人事档案管理建设工作落到实处。在人事档案管理制度管理过程中，注意针对人员调动过程中可能出现的信息泄密、档案涂改、档案伪造、档案丢失等等涉及人事档案信息管理安全事件的发生，通过有效建立科学、严谨的医院人事档案管理制度，实现对人事档案完整性和安全性的维护。

（二）在人事档案安全信息管理中建立应急保障机制。对于新形势下的人事档案安全信息管理，要从信息资源的战略高度来对人事档案的管理进行保护，应急保障机制是指事先对可能发生的后果以及造成的影响进行考虑，做好全面的安全防范措施，提升应对危险的能力。对于人事档案的安全信息管理一定要做到责任到人，使管理的方法更加完善，管理的程度更加细致，并对信息的安全管理进行定期的抽查与监督，确保管理制度安全、有效地运行。

（三）创建分级管理模式。人事档案的整理与管理在大多数的县级医院基本是由档案管理人员全面负责，然而这些管理人员大多不是专职的人事管理人员，这种情况就加大了管理人员的工作量。可以将分级管理的模式运用到人事档案的管理系统中，对于科室、医院领导以及其他人员分别建立管理分系统，设置专门的管理人员进行管理，各级档案管理人员需要进行信息的录入以及查询时都需要进行申请，录入以及查询的工作都要在领导或是管理员允许的情况下进行。档案信息将会通过不同级别的管理员进行分级录入与查询，各类档案将会以不同的级别进行存储，并且查询运用设有权限，应用界面的各类入口都将会在后台系统中进行统一的管理，使得档案的管理效率得到提高。

（四）增强安全意识，实现医院人事档案信息系统的有效维护。信息安全是人事档案管理工作的重中之重。人事档案的信息安全涉及医务人员的个人隐私等内容，要重视人事档案信息安全管理中的保密与维护工作。相应的人事档案管理人员要具有十分严明的工作纪律，严格遵守人事档案安全管理保密制度，根据不同人员的管理权限限定工作范围，严格禁止人事档案管理部门的网络与外部网络进行不加任何防范措施的链接，进而确保信息的安全，并逐步强化医院档案信息的安全保障工作。与此同时，县级医院的人事档案信息管理系统是动态运行的，管理人员需要根据实际的情况对系统进行及时的维护与更新。因此，建立信息管理系统的数据库要保证录入信息的准确性以及完整性，还需要实时地校准与更新录入的信息，使信息更真实、准确。

（五）提升人事档案信息安全管理人员的责任意识。要使管理人员的责任意识得到提升，首先档案管理人员要树立正确的信息安全理念，从自身的责任意识出发，档案管理人员要坚持以下的方针策略：防范为主、积极防御，做好防范与治理有效结合，使自身责任心与使命感不断加强，自身要不断学习信息网络知识，提高认识、高效使用。

四、结语

综上所述，人事档案的安全管理可以使医院人事档案管理更有效率、更加准确，是时代发展的必然要求。医院人事档案安全管理是我国医院提升自身管理水平的重要基础，只有通过有效的人事档案安全管理，医院才能够实现资源的充分利用，进而实现医疗资源的利用最大化。医院人事档案信息安全管理的实施，能够有效地解决传统档案管理模式中存在的风险问题，保证医院人事档案的安全性、合理性、实效性，以此促进医院的快速、稳定发展。

[1]张炎敏.浅谈医院人事档案管理工作的特点和改进措施[J].办公室业务,2015(09).

[2]翟晶,王忠.新形势下医院人事档案管理信息化建设探究[J].医学教育管理,2016(05).