人事档案的特点和作用分析

文/十堰市城市管理综合执法支队 刘琴

人事档案的特点和作用分析

文/十堰市城市管理综合执法支队 刘琴

根据我国人事档案的特点可知，我国绝大多数人有属于自己的档案，不单单是事业单位工作人员，并且在企业单位的人员以及学生、工人，都有各自的档案。基于此，我国的人事档案在数量上是十分庞大的，也出现了自身的特点及作用。本文主要就城市管理综合执法支队的人事档案特点及作用进行分析。

人事档案管理；特点；作用；城市管理综合执法支队

随着社会的发展、经济的进步，我国事业单位在人事档案的管理以及制度改革上均加大了力度，由此可见人事档案管理工作在我国事业单位中的重要程度。所谓人事档案，指的是人事管理部门根据实际的需求对人员进行以姓名为特征的资料收集，人事档案中的资料主要包括个人经历、工作成绩等方面内容。人事档案作为人才信息有效的载体之一，在事业等用人单位在用人的过程中，能充分了解人才并利用人才。本文主要对当前我国人事档案的特点及作用进行分析。

一、人事档案的特点

本文在对事业单位的人事档案特点及作用进行分析时，对当前我国的人事档案特点进行相关的研究调查，结果发现人事档案的特点大致包括全面性、真实性、机密性以及动态性4个方面，因此本文主要就上述4个人事档案特点进行主要阐述，具体如下：

（一）全面性。人事档案的全面性主要指的是：以个人为单位的档案包括档案人员所有的内容，比如自传、鉴定、考核、履历、学历等，不仅仅如此，其更加包括了一个人的入团、入党等材料；并且还包括了处分、工资、待遇以及退（离）休等。由此可见，人事档案其包含的内容十分全面，通过人事档案可以直观地了解一个人的成长以及发展历史，并且通过全面性的人事档案可以对该名人员的情况进行了解。总而言之，人事档案详细地概括了人的历史面貌以及历史资料。

（二）真实性。人事档案的真实性，是所有特点中最为重要的一项，人事档案的真实性直接影响到人事的录用以及资料的真实完整性，因此保证人事档案的真实性是人事档案在建立的过程中所必须保证的特点之一。并且在档案资料的来源、内容以及形式等必须保证完全真实的性质，进而客观、真实地反映档案所属人的真实面貌以及历史资料。

（三）机密性。由于人事档案详细地记录了档案所属人的全部资料，因此为了避免一些不法分子以及别有用心的人员利用人事档案做一些不利于社会及个人的行为，人事档案的机密性必须严格要求。人事档案不仅仅是个人的资料，大部分人事档案还包括了档案所述人的家庭隐私，因此，人事档案应当在很长一段时间内作为党和国家的机密保存。

（四）可变性。人事档案主要记录了档案所属人出生以来的所有资料，因此人事档案在记录的过程中并不是一成不变的，其具有灵活的可变性。因此，人事档案在记录的过程中将会随着档案所属人履历以及生活、工作的改变而进行改变，并根据实时的改变使资料不断增加，且随时进行补充，由此可见人事档案所反映档案所属人的情况是动态可变的。

二、人事档案的作用分析

（一）用人客观依据。人事档案是通过档案所属人员在日常的工作以及生活中的真实资料所形成的档案，其具有真实、全面以及准确等特点。因此部分组织在选取人才的过程中，人事档案能够使组织人员更加全面、详细地了解人才，进而将人事档案的资料作为重要的依据之一。任何组织再录用人才的过程中，均需要对该人才的各方面做到真正了解，在此之上，组织人员除了对人员进行相应实际的检查之外，还能够通过调阅部分人事档案，对人员的真实情况进行客观了解，基于此，人事档案在组织中已经作为组织人员录用、人事任免以及薪酬增减等的客观考虑因素。

（二）个人有关问题的真实凭证及依据。每个人在日常的工作当中，往往会出现一系列的意见，比如：人事调动、冤假错案、福利待遇、年龄、学历以及参加工作时间等问题上，部分人员会出现与实际情况不符的问题。此时，人事档案就显得尤为重要。因为，人事档案中档案所属人的绝大多数情况及资料均有所记录，因此，在出现异议时，能够通过调阅人事档案而找到真实答案，由此可见，人事档案可以作为个人有关问题的真实凭证及依据。

（三）人才开发重要信息来源。人事档案的建立，包括了档案所属人的各方面情况，其中最主要的便是档案所属人的工作情况以及成长资料，因此人事档案在很大程度上为人才的开发提供了重要的依据，人事档案的建立不仅仅是为了对档案所属人的资料进行记录，更多是为了记录系统全面的信息，为人才的发现、任用提供来源。

（四）参考作用。人事档案在日常利用中不仅仅存在人事工作等方面的服务，人事档案还可以为其他工作提供利用，同样具有一定的参考作用，具体如下：首先，人事档案在我国的历史撰写各方面提供了一定的参考，由于我国人事档案的数量较为庞大，因此所包含信息以及涉及的内容也十分丰富，其范围更是涉及党史、军史以及厂史等方面，进而存在很大的研究史料价值。由此可见，人事档案的信息可作为历史部门编纂、编史以及修志的重要素材之一。其次，人事档案还可作为一定的科学研究资料被有关部门所利用。在一定的阶段，科学人员将对在不同时期内不同的职位人员的工资情况进行详细的研究，因此人事档案内所包含的广泛信息可作为研究的辅助资料被利用。

三、结束语

综上所述，人事档案的特点与作用其实在很大程度上是息息相关的，存在不可分割的密切联系。并且人事档案多包含了档案所属人的基本情况与资料，对于人员长期的工作及生活均存在着不小的影响，因此人事档案在建立的过程中必须保证真实性、全面性、机密性以及动态性等特点，进而为人员的调动、人才的开发以及人才信息提供参考资料，使更多的人才被发现及利用。

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