关于基层失业人员档案管理工作的几点思考——以政和县为例

陈雯

关于基层失业人员档案管理工作的几点思考
——以政和县为例

陈雯

企事业单位参加失业保险的人员，失业后到人力资源服务部门办理申请领取失业保险救济金手续时，需将个人档案转移至人力资源服务部门，列入失业人员档案保存管理。失业人员档案是记录失业人员工作经历、工作成就、政治思想、参保保龄、薪资等级等重要信息的凭证。失业人员的档案管理有其独特性，如果管理不当，不但使失业人员自身利益蒙受损失，而且会增加社会不稳定因素。因此，提供高质量的失业人员档案服务，对维护失业人员的合法权益、保障和谐社会的发展具有十分重大的意义。笔者在县级人力资源服务机构工作多年，以政和县失业人员档案管理工作为例，提出做好失业人员档案管理工作的几点思考和建议。

一、政和县人力资源公共服务中心失业人员档案管理工作现状

政和县人力资源公共服务中心前身为政和县劳动服务公司，自1986年《国营企业职工待业保险暂行规定》颁布以来，一直承担着政和县失业保险参保登记、失业救济金申领、失业人员档案管理等多项工作。2016年政和县失业保险参保人员4597人，城镇登记失业率3.0%。政和县人力资源公共服务中心现有失业人员档案管理工作人员一人，管理失业人员档案2698份。做好失业人员档案管理工作，必须立足于管理的现状，不断适应工作发展的新形势，逐步完善失业人员档案管理制度，规范失业人员档案管理流程、培养档案管理工作人员的专业技能和责任感，才能使失业人员档案管理工作走上科学化、规范化的道路。

二、当前政和县失业人员档案管理存在的问题

（一） 失业人员档案缺失或材料内容不完整、不准确。一是由于政和县企业和员工个人对档案的不重视，许多在职时应放入档案内的材料没有及时放入原始档案，如招工录用表、历年的调资表、转正定级表等，导致失业时转来的档案材料不全；还有的企业员工填写资料时没有认真检查，表格上填的出生时间与身份证不一致，填写的参加工作时间不同表格之间不一致，或是工种记录不清等，导致要办理失业保险业务时引起各种争议，损害了失业人员的合法利益。二是部分关停破产企业，因办理关停破产手续的周期过长，或是员工对企业的补偿方案不满意而迟迟不愿解除劳动关系，时间长久后，企业很难联系到原企业的失业人员，大部分失业人员自己也不主动与企业联系，这部分职工的档案提出后一直被留存在企业，无处投递，当企业完全解体后，这部分人员的档案无人处理，全部或部分遗失。三是有些失业人员文化素质不高，对企业、档案保管部门“不放心”，担心遗失，将一些重要表格、材料自己保管，不愿意放入档案内进行寄存。四是档案管理人员工作责任心不强，失业人员送来的补充个人材料没有及时归档，放置长时间后遗忘，需要时再次寻找已十分困难。

（二）失业人员个人不重视，现有档案更新不及时不准确。许多失业人员对个人档案不够重视，随着社会经济和就业结构的发展，许多失业人员存在跨地域性流动，规模大频率高，导致档案无法及时更新，断档严重。如果不是正式在行政事业单位就业，他们的档案往往不会随着工作地点投递，于是个人档案留存在政和县人力资源服务部门，新的工作单位又为他们重新建一份工作档案，造成了档案断断续续，出现脱节的现象。这样做不但使新的单位无法了解员工之前的工作经历和工作情况，会影响到他们的工龄、保龄的计算，对失业人员自身是十分不利的。而且甚至有些失业人员，重新就业多年也没有到人力资源服务部门登记，导致二次失业再次申请领取失业救济金时来查找档案，原档案却还在已失业人员类别中，增加了办理的难度，影响了自身的利益。

（三）失业人员档案管理者不专业，管理制度不规范。失业人员档案管理在人员的配备上不受重视，大部分基层失业人员档案管理人员都是非专业人员，没有接受过档案管理专业培训，缺少档案管理的专业知识，岗位能力弱化直接导致失业人员档案管理的混乱和不规范。实际工作中，档案管理人员因缺乏专业知识，或是档案分类混乱，或是立卷不合理，甚至交接手续不清的情况屡屡发生，影响了失业人员的权益，成为失业人员档案管理制度上的一大漏洞。

（四）缺乏与之配套独立的失业人员档案管理系统，管理效率低下。目前政和县的失业保险档案管理方法还是将姓名编号后输入EXCEL表格，需要查询的时候先在表格上查找到对应编号，再进入档案室按编号查阅。这种原始的管理方式效率低下，不但无法直接看到失业人员的基本信息，增加了工作量，而且多次进入档案室翻阅档案，对档案室的保存环境及档案本身有太大的污染和损坏，严重影响了原始档案的寿命。

三、关于加强基层失业人员档案管理工作的建议

（一）提高失业人员档案管理者的责任意识、服务意识，加强工作业务培训。政和县人力资源服务部门要加强对失业人员档案管理的重视，注重挑选综合素质高的人员负责失业人员档案管理工作。一方面要要求档案管理人员深刻认识到个人档案对失业人员的重要性，从思想上重视和热爱这项工作，在工作中要有强烈的责任心和高度的责任感，以职业道德为指导，认真尽力地做好本职工作。另一方面，要加强对失业人员档案管理工作人员的业务培训。首先要强化档案管理人员对档案的收集、整理、保护、归档、利用等各方面的专业知识，提高工作人精通业务和创新工作的能力；其次要求工作人员认真学习档案管理相关规章制度，规范档案的收入、转递、查阅等方面程序，减少因操作不规范而引起的档案遗失、个人信息外泄等人为差错。

（二）规范失业人员档案管理工作程序，强化失业人员档案管理工作监督机制。根据失业人员档案的特点，建立健全失业人员档案管理工作的具体标准，制定并严格执行失业人员档案管理的分类制度、保密制度、转递流程制度，规范失业人员档案管理工作程序，以减少人为失误造成的档案损失。此外，人力资源服务部门还要完善对失业人员档案管理工作的监督机制，明确档案管理职责，分清责任，加强监督检查，及时发现问题、解决问题。对档案管理工作中不负责任、审查把关不严、违反职业道德规范等行为要严格查处，以确保这项工作的规范化与严谨化。

（三）加强宣传教育，提高企事业单位与失业人员个人的档案保管意识，营造重视失业人员档案管理的良好社会氛围。人力资源服务部门日常工作中，要多渠道、多方面地积极宣传档案管理重要性，提升企事业单位与失业人员对档案作用的认识。失业人员的档案内有失业人员的个人经历、品德作风、工作成就、工资薪级、工作工龄、参保保龄等许多关键的个人资料。失业人员如需开具一定的个人证明手续，都要以档案材料为凭证和参考，失业人员办理失业保险、养老保险续缴、计算工龄、工作流动、办理退休等，也都离不开档案。因此，要让企事业单位和失业人员明白，由有资质的人力资源服务部门妥善保管失业人员的个人档案，才能让失业人员避免不必要的损失，有效地保护失业人员的合法权益。

（四）建立独立的失业人员档案管理系统，对失业人员档案进行现代化管理。建立独立的失业人员档案管理系统，对失业人员档案进行现代化管理，是新时期档案管理工作的迫切需要，是健全失业人员档案管理工作的重要环节。开发失业人员档案管理程序，将失业人员基本信息材料扫描和录入系统，一是能够数据化检索失业人员基础信息，不用频繁翻阅原始档案，提高工作效率，延长原始档案的保存寿命；二是将档案内容数字化后，可以杜绝擅自涂改档案资料、抽取或伪造档案文件等恶性行为，确保失业人员档案的真实性和完整性。

在社会经济全面发展的历史背景下，失业人员档案管理工作只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要。加强失业人员档案管理的效率和质量，优化失业人员档案的管理制度，不断提升人力资源服务部门的服务水平，对于促进社会经济的全面发展、促进全民就业创业、建立稳定和谐的社会具有积极和现实的重要意义。

（作者单位：政和县人力资源公共服务中心）