提高疾控档案利用效率的路径探析

2017-11-25滨州市疾病预防控制中心高春晖

办公室业务 2017年17期

文/滨州市疾病预防控制中心高春晖

提高疾控档案利用效率的路径探析

文/滨州市疾病预防控制中心高春晖

为深入贯彻落实国家《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，疾控中心及其档案管理部门应积极响应上级号召，全面创新档案服务形式，完善档案服务措施，强化档案服务功能，切实提高疾控档案的利用效率。本文以疾控档案管理现状为切入点，客观论述了疾控档案管理存在的现实问题，并结合实践经验提出了相关建议，以资参考。

疾控中心；档案管理；档案利用率；建议

一、国内疾控档案管理存在的现实问题

（一）对档案管理缺乏应有重视。现实中，部分疾控中心由于忙于主要业务及相关环节的工作，不同程度上忽略了对疾控档案资料的管理，既没有设立专职档案人员，也没有建设专门的档案存放设施，导致疾控档案资料收集不完整、不齐全、跟踪不及。还有部分中心的档案管理人员属于临时聘用或是其他岗位人员兼任，不具备档案管理的专业知识，导致档案收集、整理、归档等环节无法形成连贯体系，档案缺漏、收录不全等问题频出。

（二）相关的管理制度尚未健全。疾控档案管理工作有着细节多、周期长、涉及面广等共性，因此需要多个部门的通力合作，才能确保档案管理整体工作的顺利进行。但由于部分中心相关部门之间缺乏协作力，不仅在收集、整理与归档过程中缺乏统一的标准，且未有详细的管理规定进行规范，未能建立健全档案收集和管理制度，致使档案归档范围及责任划分不明确，从而难以实施规范化的管理。

（三）中心档案信息化水平不高。从疾控中心档案管理现状来看，仍有部分疾控中心沿用传统形式的管理方法，未能与信息化管理模式接轨，大多数档案管理还停留在纸质档案管理层面，缺乏存储设备及计算机设施等各种现代化的管理工具，使得档案无法满足恒湿、恒温等保存要求。而现代档案管理大多需要保留图片、文字等各种资料，由此许多声像资料因缺乏保存条件而被毁坏或舍弃，极大程度影响了疾控档案资料的科学性和完整性。

二、提高疾控档案利用效率的可行建议

（一）结合实际，健全中心档案管理制度。具体地说，首先要根据实际，构建与之相匹配的档案管理岗位责任制，形成档案管理长效机制。比如，建立岗位责任制，全面落实责任到人、分工合作，以形成多方配合、群策群力的档案管理体系。其次要确保档案库的规范化管理。不仅要在归档阶段按照不同门类、不同收录载体进行系统收集、排序、装订，还要在后期同步配置电子触摸显示屏、LED电子显示屏、密集架、特藏档案资料柜等现代科技设备，安装气体自动消防设施设备和报警系统，设置电子监控系统，确保档案库符合现代档案管理建设的标准化、规范化和信息化要求，以为后期疾控档案的使用提供更便利的服务。

（二）强化档案管理人员信息管理意识。要端正中心及其他部门对档案管理工作重要性的认识，强化行政、后勤等职能部门相关人员的档案意识，为疾控中心档案管理工作的有序开展奠定扎实的人力基础。其次，要指导疾控中心档案管理工作人员在夯实档案管理专业知识的基础上，进一步学习并掌握档案工作中常用的信息数字技术，树立数字化管理意识，积极参加档案管理学术交流，将档案管理理论知识运用到实际档案管理工作中，以科学化的管理技术知识指导档案收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用等系列工作的开展。再者，要基于现代档案管理信息化建设工作的实际，设定明确、可行的档案岗位职责，健全档案资料安全管理权责机制和档案资料安全管理机制，确保疾控档案资料的安全储存。

（三）重视中心档案信息化管理与建设。时下，网络信息技术已被广泛应用到各个领域，因而档案信息化建设是行业发展的大势所趋。信息技术不但能够进一步优化档案管理流程，还能极大地提升管理工作效率。因此，疾控中心应正确及全面地看待信息化建设问题，不仅要加强信息化管理硬件建设，配备存储设备、计算机、刻录机及存储软件等，满足信息化建设的设施设备条件要求，还要以实际需求为基础，配备相应恒湿、恒温等设施，加强档案管理人员的信息技术培训，以充分借助档案信息化管理的优势，切实提高疾控档案的利用效率。