文书档案价值鉴定的剖析

2017-11-25中国电子科技集团公司第三十九研究所高媛赵璐婷

办公室业务 2017年17期

关键词：文书职能单位

文/中国电子科技集团公司第三十九研究所高媛赵璐婷

文书档案价值鉴定的剖析

文/中国电子科技集团公司第三十九研究所高媛赵璐婷

档案工作体系中的一个重要环节就是文书档案的鉴定工作，它不仅是档案工作的一项重要内容，也成为档案学研究的一个难点。本文就档案价值鉴定的一般问题和文书档案的鉴定问题加以论述。

档案；文书档案；档案价值鉴定

档案的价值鉴定理论与技术，涉及许多方面的知识。研究难度很大，要不断地探索，不断地加深认识，不可能一蹴而就，但必须及早启动，不能拖延。因此本文将文书档案价值鉴定作为论点，探讨其在日常工作中的作用和学术上的价值。

一、文书档案的鉴定工作特征

（一）档案价值的多元性。档案的作用是多面且完整的，这个特征不仅是由档案自身整体决定的，其个体也是如此。在日常工作中，档案能够完整反映本单位真实的历史面貌，一份因人事调动而形成的档案，它不仅在人事工作中有使用价值，在政治、纪检等相关工作中都有查阅和考察价值。同时，一份档案除了日常的查考价值外，可能还有史料和收藏的价值。

（二）档案价值的相对性。档案价值除了自身价值外，还有很多相关联性。因此，我们在鉴定档案的重要性时，得将单一档案放进整体事件或者环境内进行考量，其重要性可能产生变化。例如，在一个设立档案的部门里，倘若重要档案不齐全，其余次要档案应依次递补成为重要档案。

（三）档案价值的隐含性。档案的使用价值具有隐含的特性，不像现行文件那样有明确的规定。首先，要考虑档案的价值的来源以及档案自身的来源。档案的存在是通过现行文件的转换而产生的，其价值的体现就在于现行文件的处理后，仍具有一定的查阅、借鉴和参考的作用。其次，档案的使用价值无规律可言，有些档案会经常被查用，有些档案使用的概率却很低，可能会造成档案无使用价值的假象。最后，档案价值的隐含性还具有一定的迷惑性。因此，不能以使用频率作为依据，要全面分析档案的各种可能性，确定档案的使用价值。

（四）档案价值的层次性。档案的使用价值层次主要分为社会性价值和立档单位的价值两种。档案的基本价值，就是对立档单位产生的作用，如果具有史料价值则需要永久保存。比如我单位在精神文明活动中有一些好的方法和创新，集团为此推广了此经验，在往后的系统活动中收到了很好的效果。因此我们将这份既有立档单位使用价值，又有社会使用价值的档案作为长期档案保存起来。

二、文书档案的价值鉴定

从档案和所在单位职能活动的关系这一方面来分析，任何一个立档单位的档案都是分为记述本单位职能活动和不记述本单位职能活动。从广义上来讲，记述本单位职能活动的档案更为重要，但是具体的判定还需要考虑以下因素：

在单位档案中，用来记述本单位职能活动的档案是档案中最重要的部分，对这一部分档案我们又可以分为记述本单位主要职能活动的档案、记述本单位辅助职能活动的档案和记述单位历史和人事变迁情况的档案这三类。具体如下：1.记述本单位主要职能活动的档案。主要职能活动，即涉及本单位主要职能业务工作的、能根据不同部门的职能不同来判定其侧重点的档案。这一类档案主要包括记述型和指导型。记述型就是例如报告、总结和报表等，而指导型也就是指示和规定等等。这其中的任何一种类型都可以根据其重要程度进行具体划分。2.记述本单位辅助职能活动档案。单位的辅助职能是在其主要职能外的一系列服务工作，如财务、审计和工会等工作。记述辅助职能活动的档案，主要分为记述型和指导型两大类。3.记述单位历史和人事变迁情况的档案。绝大多数要永久保管，这是研究机构历史变迁的基本史料。其中少数零星材料或者经过汇总整理的第二手材料，可以短期保存。

不记述本单位活动的档案在单位档案中的属于次要位置，一般都是外来文件。这些档案可以根据发文单位的不同进行分类，主要包括上级机关来文和平级单位来文这两类，具体如下：上级机关来文。这一类档案一般都是政策性和规范型的档案，也就是本单位贯彻执行国家政策并遵照此类政策开展工作的重要文件，具有一定的法规性和参照性。因此，这类档案属于短期保存的类型。平级单位来文。这一类档案主要包括工作简报和会议纪要这些与本单位工作息息相关的文件。因此，这类档案应该和本单位的相关文件一起保存，可长期也可短期，视情况而定。

三、文书档案价值鉴定的延续工作

（一）档案保管期限的划分。我国先行的档案制度把档案保管期限划分为永久保管、长期保管和短期保管三种。在为档案提供利用时，档案会被频繁使用而损坏，所以我所又编制了“自制文档案”，也就是说有双份的档案保管，频繁使用档案就用自制文档案，这样就有效地保护好永久档案。但是档案价值的鉴定，只能是概略性的预测，很难做到具体细致。

（二）经鉴定后需进行剔出，并进行档案销毁。销毁档案时，请务必要合法、谨慎和果断。首先要对销毁的档案编制造册，按照相关制度，请单位领导进行书面批准和签字，同时也进行审批把关，以防止档案工作者在档案销毁上出现遗漏和鉴定误差。其次，在销毁档案的过程中，可采取分批次进行。对于本单位的自制文件，除了按照保管期限存档外，可备份一卷，组成“自制卷”，剩余的自制文件立即销毁。对于外来文，有一定参考价值可短期保管，其余的立即销毁。最后，已完成销毁审批流程的档案就要果断采取行动，一方面是在减轻档案库房的压力，另一方面也降低了泄密事故的概率。