对生态环保数码照片档案管理工作的思考

文/海口市环境信息和宣教管理中心 吴健

对生态环保数码照片档案管理工作的思考

文/海口市环境信息和宣教管理中心 吴健

生态环境保护数码相片档案是环境保护管理工作的重要组成部分。随着国家对生态环境保护的重视，形成的生态环保数码照片日益增多，本文通过对海口市生态环保数码相片档案管理工作的现状调查、分析，找出存在问题，提出了对策和建议。

生态环境保护；数码照片；档案；管理

一、做好生态环境保护数码照片档案管理工作的意义

数码照片档案形象真实地记录了生态环境保护、执法检查、污染防治工作过程等活动中的真实面貌，是环境保护档案的一个重要组成部分。数码照片作为一种档案信息资源，以生动、鲜活的画面承载着生态环境保护的历史记录，反映生态环保重大活动的真实写照，数码照片档案具有十分重要的意义。

随着国家对环境保护事业越来越重视，海口市形成的生态环境保护数码照片档案的数量越来越多，为环境保护各项工作提供了珍贵的参考资料。因此，本文从数码照片档案管理的观点出发，结合海口市生态环保的实际情况，对海口市生态环保数码相片档案管理工作的现状进行调查、分析和思考，找出存在问题，并提出对策和建议，这对进一步加强和规范海口市生态环保数码相片档案管理工作有着重要的意义。

二、海口市生态环境保护数码照片档案管理的现状和问题

（一）重常规文书档案管理，轻数码照片档案管理。海口市环境信息和宣教管理中心为海口市生态环境保护局档案管理部门，具体负责生态环境保护数码档案资料的收集、整理、分类、著录、存档、保护、利用等工作。对常规的生态环保文书档案比较重视，管理比较规范，但对生态环保数码照片档案还不够重视，管理制度不够健全。没有照片管理的约束机制，缺乏生态环保数码相片档案管理的保障措施。

（二）数码照片的拍照工作分散，照片收集难度大。近两年来，数码照片拍摄工作没有指定专人负责，同时由于智能手机拍照性能的不断提高，拍照效果相当于普通数码相机，且携带方便，随时随地都可以进行拍照。虽然单位各个部门都配备了数码相机，个人也经常使用自己数码产品为本处室、单位的活动进行拍照。但是各处室、各单位及大部分拍摄人员缺乏归档意识，没有及时归档，造成了每个处室、单位都保存着大量数码照片资料，如果数码照片档案管理人员不及时沟通协调保存这些资料照片，很可能造成数码照片档案的遗失。数码照片档案人员要想收集齐全各部门甚至个人保存的单位数码照片，是相当有困难的。

（三）数码照片采集的数量不少，但质量不够高。在近五年的时间里，所收集的数码照片档案已有300G，照片文件量已达5万余张。里面存在重复拍照的及分辨率低、画面不够清晰的照片。在整理数码照片时，既要鉴定筛选，又要对原数码照片文件重新命名，还要进行刻录光盘、编写、粘贴文字说明等一系列大量、繁琐的整理工作，工作量大。

（四）数码照片文字说明缺失。数码照片档案具有较强的时效性和特殊归档要求，个别单位拍摄者直接将一次活动的所有照片不加筛选地打包移交。如不及时进行文字标注，写明时间、地点、人物、事由、背景、拍摄者六要素信息，那么日后就算是拍摄者本人也很难回想齐全。更有个别单位拍摄者意识薄弱，认为照片拍完就算完成任务了，不需要整理、分类、排列，导致原本珍贵的照片失去了应有的价值。另外，大批量的数码照片被移交归档后，大多因为照片的拍摄人、拍摄时间、拍摄内容不详等原因而无从下手整理。

（五）数码照片开发利用率不高。在数码照片档案管理过程中，出现了重收藏轻利用的局面，重视数码照片档案的归类，但对于档案的开发利用价值没有很好地宣传。大多数生态环保数码照片档案被收集、整理后就封存起来，只是满足接收次数的档案管理和查询。限制了数码照相档案的开发和利用。

三、解决海口市生态环境保护数码照片档案管理问题的对策与建议

（一）加强对数码照片档案管理工作重要性的认识。大力宣传《中华人民共和国档案法》《照片档案管理规范》和《海南省数码照片档案管理暂行规定》等法律法规，使更多处室、单位领导、照片拍摄者和档案工作人员摒弃陈旧观念，不能只重视文书档案而忽视照片档案，彻底改变档案管理工作中重文书档案管理、轻照片档案管理的现状，从思想上高度重视、切实做好数码照片档案管理工作。

（二）建立健全数码相片档案管理制度。建立健全数码照片档案管理制度，规范照片档案管理工作，是做好照片档案工作的前提和保证。要改变现状，要指定专人负责，对归档照片进行全方位的收集与整理，保证工作的可能性与连续性。要严格执行的管理制度，强化规范管理，明确各单位照片档案的收集范围、归档时间和归档要求，对产生的数码照片从收集、归档到移交统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有，适时出台《海口市生态环境保护局数码照片档案管理制度》。对数码照片档案的日常保管、整理、借阅、利用等作出明确规定并狠抓落实，确保有关法规和制度落到实处。

（三）规范数码照片的收集、加强照片的筛选。规范数码照片档案的收集。1.对于归档的数码照片应按规范要求编写相应的文字说明，照片和文字说明二者应齐全。2.数码照片收集时应转换为统一格式，并对最低像素及扫描线数做出要求。3.重要的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，归档时应标明互见号。目前，面对需要收集的大量数码照片，就必须明确归档范围，加强照片筛选，做到择优入档。在实际工作中，可以依据以下原则对照片进行筛选：反映同一内容、同一场景的若干张数码照片，应选择其中最具代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。

（四）开发数码照片档案管理系统，提高数码相片档案的安全管理和有效利用。为更好地保存数码照片以及提高利用效率，建立一个环保数码照片档案管理系统，有利于海口市生态环保的档案管理进一步发展，提高档案管理的信息化水平。推进网上查询和异地查阅利用方式的普及，从而可以使数码照片使用者不受时间控制，随时随地检索和获取信息资源，不断提高生态环保数码照片档案的利用率和共享性，实现收集管理、数据存储、检索浏览等功能。保护环境是全社会共同的责任，数码照片档案工作应该通过自身的优势，增强公众对生态环境保护意识。在保护环境过程中主动积极地将历史资料、环境图片、污染防治工作过程等等档案数码照片资料进行宣传展览，让公众了解环境保护工作的内容，进一步提升档案工作的利用率促进档案资源的开发与利用。

（五）加强数码照片档案整理业务培训。加强数码照片档案工作人员的专业技能培训。不断提高自身的业务素质，熟练掌握专业基本技能，最大限度地将照片档案拍摄好、整理好，发挥照片档案的作用。同时人员要相对稳定，保持档案管理的长期专业性。另一方面要对相关拍摄人员进行档案学相关知识的业务培训，增强档案意识，提高工作效率，积极配合数码照片档案管理工作。

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[3]周心宇.浅议卫生事业单位数码照片档案管理的难点与对策[J].科技风,2015(20).